Касовий апарат, РРО чи ПРРО для ФОП: що вибрати підприємцю в 2025 році за групами оподаткування

Підприємці, які тільки починають свою діяльність, часто замислюються про необхідність використання касового апарата, РРО або ПРРО. Відповідь на це залежить від:

• групи оподаткування
• способу приймання оплат
• виду діяльності

У цій статті розглянемо, кому обов’язково потрібен реєстратор розрахункових операцій, які є винятки та коли можна працювати без РРО/ПРРО.

РРО і ПРРО: особливості

Реєстратор розрахункових операцій

РРО (реєстратор розрахункових операцій) — це класичний касовий апарат, який працює автономно або з підключенням до центральної бази даних. Він дозволяє друкувати лише паперові чеки для клієнтів.

Такі пристрої мають обмежений ресурс експлуатації, потребують регулярного технічного обслуговування та періодичного ремонту.

Програмний РРО

Закон України про касові апарати дозволяє використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО) нарівні з традиційними касовими апаратами. Вони стають все більш популярними серед підприємців багатьох сфер діяльності завдяки нижчій вартості, простоті впровадження та зручності у використанні.

Кому з ФОП потрібен РРО/ПРРО в 2025 році?

Вимоги щодо застосування РРО або ПРРО для ФОП залежать від групи оподаткування, виду діяльності та способу розрахунків. У цьому розділі розглянемо, кому обов’язково потрібен касовий апарат, а хто може працювати без нього.

РРО та ПРРО для ФОП 1 групи (платники єдиного податку)

Фізичні особи-підприємці, які працюють на 1 групі єдиного податку (ЄП), мають право не використовувати РРО чи ПРРО, у тому числі й у 2025 році. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу України.

Важливо, що це правило діє незалежно від способу прийому платежів — навіть якщо розрахунок здійснюється готівкою. Таким чином, ФОП 1 групи можуть працювати без касового апарата, не порушуючи законодавство.

РРО та ПРРО для ФОП 2 групи: коли обов’язкові?

ПРРО або РРО для ФОП 2 групи є обов’язковими при здійсненні розрахункових операцій — незалежно від виду діяльності та розміру доходу. Це вимога закону, зокрема пункту (б) статті 2 Закону України «Про РРО».

Розрахунковими операціями є:

• отримання готівки від покупців;
• отримання безготівкової оплати через посередників (наприклад, NovaPay); фінансові компанії, POS-термінали;
• 2924, 2650, 2654 — коди платежів фінансових компаній у рахунку платника, які також треба фіскалізувати.

У деяких випадках застосування касовий апарат для ФОП 2 групи не є обов’язковим, наприклад:

• якщо підприємець приймає оплату за дистанційні послуги (онлайн-курси, консультації) з дистанційною оплатою від клієнта;
• якщо оплата здійснюється через Укрпошту;
• клієнт переказує кошти напряму на IBAN рахунок продавця (безпосередньо з банку на банк продавця).

РРО та ПРРО для ФОП 3 групи

ФОП на 3 групі зобов’язані видавати фіскальні чеки у таких випадках:

• якщо товари або послуги надаються під час особистого контакту з клієнтом (наприклад, масаж, манікюр, роздрібна торгівля тощо);
• при прийомі оплат готівкою або через POS-термінал;
• при інтернет-торгівлі

Якщо послуги надаються дистанційно, а оплата здійснюється онлайн (наприклад, курси, консультації), використання РРО чи ПРРО не є обов’язковим.

Тобто, якщо підприємець отримує оплату за послуги через платформи пошуку роботи, застосовувати РРО не потрібно. Однак, якщо він, наприклад, надає масажні послуги та приймає оплату готівкою або через картку, використання РРО є обов’язковим.

РРО та ПРРО для ФОП 4 групи

Згідно з чинним законодавством, ФОП 4-ї групи не зобов’язані використовувати РРО чи ПРРО, якщо їхня діяльність не передбачає розрахункових операцій. Це означає, що у разі отримання оплати виключно безготівковим способом — через банківські перекази на розрахунковий рахунок — касовий апарат не обов’язковий.

