Як інтеграція EDI-сервісів з обліковими системами допомагає постачальникам

Інтеграція з обліковими системами — найбільш ефективний спосіб роботи з EDI-сервісами. Він зручний як для торговельних мереж, так і для їхніх постачальників. Як інтеграція допомагає постачальникам в EDI-обміні — розповімо у статті.

Які проблеми постачальників вирішує інтеграція

Постачальники з невеликою кількістю клієнтів найчастіше обробляють замовлення у веб-інтерфейсі сервісу EDI, оскільки це не вимагає значних технічних або людських ресурсів. Однак по мірі масштабування робота у веб-інтерфейсі неминуче призводить до витрат часу, помилок та інших труднощів. Це приносить компанії збитки і псує стосунки з партнерами.

Інтеграція вирішує ці проблеми. Розглянемо детальніше, які переваги дає постачальникам інтегрований EDІ-обмін.

Обробка великих обсягів замовлень

Щоб обробити кожне замовлення у веб-кабінеті, менеджер повинен авторизуватися в EDI-сервісі, створити зворотні документи на замовлення, перевірити і за потреби додати інформацію, якщо не вказав її на початку роботи з мережею. Якщо замовлень десятки, цей процес вимагає багато часу. Це уповільнює відвантаження товару.

З інтеграцією менеджер може вивантажити з облікової системи всі замовлення, призначені конкретному клієнту. Це особливо зручно, якщо клієнт постійно замовляє однаковий перелік товарів: у таких випадках етап перевірки даних займає мінімум часу.

Мінімізація помилок, спричинених «людським чинником»

Працюючи у веб-кабінеті, менеджер змушений перевіряти залишки на складі, вручну переносити кожну позицію із замовлення (ORDERS) в облікову систему для створення видаткової накладної. Якщо обсяг замовлень великий, це неминуче призводить до помилок: менеджер може вказати неправильну кількість товару, неактуальні ціни тощо. Кожна така помилка — це ризик фінансових втрат, штрафів від мережі та повернення товару.

EDI-обмін через інтеграцію з обліковою системою дозволяє автоматизувати перевірку даних. В EDI-документах вони структуровані: вся інформація, необхідна постачальнику, відображається в окремих полях. Обробляючи замовлення, менеджер може перевірити залишки товарів і ціни за штрих-кодом у своїй обліковій системі.

Робота в єдиному інтерфейсі

Без інтеграції співробітник змушений одночасно працювати у двох різних системах:

• обліковій системі — для внутрішніх процесів: обліку залишків, формування накладних.
• веб-кабінет EDI-провайдера — для отримання замовлень та обміну даними з мережею.

Це створює затримки в роботі. Менеджеру доводиться безперервно перемикатися між вікнами браузера та своєї облікової системи і копіювати дані вручну.

Інтеграція створює єдиний робочий простір. Менеджер працює у звичному інтерфейсі своєї облікової системи. Всі EDI-документи завантажуються автоматично для подальшого обміну з торговельною мережею.

Інтеграція EDI-сервісів: типові випадки застосування в ритейлі

Інтеграція EDI-сервісу з обліковою системою оптимізує весь ланцюжок постачання. Розглянемо детальніше, як інтеграція спрощує процеси, найбільш важливі для постачальників.

📦 Обробка замовлень

Працюючи із замовленнями у веб-кабінеті, менеджер повинен:

• окремо відкрити кожне замовлення (ORDERS);
• перевірити дані (наявність товарів на складі, ціни) щодо кожного замовлення в обліковій системі;
• для кожного замовлення сформувати в EDI-сервісі підтвердження (ORDRSP).

Як це працює з інтеграцією. Всі нові замовлення автоматично з’являються в обліковій системі. Система автоматично перевіряє наявність товарів і ціни і після цього генерує підтвердження замовлення (ORDRSP). Якщо певного товару не вистачає, скоригована інформація автоматично передається торговельній мережі.

🚚 Логістика та відвантаження

Це найважливіший етап у постачанні товарів, на якому помилки неприпустимі. Невідповідність даних у видаткових накладних може призвести до того, що торговельна мережа відмовиться приймати товар, а постачальник втрачатиме час і гроші.

