EDI-документи: як постачальнику ефективно працювати з торговельними мережами

Електронний обмін даними (EDI) — це не просто зручність, а необхідність для ефективної співпраці між постачальниками й торговельними мережами. Його головна перевага — єдиний стандарт. Системи постачальника і мережі обмінюються уніфікованими EDI-документами, що дозволяє автоматизувати весь процес постачання.

У цій статті ми розберемо, які EDI-документи використовуються в роботі з мережами та які бізнес-процеси вони супроводжують.

Що таке EDI-документ і які проблеми вирішує?

EDI-документEDI-документ — це електронний документ зі стандартизованою структурою. Це дозволяє комп’ютерним системам постачальника та мережі обмінюватися бізнес-даними напряму, без ручного введення та ризику помилок.

На відміну від звичайних електронних файлів .doc, .pdf, в EDI-документах кожен елемент даних має чітко визначене місце та формат. Набір даних залежить від типу документа (наприклад, замовлення чи повідомлення про відвантаження), але є ключові блоки інформації, які зустрічаються майже завжди:

  • Ідентифікатори відправника та одержувача (GLN — Global Location Number). Це дані, які точно вказують, хто і куди відправляє товар.
  • Ідентифікатори документа — унікальний номер і дата створення.
  • Комерційна інформація — номер контракту, умови оплати та доставки. Усе, що стосується фінансових умов співпраці.
  • Товарні позиції — для кожного товару вказується штрих-код (GTIN), кількість, одиниця виміру, ціна без ПДВ, ставка ПДВ тощо. Усі деталі про товар.
  • Інформація про доставку — адреса доставки (GLN-код магазину або розподільчого центру), бажана дата і час. Детальні дані про логістику.

Потреба в стандартизації документів виникла із розвитком торговельних мереж. Раніше вони стикалися з такими проблемами:

  1. Неузгодженість назв товарів. Кожна компанія використовувала власні назви товарних позицій. Мережі, які працювали з багатьма постачальниками, не могли точно відстежувати, скільки товарів потрібно замовити. EDI вирішив цю проблему, дозволивши вести точний облік і визначати обсяги замовлень.
  2. Помилкова доставка товарів у неправильний пункт. Через це постачальники витрачали багато часу на доставку товарів, а в разі протермінування поставки отримували штрафи. Завдяки GLN-коду постачальники тепер точно знають, на який склад чи в який магазин потрібно відвантажити товар.
  3. Помилки в даних замовлення. Коли мережі замовляли у постачальників товари по телефону або вручну заповнювали таблиці Excel, часто виникали помилки (наприклад, постачальник мережі міг почути по телефону неправильну кількість товару або артикул). Як наслідок — мережа отримувала товари в неповному обсязі, постачальник доставляв товари, які мережа не замовляла, тощо. В EDI-документах ризик таких помилок зведений до мінімуму.

Дані з EDI-документів можна завантажувати в облікові системи через інтеграцію EDI-сервісів. Це дає менеджерам додаткові можливості:

  • формувати первинні бухгалтерські документи (накладні, акти);
  • контролювати поставки від замовлення до відвантаження в магазині;
  • аналізувати поставки товарів і оптимізувати складські запаси.

Якими документами постачальники обмінюються з мережами?

У системі EDI стандартизовано понад 100 документів. Однак на практиці мережі найчастіше використовують ті, що супроводжують їхні ключові бізнес-процеси. Зазвичай, вони сукупно включають 5–8 EDI-документів. Компанії, які постачають товари до різних мереж, використовують до 15 документів.

Наприклад, корпорація «Біосфера» — виробник і дистриб’ютор товарів для дому — використовує в сервісі «Вчасно.EDI» 14 типів документів. Компанія співпрацює з 23 торговельними мережами і обробляє щомісяця понад 7000 EDI-документів.

Розглянемо, які документи супроводжують типові бізнес-процеси у співпраці між мережею і постачальником.

