Інтеграція сервісу «Вчасно.Кадри» з обліковими системами: як перейти від рутини до ефективного управління персоналом

Робота з кадровими документами у великих компаніях часто перетворюється на складний квест та виснажливу рутину. Кадровики витрачають години на перенесення даних між обліковою системою та іншими сервісами, дублюють інформацію про співробітників, вручну готують накази та відстежують їх підписання. Через це зростає навантаження, зростає ризик помилок, а сам HR-відділ замість управління персоналом займається нескінченними операціями.

Щоб звільнити час і знизити кількість помилок, компанії переходять до інтеграції систем — коли облік, погодження та підпис документів працюють як єдиний процес. Наприклад, інтеграція сервісу «Вчасно.Кадри» з обліковою системою (наприклад, BAS, SAP або власною розробкою) дозволяє автоматизувати рутинні кадрові задачі та налагодити «безшовний» обмін даними. У статті розкажемо, як це працює на практиці та які переваги дає бізнесу.

Що таке інтеграція сервісу «Вчасно.Кадри»?

З технічного погляду, інтеграція — це зв’язок між обліковою системою і сервісом «Вчасно.Кадри» через публічний API. Це дозволяє системам автоматично обмінюватися даними без участі людини.

На практиці це означає, що кадровик може продовжувати працювати у звичному інтерфейсі своєї системи, а всі необхідні документи та інформація будуть миттєво з’являтися в сервісі «Вчасно.Кадри» для подальшого погодження та підписання співробітниками. І навпаки — статуси підписаних документів автоматично оновлюватимуться в обліковій системі.

Які завдання бізнесу вирішує інтеграція

Інтеграція — це не лише зручність роботи HR-працівників, а й ефективність процесів у компанії. Ось що отримує компанія завдяки автоматизації кадрового обліку:

• Економія часу. Більше не потрібно вручну створювати картки співробітників у двох місцях чи переносити дані для заяв.
• Мінімізація помилок. Автоматична передача даних виключає людський чинник: неправильно вказана дата, посада чи кількість днів відпустки.
• Прискорення процесів. Оформлення відпустки, відрядження чи нового співробітника скорочується з кількох днів до кількох годин.
• Актуальність даних. Інформація про співробітників, їхні відпустки та організаційну структуру завжди синхронізована між системами.
• Робота у звичному середовищі. Кадровику не потрібно перемикатися між десятками вікон. Більшість операцій він виконує у своїй обліковій системі.

Це дозволяє HR-відділу зосередитися не на рутині, а на розвитку команди й стратегічних задачах.

Як це працює на практиці: ключові сценарії інтеграції

Інтеграція сервісу «Вчасно.Кадри» з обліковою системою дозволяє автоматизувати найпоширеніші кадрові дії. Ось як це виглядає у щоденній роботі.

🌴 Оформлення відпустки

Оформлення відпусток — один із найбільш поширених і водночас рутинних кадрових процесів. У великих компаніях інспектори з кадрів оформлюють щомісяця до 1000 документів на відпустку.

Процес оформлення відпустки в сервісі «Вчасно.Кадри», інтегрованому з обліковою системою, складається з таких кроків:

1. Співробітник бачить у «Вчасно» свою кількість днів відпустки.
2. Обирає дати — або кадровик вносить їх в обліковій системі.
3. Система автоматично формує заяву та наказ.
4. Документи надходять на підпис.
5. Після підписання документи повертаються в облікову систему.

В результаті процес, який раніше вимагав паперової тяганини та ручного контролю, стає повністю цифровим і займає мінімум часу.

🙋‍♀️ Прийняття працівника на посаду

1. HR створює профіль нового співробітника в обліковій системі.
2. Дані автоматично передаються в сервіс «Вчасно.Кадри».
3. Усі кадрові документи (наприклад, трудовий договір) надсилаються на підпис.

📑 Керування кадровими документами

Завдяки можливості «Універсальний документ» у сервісі «Вчасно.Кадри» співробітники автоматизують роботу з будь-якими кадровими документами в компанії:

1. В обліковій системі створюється наказ, угода, повідомлення чи інший документ.
2. Через API документ надходить у «Вчасно.Кадри».
3. Після підписання він автоматично зберігається в архіві сервісу «Вчасно».

✅ Актуалізація даних про співробітників компанії

Будь-які зміни в штатній структурі (звільнення співробітника, переведення, зміна посади, створення нового відділу тощо) синхронізуються між системами автоматично. Це гарантує, що організаційна структура в сервісі завжди актуальна, а порядок підписання документів налаштований правильно.

Ці сценарії легко налаштовуються під потреби компанії і дозволяють скоротити операційне навантаження на HR-відділ до мінімуму.

Як працює інтеграція з обліковими системами та як її налаштувати

«Вчасно.Кадри» можна інтегрувати з будь-якою сучасною обліковою системою, яка працює через https-протокол (SAP, внутрішніми CRM-системами тощо).

Інтеграція працює через публічний API та дозволяє:

• працювати з документами у звичному середовищі — в обліковій системі;
• підписувати до 10 000 документів за 30 хвилин;
• автоматично передавати документи, зміни та статуси між системами.

Налаштувати інтеграцію можна:

• самостійно — технічні спеціалісти компанії можуть самостійно налаштувати обмін даними за інструкцією;
• або за допомогою служби підтримки «Вчасно».