Основне завдання — пришвидшення роботи бухгалтерії
Фонд Сергія Притули працює у нинішньому форматі з 24 лютого 2022 року. Саме тоді у другій половині дня нам на рахунок прийшов перший донат на благодійну допомогу для військових.
За цей час фонд підлаштувався і почав активно закуповувати товари для підтримки Сил оборони. І, звичайно, одразу ж постало питання про те, що ми робитимемо з документацією.
Із заснування ми працювали з паперовими документами. Але в контексті повномасштабного вторгнення, повітряних тривог, негативного впливу різних «саваслейок» та ворожих МіГів — процес розтягується на дні, чим відтерміновує отримання донатів.
Вже в червні 2022 року я ініціював впровадження електронного документообігу через сервіс «Вчасно.ЕДО» — як сталого та системного інструменту для того, щоб обмінюватися документами з контрагентами.
Це також пришвидшило роботу відділу бухгалтерії та отримання первинних документів.
Читайте також: Впровадження електронного документообігу на підприємстві: з чого почати?
Налаштування безпеки: договори підписують після погодження юриста чи бухгалтера
У «Вчасно» ми отримуємо:
- договори щодо поточних закупівель та господарської діяльності,
- документи щодо придбання товарів або послуг — акти приймання-передачі,
- акти наданих послуг,
- видаткові накладні,
- рахунки тощо.
Також ми перевели в електронний документообіг внутрішню документацію та листи контролюючим органам.
Ми налаштували й безпекові можливості: підписант не може підписати договір, поки його не погодить наша юристка або бухгалтерка. Так ми убезпечили себе від ситуацій, коли ми могли б підписати некоректний документ.
Деякі документи ми все ще підписуємо у паперовому вигляді. Найчастіше це повʼязано з тим, що контрагент не працює з електронним документообігом взагалі або працює з іншим електронним сервісом.
На жаль, не всі наші партнери розуміють, що документ, який підписали у «Вчасно», має таку ж юридичну силу, як і документ, який підписали фізично. Тому ми часто паралельно проводимо консультаційну роботу та активізуємо цей процес.
Наші ж співробітники, які безпосередньо працюють із партнерами, зауважили, що впровадження ЕДО значно пришвидшило їхню роботу.
На першому етапі впровадження ЕДО ми одразу ж долучили відповідальних осіб та показали їм усі інструменти та можливості сервісу. Провели розʼяснювальну роботу для колег, даємо один одному якісь підказки, інструкції.
На другому етапі відсортували всі документи за ярликами, які стосуються конкретного проєкту, напряму чи блоку роботи.
Читайте також: Як інтегрувати сервіс «Вчасно.ЕДО» з обліковими системами?
ЕДО пришвидшує збори для військових
«На помсту» — це збір, у якому ми максимально залучили сервіс «Вчасно». Тоді за добу нам вдалося акумулювати 352 млн грн.
У перші години після обстрілів Києва до нашого відділу партнерств «посипалися» запити на листи-прохання про благодійну допомогу. Велику кількість отримали через «Вчасно».
Запорукою швидкого отримання благодійного внеску стала саме можливість у сервісі ЕДО якомога швидше передати підписаний, юридично й криптографічно захищений документ (на відміну від сканованих копій, які можна скомпрометувати).
Наприклад, коли донору потрібен оригінал листа, — в аналоговому варіанті нам потрібно було б його роздрукувати, підписати, поставити печатку, віднести на пошту, чекати доставки… І це гігантська кількість часу, за який донор не може зробити нам внесок. Тому електронний документообіг значно пришвидшує роботу зі збором коштів та, звісно, пришвидшує досягнення нашої мети.
-
1ШвидкістьНайбільший ефект — це те, що наші колеги з відділу бухгалтерії отримують документи швидко та у тому вигляді, який необхідний для обліку. Документ лежить у безпечному сховищі й той, кому це потрібно, отримує до нього доступ.
-
2Автоматизація процесівЗараз ми працюємо над автоматичним завантаженням документів у наші закриті хмарні сервіси, які будуть доступні тим колегам, яким це необхідно.
-
3Без привʼязки до локаціїТакож для нас використання ЕДО важливе тим, що ми не прив'язані до місця роботи. Ми розуміємо, що якщо раптом станеться так, що нам треба буде переїхати в інше місто всією командою, з документообігом складнощів не виникне.
-
4Якісна співпраця всередині командиКрім того, використання ЕДО допомагає нам якісно співпрацювати всередині команди, зокрема, із нашим відділом партнерств. Наша колега працює в Нідерландах, і хоч вона часто приїжджає до України, але дуже велику частину своєї роботи проводить за кордоном. І їй не потрібно постійно просити колег, щоб вони роздрукували на папері договір, віднесли його на підпис до керівника, потім відправили поштою. Вона просто завантажує документ у «Вчасно», юрист це погоджує і я підписую. Все.
Завдяки електронному документообігу в нас немає кордонів. Тому цей сервіс дозволяє спрощувати і наше внутрішнє життя також, не навантажуючи керівників підрозділів.
Результати впровадження ЕДО
Благодійний фонд Сергія Притули запровадив ЕДО із перших місяців повномасштабного вторгнення.
Збір «На помсту», в який максимально залучили сервіс «Вчасно», приніс 352 млн грн. Зокрема, цього вдалося досягти завдяки тому, що у сервісі ЕДО максимально швидко передаються важливі для оформлення донації документи. Щоб перевести кошти донор не мусить чекати, поки оригінал листа роздрукують, підпишуть, поставлять печатку, віднесуть на пошту та доставлять.
Наразі 34% угод щодо закупівлі товарів для військових підписані у «Вчасно».
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
