Як інтегрувати сервіс «Вчасно.ЕДО» з обліковими системами?

Сучасні компанії активно застосовують програмні рішення для автоматизації роботи. Зокрема, для ведення первинної документації зазвичай використовують облікові системи (ERP). За їх допомогою працівники формують документи, контролюють їхній обіг, аналізують бізнес-процеси тощо.

Якщо електронні документи потрібно надіслати для віддаленого підписання або звітування, бухгалтер часто змушений вручну переносити їх із облікової системи в сервіс ЕДО. Це може викликати ряд проблем:

• працівник може припуститися помилок;
• виникає потреба перевіряти чинність кожного документа перед надсиланням;
• перенесення вручну вимагає значних витрат часу тощо.

Сучасні сервіси ЕДО інтегруються в облікові системи. Це допомагає уникнути проблем, спричинених людським чинником. Інтеграція допомагає автоматизувати рутинні процеси і заощадити час. Розглянемо, як сервіс «Вчасно.ЕДО» інтегрується з обліковими системами і яку користь це приносить бізнесу.

Переваги інтеграції «Вчасно.ЕДО» з обліковими системами

Сервіс «Вчасно.ЕДО» інтегрується з багатьма поширеними ERP-системами (BAS, 1С, Microsoft Dynamics, SAP) і CRM-сервісами. Також його можна інтегрувати в особистий кабінет на сайті вашої компанії.

Інтеграція «Вчасно.ЕДО» з обліковою системою дає працівнику ряд додаткових переваг.

Масове завантаження документів

В обліковій системі працівник може швидко сортувати документи за різними показниками (назвою, ЄДРПОУ контрагента, датою, форматом документів тощо) і завантажувати їх у сервіс для подальшого надсилання.

Отримання статусу підписання документів

Після того, як контрагент підписує документ, статус оновлюється не лише в сервісі «Вчасно.ЕДО», а і в обліковій системі. Це допомагає ефективніше контролювати бізнес-процеси.

Коментування документів

У процесі погодження і підписання документів можна обмінюватись коментарями зі співробітниками і контрагентами.

Контроль документів

Працівник може відхиляти або видаляти неактуальні документи.

Вивантаження документів

З облікової системи можна завантажувати оригінали документів (XML, PDF, тощо) або їх PDF-візуалізацію.

Зберігання документів

Документи, які користувач завантажив у «Вчасно.ЕДО», зберігаються в захищеному хмарному сховищі. Компанія може використовувати його як резервне місце зберігання своєї документації.

Розглянемо детальніше, як налаштувати інтеграцію «Вчасно.ЕДО» з різними обліковими системами.

Інтеграція з BAS/1С

Якщо компанія працює з первинними документами в системі BAS/1C, можна інтегрувати зовнішню обробку — додатковий елемент конфігурації облікової системи, що дозволяє передавати дані в сервіс ЕДО.

Користувачам «Вчасно» доступна зовнішня обробка для версій 1С 7.7, 1С 8.2 – 8.3, BAS (BAF). Як правильно визначити версію облікової системи описали в інструкції.

Зовнішня обробка дозволить отримувати оригінали документів і статус їхнього підписання одразу в облікову систему. За посиланням зібрали всі варіанти обробки для 1С/BAF. До кожного з них описані особливості налаштування та інструкції. Обирайте потрібний вам варіант.

Модуль інтеграції для Microsoft Dynamics 365

Інтегрувати сервіс «Вчасно» із обліковою системою Microsoft Dynamics 365 Business Central можна за допомогою спеціального модуля Electronic Invoicing for Ukraine via Vchasno. Він створений компанією Clarity Ukraine, яка є центром компетенції по Microsoft Dynamics 365 Business Central в Україні. Модуль пройшов сертифікацію і має дозвіл на використання у Microsoft.

Завдяки модулю інтеграції користувачі можуть:

• завантажувати перелік документів з «Вчасно» у базу даних Business Central;
• відслідковувати статуси документів з «Вчасно» і підписи у Business Central;
• створювати первинні документи у Business Central на основі переліку документів з «Вчасно»;
• відкликати документи;
• переносити друкований файл документа з Business Central у «Вчасно».

Інтеграція з іншими ERP-системами через API

Для компаній, котрі користуються іншими обліковими системами (SAP, внутрішні CRM-системи тощо), «Вчасно» пропонує інтеграцію через API. Цей спосіб підходить для будь-яких облікових систем, що обмінюється даними за протоколом https.

Інтеграція через API дозволяє формувати і погоджувати документи в ERP-системі, а підписувати — у веб-інтерфейсі «Вчасно». Компанії з великим зовнішнім документообігом можуть налаштувати інтеграцію з підписанням прямо в ERP. Це дозволить підписувати більше 10 000 документів за 30 хвилин.

Команда «Вчасно» підготувала інструкцію, за якою ви зможете самостійно налаштувати інтеграцію через API.

Отже, інтеграція сервісів ЕДО з обліковими системами дає додаткові можливості для організації документообігу всередині компанії та з контрагентами.