В EDI-сервісі менеджер створює повідомлення про відвантаження (DESADV) і видаткову накладну (COMDOC). У веб-кабінеті він повинен:

• перенести дані із замовлення (ORDERS) в облікову систему і сформувати видаткову накладну (COMDOC);
• вручну заповнити в EDI-сервісі дані для повідомлення про відвантаження (DESADV);
• створити і підписати електронну накладну (COMDOC) на основі повідомлення на відвантаження (DESADV) або підтвердження замовлення (ORDRSP).

Як це працює з інтеграцією. В один клік менеджер створює повідомлення про відвантаження (DESADV) і надсилає його мережі. Завдяки цьому на складі мережі можуть заздалегідь підготуватися до приймання товару.

Після цього менеджер формує в обліковій системі видаткову накладну (COMDOC) на основі замовлення (ORDERS). Це юридично значущий документ, тому менеджер повинен додатково підписати його електронним підписом.

Весь ланцюжок документів створюється з єдиного джерела — замовлення мережі. Це гарантує повну відповідність даних в усіх документах.

🏷️ Управління каталогом товарів і цінами

Менеджер оновлює каталог товарів у своїй обліковій системі. Щоб надіслати її мережі, він повинен:

• вивантажити дані з облікової системи у зовнішній файл (найчастіше — в таблицю Excel);
• завантажити його в EDI-сервіс;
• надіслати торговельній мережі у вигляді документа PRICAT.

Ручне оновлення даних спричиняє ризики для постачальника. Він може випадково видалити рядки, вносячи зміни в каталог, або надіслати замовнику неактуальну версію.

Як це працює з інтеграцією. Постачальник може централізовано оновлювати свій каталог товарів і автоматично розсилати його всім підключеним мережам. Це гарантує, що мережі завжди замовляють товари за актуальними цінами.

Робота з EDI через веб-кабінет — це лише тимчасове рішення для постачальника. Максимальної ефективності й економії ресурсів він досягає лише шляхом інтеграції EDI-сервісу з обліковою системою. Це інвестиція, яка швидко окуповується за рахунок вивільнення часу співробітників та скорочення фінансових втрат від помилок.

Переваги інтеграції: досвід клієнтів «Вчасно»

В українському ритейлі інтегрований EDI-обмін став стандартом співпраці з багатьма торговельними мережами. Мережі використовують багато типів документів, і помилки в них є неприпустимими.

Наприклад, мережа Rozetka перевела в EDI весь ланцюжок документів на замовлення товарів. 98% їхніх постачальників використовують сервіс «Вчасно.EDI».

Використання інтегрованих EDI-сервісів допомагає постачальникам розширити співпрацю з мережами. Завдяки інтеграції вони швидше обробляють замовлення і можуть у короткі терміни налаштовувати параметри обміну, якщо мережа висуває нові вимоги.

Зокрема, таких результатів досягла компанія «Біосфера» — український виробник і дистриб’ютор товарів для дому. Компанія налагодила інтеграцію сервісу «Вчасно.EDI» з обліковою системою в 2021 році для оптимізації роботи з мережами. Робота в інтегрованому сервісі допомогла компанії масштабувати співпрацю з мережами.

Як інтегрувати «Вчасно.EDI» з обліковою системою

Інтеграція не потребує значних людських і часових ресурсів. IT-фахівці компанії-постачальника можуть самостійно налаштувати інтеграцію через API, FTP або підключити модуль інтеграції облікової системи. За потреби постачальник може звернутися до фахівців «Вчасно.EDI».

Постачальники можуть інтегрувати з обліковою системою як окремі EDI-документи, так і цілі ланцюжки постачання. Зазвичай налаштування інтеграції складається з кількох етапів:

• компанія-постачальник формує команду, яка проводить тестування;
• команда спільно з фахівцями «Вчасно.EDI» налаштовують інтеграцію;
• сторони надсилають тестовий EDI-документ мережі;
• постачальник перевіряє, чи коректно працює EDI-обмін.

Інтеграція EDI-сервісів з обліковими системами автоматизує весь процес постачання від замовлення до відвантаження товару. Завдяки цьому постачальники скорочують операційні витрати (на друк, персонал, поштові послуги), прискорюють весь цикл постачання і швидше отримують прибуток. Робота в інтегрованому сервісі підвищує репутацію постачальника і дозволяє масштабувати співпрацю з мережами.