📦 Постачання товарів

Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» вимагає оформлювати накладні при кожній поставці. У ритейлі поширені схеми з видатковою накладною (від постачальника) або прибутковою (від мережі). Провайдери EDI налаштовують схему документообігу під бізнес-процеси кожної мережі.

Постачальник Мережа
Замовлення (ORDERS)
Підтвердження замовлення (ORDRSP)
Повідомлення про відвантаження (DESADV)
Видаткова накладна (DELNOT)
Повідомлення про прийняття товару (RECADV)

Постачання товарів

🔄 Повернення товарів

Повернення товару — невід’ємна частина роботи в ритейлі. Мережі повертають товари з різних причин: через закінчення терміну придатності, брак, пошкодження, виведення позиції з асортименту чи умови договору. Процес повернення ініціює мережа, а підтверджує постачальник.

Постачальник Мережа
Повідомлення про повернення (RETANN)
Інструкція про повернення (RETINS)
Накладна на повернення (COMDOC_012)

Повернення товарів

💻 Надання послуг

EDI-обмін ефективний не лише для товарів, а й для послуг. Мережі замовляють у сервісних компаній маркетингові, логістичні, IT-послуги, клінінг тощо. Документообіг тут простіший, ніж у постачанні товарів. Завдяки EDI мережі швидше отримують послуги, а сервісна компанія — оплату.

Постачальник Мережа
Замовлення на послугу (ORDERS)
Акт виконаних робіт/наданих послуг (COMDOC)

Надання послуг

Обмін EDI-документами в сервісі «Вчасно.EDI»

EDI-провайдери допомагають торговельним мережам стандартизувати всі документи, що супроводжують їхню роботу з постачальниками. Під стандарт EDI можна привести будь-який документ. Але найбільшу цінність мають ті документи, дані в яких змінюються з кожною поставкою.

Якщо бізнес-процеси мережі вимагають, щоб постачальник супроводжував поставки юридично значущими документами (сертифікатами якості, актами тощо), їх можна додавати в EDI-сервіс як вкладені файли (.pdf, .jpeg). У сервісі «Вчасно.EDI» для цього використовується окреме повідомлення — CONDRA.Вкладені файли

Якщо у торговельної мережі виникають специфічні бізнес-процеси, провайдер може налаштувати під них необхідні EDI-документи. Це актуально, наприклад, коли міжнародна мережа починає працювати в Україні з місцевими постачальниками, і їхні бізнес-процеси можуть відрізнятися від загальноприйнятих.

«Вчасно.EDI» співпрацює з понад 130 мережами і понад 3500 постачальниками. Менеджери компанії аналізують процеси клієнтів і намагаються максимально їх автоматизувати. Якщо для цього потрібно перевести в EDI-стандарт нові документи — команда «Вчасно.EDI» це робить.

«Вчасно.EDI» забезпечує клієнтам надійний обмін документами. У разі суперечок між постачальником і мережею провайдер може підтвердити або заперечити факт замовлення товару, адже він фіксує всі випадки обміну даними.

Усі EDI-документи безпечно зберігаються в електронному архіві «Вчасно» на серверах Amazon S3. Вони розташовані на території Європейського Союзу та захищені від кіберзагроз. У клієнта завжди є доступ до даних, потрібних для аналітики поставок, податкової звітності тощо.Архів документів «Вчасно»

Стандартизовані EDI-документи — це основа для швидкого і безпомилкового обміну даними на кожному етапі постачання товарів. Вони створюють єдині правила взаємодії, дозволяючи постачальникам і мережам працювати злагоджено та ефективно. З «Вчасно.EDI», ви отримуєте не тільки інструмент для безперебійного обміну документами, але й гарантію їх безпечного зберігання. Це робить ваш бізнес стійким до будь-яких несприятливих ситуацій.

Оптимізуйте обмін документами з мережами

Дізнайтесь, як легко налагодити ефективну роботу з торговельними мережами завдяки електронному обміну у «Вчасно.EDI»

Дізнатись більше