Чи можна використовувати термінал без РРО?

Клієнти звикли платити карткою будь-де — у магазині, кафе чи вже навіть на ринку. Для цього підприємці встановлюють платіжні термінали. Але чи можна працювати з ними без касового апарата? Питання не таке просте: воно стосується законодавства, податкової звітності та ризиків для бізнесу.

Але разом із цим з’являється запитання, яке хвилює багатьох: чи можна працювати з терміналом без РРО та чи обов’язково їх поєднувати?

Як працюють термінал і РРО

Щоб зрозуміти вимоги законодавства, спершу варто розділити функції двох пристроїв:

• Платіжний термінал приймає оплату карткою, зчитує дані, проводить авторизацію та списує кошти з рахунку клієнта.
• Звичайний чи програмний РРО (реєстратор розрахункових операцій) фіскалізує продаж, тобто створює фіскальний чек, в якому відображається інформація про проведення розрахункової операції.

Термінал не формує фіскальний чек, він лише проводить транзакцію. Тому без зв’язки з РРО розрахункова операція юридично вважається неповною.

Чи можна використовувати термінал без РРО?

Ні, не можна. Якщо підприємець приймає оплату через платіжний термінал, то повинен використовувати РРО (реєстратор розрахункових операцій) або ПРРО (програмний РРО). Це пов’язано з тим, що розрахункова операція, яка здійснюється через платіжний термінал, вимагає фіскалізації.

Обов’язковість використання РРО/ПРРО

Існують певні винятки, коли РРО/ПРРО не є обов’язковим, наприклад, для ФОП на першій групі єдиного податку, які:

• торгують виключно в селах,
• не перевищують ліміти доходу,
• не торгують дистанційно,
• не продають підакцизні товари.

Однак, якщо такі підприємці використовують платіжний термінал, вони також зобов’язані використовувати РРО/ПРРО.

Чи обов’язково потрібно поєднувати РРО з платіжним терміналом з 1 березня 2025?

Ні, такого обов’язку немає. Чинне законодавство не містить вимоги обов’язково з’єднувати чи поєднувати реєстратор розрахункових операцій (РРО або ПРРО) із POS-терміналом.

Зміни, які були внесені наказом Мінфіну від 22.11.2024 №601 до Положення №13, також не запровадили подібної норми.

Навпаки, оновлені правила дозволяють чітко розмежувати поняття: який термінал вважається «з’єднаним» із РРО, а який — «поєднаним». Це важливо, адже раніше через нечіткі формулювання під час перевірок виникало чимало суперечок.

Законодавство ввело два важливі терміни, що стосуються платіжних терміналів:

• З’єднаний термінал – окремі пристрої або програми, які взаємодіють між собою через обмін даними.
• Поєднаний термінал – один пристрій або програма, що одночасно виконує функції обох.

Крім того, пункт 4 розділу ІІ Положення №13 передбачає, що у фіскальних та видаткових чеках (рядки 12–17) потрібно зазначати інформацію про проведені розрахунки, якщо вони виконані з використанням платіжної картки через термінал, який з’єднаний або поєднаний з РРО / ПРРО.

Податкова служба також підтверджує: закон не встановлює вимоги обов’язково поєднувати РРО/ПРРО з POS-терміналами.

Чи можна використовувати термінал без РРО у ФОП на спрощеній системі?

Таке питання найчастіше виникає у фізичних осіб-підприємців на єдиному податку. Дійсно, закон дозволяє окремим категоріям ФОП працювати без РРО за певних умов (наприклад, невеликий обсяг доходу або специфічні види діяльності). Але якщо підприємець встановлює термінал, то карткові платежі все одно прирівнюються до розрахункових операцій.

Отже, навіть ФОП на спрощеній системі оподаткування повинні використовувати РРО або програмний РРО при прийомі оплати карткою.

Чим відрізняється робота з готівкою і картками?

На перший погляд здається, що готівку контролювати важче, а безготівкові операції й так видно в банку. Але закон не робить різниці: і готівка, і карткові платежі — це розрахункові операції, які повинні проходити через РРО. Банк лише проводить переказ коштів, але не виконує фіскалізації.

Відповідальність за порушення

Штрафи загрожують бізнесу не лише тоді, коли фіскальний чек відсутній повністю. Порушенням вважається будь-яке відхилення від установлених правил проведення розрахункових операцій. Податкова перевіряє не тільки сам факт видачі чека, а й його коректність та достовірність.

Найпоширеніші ситуації, що можуть стати причиною штрафних санкцій:

• розрахунок без зареєстрованого РРО чи ПРРО, незалежно від того, чи це готівка, чи картка;
• помилки у сумі, зазначеній у чеку;
• відсутність або неточність обов’язкових реквізитів (дата, час, фіскальний номер, назва товару тощо);
• невидача чека покупцеві — як у друкованому, так і в електронному вигляді.

За перше порушення може бути накладений штраф у розмірі 100% від суми операції, за повторне — 150% і більше. Це робить експерименти з «економією» на РРО невигідними.

Використання платіжного терміналу без РРО — це не «лазівка» у законі, а порушення, яке може обернутися для бізнесу суттєвими штрафами. Термінал і РРО виконують різні функції: один проводить транзакцію, інший фіскалізує розрахунок. Тому вони не замінюють, а доповнюють один одного.