Інтеграція EDI-сервісів з обліковими системами: переваги для торгівлі

Цифрові інструменти спрощують взаємодію між постачальниками і торговельними мережами. Але якщо таких інструментів забагато, це має зворотний ефект. Працівники дублюють дані в різних програмах і припускаються помилок. Як наслідок — постачання товарів уповільнюється, а компанії втрачають прибуток.

Тож для працівників рітейл-галузі важливо працювати в єдиному інтерфейсі. Такі можливості дає інтеграція цифрових інструментів. Як це працює в EDI — розповімо у статті.

Що таке інтеграція EDI?

Сучасні EDI-сервіси інтегруються з обліковими системами (BAS, 1C та ін.). З технічного погляду інтеграція означає, що користувач завантажує інтеграційний модуль, який вбудовується в конфігурацію облікової системи. Після цього постачальник може обробляти замовлення і обмінюватись даними з мережею в програмі обліку.

Інтеграція EDI-сервісів дає постачальникам і мережам ряд переваг.

1. Економія часу. Працівнику, який обробляє замовлення в обліковій системі, не потрібно вручну переносити дані з сервісу EDI у систему і назад в EDI, щоб відправити їх торговельній мережі. Автоматизація дозволяє постачальникам швидше виконувати замовлення і мінімізувати помилки.
2. Контроль даних. Завдяки інтеграції EDI постачальники обмінюються з мережами даними в режимі реального часу. Співробітник мережі бачить у каталогах постачальників актуальні ціни і інформацію про наявність товарів. Щоб створити замовлення, достатньо натиснути кнопку в обліковій системі.
3. Автоматичне оформлення первинних документів. Наприклад, щоб оформити видаткову накладну в веб-версії сервісу EDI, працівник повинен перевірити актуальність даних і вручну заповнити поля. В обліковій системі з модулем інтеграції всі первинні документи, що супроводжують постачання товарів, оформлюються автоматично.
4. Контроль ланцюжків постачання. Завдяки інтеграції EDI постачальники відстежують ланцюжки постачання в режимі реального часу: контролюють стан виконання замовлень, попит на окремі групи товарів тощо. Така інформація дозволяє постачальникам ефективно контролювати власні запаси і оптимізувати свою діяльність.

Як інтегрувати EDI-сервіс з обліковою системою

Провайдери EDI пропонують різні способи інтеграції з обліковими системами. Розглянемо їх на прикладі сервісу «Вчасно.EDI».

Інтеграція через API

Облікова система взаємодіє з сервісом EDI через стандартизовані запити. Головна перевага такого способу інтеграції — миттєвий обмін даними. Наприклад, як тільки працівник мережі формує замовлення в обліковій системі, дані передаються в сервіс EDI, який надсилає їх постачальнику.

Користувачі можуть самостійно інтегрувати сервіс «Вчасно.EDI» з обліковою системою через API за інструкцією.

Інтеграція через FTP

Сервер провайдера EDI обмінюється даними з сервером клієнта у вигляді файлів, які потім завантажуються в облікову систему. FTP — це універсальний протокол, за яким можна налаштувати інтеграцію навіть із застарілими версіями облікових систем.

Щоб налаштувати інтеграцію «Вчасно.EDI» через FTP, можна скористатися інструкцією або звернутися до служби підтримки сервісу.

Модулі інтеграції для облікових систем

Провайдери EDI розробляють модулі для різноманітних конфігурацій облікових систем (BAS/1C, SAP та ін.). Щоб інтегрувати модуль, достатньо завантажити потрібну версію з сайту провайдера і додати її, використовуючи налаштування облікової системи.

«Вчасно.EDI»: можливості інтеграції

«Вчасно.EDI» пропонує клієнтам максимально просту процедуру інтеграції сервісу. Для роботи з EDI через облікову систему користувачам не потрібно встановлювати додаткові програми, бази даних тощо.

В інтегрованому сервісі можна підписувати первинні документи цифровим підписом. Користувачі можуть накладати кваліфікований електронний підпис через веб-інтерфейс.

Інтеграція «Вчасно.EDI» дозволяє безпечно зберігати документи, створені в обліковій системі, у хмарних data-центрах Amazon S3. Сервери розташовані на території Європейського Союзу і надійно захищені. Документи зберігаються у хмарному архіві протягом трьох років. За потреби їх можна зберегти на комп’ютер або будь-який носій.