Однак, якщо підприємець приймає готівку або здійснює розрахунки через платіжні картки, використання РРО чи ПРРО стає обов’язковою вимогою.

РРО та ПРРО для ФОП на загальній системі оподаткування

ФОПи, котрі працюють на загальній системі оподаткування, зобов’язані використовувати РРО або ПРРО на загальних умовах. Це необхідно у всіх випадках, коли здійснюються розрахункові операції. Жодних винятків для таких підприємців не передбачено.

Кому не потрібно використовувати РРО/ПРРО?

Фізичні особи-підприємці, які ведуть діяльність на територіях, де тривають бойові дії, та не здійснюють продаж підакцизних товарів, можуть не застосовувати РРО/ПРРО. Для цього необхідно подати форму 20-ОПП і мати зареєстрований об’єкт оподаткування в такій зоні. У цьому випадку податкова не накладатиме штрафи за невидачу фіскальних чеків.

ФОПи 2, 3 та 4 групи, що ведуть торгівлю в сільській місцевості, при цьому:

• Річний дохід одного торговельного об’єкта не перевищує 1,09 млн грн.
• Торгівля ведеться окремо від об’єктів, що продають підакцизні товари.
• Відсутня дистанційна торгівля.
• Місцева рада не ухвалила рішення про обов’язкове використання РРО.

Бізнес, що здійснює специфічні види продажів:

• Продажу води, молока, квасу, олії, живої риби з автоцистерн, бочок, бідонів.
• Реалізації страв і безалкогольних напоїв у їдальнях і буфетах навчальних закладів.
• Продажу проїзних квитків, перевізних документів, білетів державних лотерей.
• Торгівлі у складах, місцях зберігання товарів та оптовій торгівлі, якщо немає готівкових розрахунків.
• Розрахунків за послуги виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та сервіси переказу коштів.
• Продажу в кіосках, з лотків або з рук газет, журналів, конвертів, поштових марок, якщо частка такої продукції у загальному товарообігу перевищує 50%, а підакцизні товари не реалізуються.

Штрафи за невикористання РРО/ПРРО

З 1 жовтня 2023 року повернуто штрафи за невикористання реєстраторів розрахункових операцій (РРО/ПРРО). Раніше ця норма була тимчасово призупинена через початок повномасштабного вторгнення, але тепер контроль за дотриманням вимог відновлено.

Якщо після цієї дати підприємець не використовує РРО або ПРРО, занижує вартість товарів у чеку або взагалі не видає його, передбачені такі фінансові санкції:

• 100% від вартості проданого товару/послуги — у разі першого порушення.
• 150% від вартості — за кожен наступний випадок.

Для ФОП на єдиному податку 2-3 груп (без продажу підакцизних товарів, ювелірних виробів, ліків тощо) до 31.07.2025:

• 25% вартості товарів чи послуг за перше порушення.
• 50% вартості товарів за повторне порушення.

Крім цього, штрафи накладаються за:

• використання простроченого РРО;
• невидачу фіскального чека покупцю;
• некоректне зазначення реквізитів у чеку.

Щоб уникнути цього, підприємцям варто перевірити відповідність своєї діяльності вимогам законодавства та завчасно реєструвати РРО/ПРРО.

Який касовий апарат вибрати підприємцеві?

При виборі касового апарата важливо враховувати його вартість. Виробники пропонують рішення для різних сфер діяльності, з урахуванням специфіки бізнесу та його потреб, тому ціни можуть суттєво відрізнятися.

Програмний РРО (ПРРО) зазвичай є більш доступним варіантом порівняно з класичним касовим апаратом. Він не потребує витрат на технічне обслуговування та витратні матеріали, а оновлення програмного забезпечення відбувається автоматично. Вартість такого рішення визначається лише тарифами провайдера.

ПРРО «Вчасно.Каса» інтегрується з понад 70 популярними системами, що робить його універсальним для будь-якої галузі. Його можна підключити до різних платіжних терміналів, а користуватися системою зручно через веб-кабінет, мобільний застосунок або девайс-менеджер.