Документообіг у смартфоні: можливості мобільного застосунку «Вчасно»

З поширенням віддаленого формату роботи мобільні застосунки стали ефективним інструментом ведення бізнесу. Підприємці використовують їх, щоб налагоджувати різноманітні бізнес-процеси — від організації поточної роботи до укладання угод.

У статті розповімо, як мобільний застосунок «Вчасно» допомагає підприємцям віддалено підписувати електронні документи й обмінюватись ними з партнерами.

Що таке «Вчасно.ЕДО»?

«Вчасно.ЕДО» — це сервіс миттєвого обміну електронними документами, в якому можна підписувати, надсилати, отримувати документи онлайн і зберігати їх у захищеному хмарному архіві.

Сервіс допомагає компаніям повністю організувати документообіг. Зокрема, за допомогою «Вчасно.ЕДО» можна створювати і підписувати онлайн такі види документів:

• зовнішні — договори, угоди та інші юридично значущі документи, які компанія підписує з бізнес-партнерами;
• бухгалтерські — накладні, ТТН, акти виконаних робіт;
• кадрові — документи щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників, надання відпусток тощо;
• управлінські — внутрішні накази, розпорядження, інструкції.

Для зручної роботи з документами у «Вчасно.ЕДО» працівники компаній можуть використовувати мобільний застосунок. Він зручний для працівників, які залучені до погодження та підписання документів, але часто перебувають у відрядженнях, — керівників підрозділів, менеджерів, юристів тощо. Застосунок дає можливість погоджувати і підписувати документи в будь-якому місці за відсутності Wi-Fi.

Мобільний застосунок «Вчасно» дає переваги в тих галузях бізнесу, в яких важливо швидко ухвалювати рішення (наприклад, у фінансовій, інвестиційній галузях тощо). Керівник або менеджер компанії може миттєво підписувати документи зі смартфона, перебуваючи у відрядженні або на діловій зустрічі, і завдяки цьому швидко укладати угоди з партнерами.

Документообіг у застосунку «Вчасно» ефективний і в децентралізованих компаніях, у яких підрозділи (виробничі потужності, регіональні філії, головний офіс) географічно віддалені. Працюючи в застосунку, менеджери можуть координувати діяльність відокремлених підрозділів і головного офісу.

Мобільний застосунок «Вчасно»: переваги для бізнесу

Мобільний застосунок «Вчасно» добре підходить для бізнесу різних обсягів і в різних галузях. Власникам малого і середнього бізнесу можливість підписати документ онлайн дозволяє швидко опрацьовувати документи, починати співпрацю з партнерами тощо. Це підвищує конкурентоздатність підприємств на ринку.

У великих компаніях застосунок «Вчасно» допомагає вирішувати ширше коло завдань: укладання договорів, постачання товарів, погодження кадрових питань тощо.

Робота з документами в застосунку дає менеджерам компаній такі переваги:

1. Оперативність ухвалення рішень. В застосунку «Вчасно» можна погодити, підписати і надіслати документ (наприклад, акт виконаних робіт або договір) протягом хвилини. Завдяки цьому скорочується весь цикл опрацювання документа — особливо, якщо в ньому бере участь багато співробітників. Компанія швидше укладає договори з партнерами, постачає товари тощо.
2. Віддалений контроль бізнес-процесів. Керівник або менеджер компанії може відстежувати процеси в компанії, перебуваючи у відпустці або відрядженні. Якщо на якомусь із етапів погодження і підписання документа виникають затримки, менеджер може швидко їх усунути.
3. Організація роботи відділів і команд. За допомогою застосунку «Вчасно» менеджери можуть оперативно ознайомлювати працівників із внутрішніми документами, погоджувати кадрові питання (прийом на роботу, надання відпусток) тощо.

Щоб оцінити всі переваги мобільного застосунку «Вчасно», скачати його можна на майданчиках Google Play або App Store.

Можливості застосунку «Вчасно»

Остання версія застосунку «Вчасно» враховує потреби компаній із великим документообігом. Розглянемо, які нові можливості роботи з документами отримують користувачі.

Масове підписання і погодження документів

Користувач може одночасно підписати або погодити кілька документів. Це заощаджує робочий час керівникам компаній або менеджерам, які працюють з великою кількістю документів — наприклад, погоджують заяви на надання відпусток або внутрішні накази по підприємству.

Історія документів

Користувач може переглядати, хто вже погодив і підписав документ. Це дозволяє відстежувати прогрес в обробці документа й оптимізувати ланцюжок погодження. Щоб переглянути історію, потрібно відкрити меню «Інфо» на сторінці документа.

Можливості підписання документів

Весь процес підписання документа хмарним підписом «Вчасно.КЕП» відбувається в застосунку «Вчасно». Користувачу не потрібно переходити в окремий застосунок або підтверджувати підпис за допомогою SMS.

Якщо ФОП або фізична особа не користується сервісом «Вчасно.КЕП», можна підписати документ «Дія.Підписом».

Реєстрація в сервісі «Вчасно.ЕДО»

Відтепер у мобільному застосунку можна зареєструватися в сервісі «Вчасно.ЕДО» і підтвердити компанію. Користувач отримує доступ до кабінету після авторизації через кваліфікований електронний підпис працівника компанії.

Якщо у користувача немає посадового КЕП або він зареєстрований на іншу електронну пошту, він може підтвердити компанію за допомогою «Дія.Підпису».

Безпека і конфіденційність даних

Застосунок «Вчасно» забезпечує користувачам конфіденційність даних і надійне зберігання документів.

Використовуючи налаштування застосунку «Вчасно», користувач може додатково захистити архів документів від стороннього доступу. Для входу в застосунок слід використовувати надійний пароль і ввімкнути двофакторну аутентифікацію.

В сервісі «Вчасно.ЕДО» можна розмежовувати доступ до документів. Менеджер компанії може надавати доступ до документа лише тим працівникам, які його погоджують і підписують. Можна налаштувати видимість документа у списку, можливість його редагування або підписання.

Мобільний застосунок «Вчасно» спрощує електронний документообіг для бізнесу, дозволяючи підписувати документи і надсилати їх партнерам навіть у віддаленому режимі. Завдяки застосунку компанії можуть швидше ухвалювати рішення, координувати роботу між підрозділами та укладати угоди.