Коли компанія почала використовувати ЕДО?
ТОВ «СВІСС КРОНО» почали обмінюватися електронними документами з контрагентами у 2015 році. Однак у той час ЕДО не був широко розповсюдженим, тому більшість контрагентів надавали перевагу роботі з паперовими документами. У 2021-му ми вирішили повністю перейти на електронний документообіг.
Ми перевели в електронний формат документи, які самі генеруємо:
- зовнішні документи: рахунки, накладні, акти виконаних робіт, акти звірки, листи, договори, додатки до договорів, контракти.
- внутрішні документи: наказ і заява на відпустку, табелі, графіки роботи працівників, акти списання, документи по роботі з основними засобами (введення в експлуатацію, переміщення, списання).
Зараз працюємо над переведенням в електронний вигляд тих документів, які генеруються постачальниками.
Які труднощі виникали під час впровадження електронного документообігу?
Автоматизація процесів та інтеграція «Вчасно» із внутрішніми системами підприємства
Цей процес був непростий та на початку вимагав багато зусиль. Компанія вкладала час та кошти на розроблення персональних можливостей інтеграції сервісу у власні системи підприємства. І ми продовжуємо це робити, адже розуміємо переваги цифровізації та хочемо підвищувати ефективність електронного документообігу.
Роумінг документів
Впровадження електронного документообігу вимагає синхронізації процесів між компаніями на етапі обміну даними. На жаль, в ЕДО відсутній обмін документами між різними платформами електронних документів (роумінг). Це означає, що якщо документ створений на платформі «Вчасно», то партнер зможе його побачити і підписати лише у «Вчасно». Зрозуміло, що і ми, і партнери хочемо використовувати єдину платформу для всіх своїх документів.
Проте на даний момент роумінг між системами не реалізовано у жодного провайдера ЕДО, тому це питання залишається відкритим не тільки у «Вчасно». Кожен провайдер використовує різні технічні рішення у своєму сервісі, тому це також унеможливлює побудову роумінгу на даному етапі.
Спротив контрагентів
Наші працівники швидко усвідомили переваги, які надає електронний документообіг та легко адаптувалися до нововведення. Проте для наших партнерів це спричинило спротив. Тому ми проводили додаткову комунікацію, пояснювали переваги ЕДО та надавали підтримку під час його впровадження.
Ми поділяємо наших партнерів на дві категорії: покупці та постачальники.
- Запровадження ЕДО для покупців було не складним процесом, оскільки ми самі генеруємо для них документи. Ми заздалегідь повідомили їх, що переходимо на електронний документообіг у «Вчасно» та попередили, що надалі будемо підписувати документи лише у цьому сервісі. Тож, якщо покупець бажає придбати нашу продукцію, він повинен бути зареєстрованим у «Вчасно». Оскільки Swiss Krono — одна з перших компаній, яка почала працювати з електронними документами, для більшості наших покупців «Вчасно» став головним сервісом електронного документообігу. Дуже швидко вони зрозуміли наскільки це зручно.
- Перехід на ЕДО для постачальників — це складніший процес. Хтось із них працює в іншій системі, тому відмовляється відправляти документ саме у «Вчасно». Сподіваємося, що згодом це питання вирішиться із впровадженням роумінгу.
Які переваги впровадження ЕДО для компанії Swiss Krono?
-
1ЗручністьУ «Вчасно» усі працівники можуть одночасно отримувати доступ до документів. Електронні документи можна легко знаходити, зберігати та обробляти.
-
2ШвидкістьВ електронній формі документи передаються, підписуються та обробляються практично миттєво. Це пришвидшує бізнес-процеси, виключає затримки та покращує взаємодію між сторонами. Також не потрібно витрачати час на міграцію документа всередині компанії та скріплення його печатками.
-
3Зменшення витратВартість електронних документів набагато нижча за вартість поштових відправлень.
-
4Екологічні перевагиЕкономія паперу та енергії, зменшення викидів. ЕДО не потребує великої кількості паперу для друку — це зменшує вирубування лісів та витрати на виробництво й утилізацію паперу. Що, в свою чергу, зменшує викиди в атмосферу та забруднення води.
-
5Зменшення витрат енергіїна роботу принтерів та копіювальних машин, адже папери більше не потрібно друкувати й зберігати.
Крім перерахованих переваг електронного документообігу хочеться виокремити автоматичну обробку документів, яка виключає помилки, що можуть виникати під час ручного ведення документообігу. Також особливістю ЕДО є те, що працівники мають доступ до електронних документів із будь-якого місця, що актуально при дистанційній роботі.
Під час повномасштабного вторгнення обмінюватися документами в електронному вигляді набагато зручніше, а головне — безпечніше. Коли в країні триває війна, отримати документ у паперовому вигляді може бути взагалі неможливо.
Результати впровадження ЕДО
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
