Z-звіт та X-звіт: що потрібно знати підприємцю

Z-звіт і X-звіт — це щоденна касова рутина, без якої не обійтись жодному підприємцю. У цьому матеріалі розбираємось детально, що таке Z-звіт та X-звіт, чим вони відрізняються, коли формуються і чому важливо робити це правильно.

Що таке X-звіт?

Х-звіт — це документ, який відображає загальну кількість продажів і суму виручки (як готівкової, так і безготівкової) від початку касової зміни. Його також називають «звіт без погашення».
X-звіт звіт не передається до податкової, тож підприємці можуть друкувати його необмежену кількість разів, щоб перевірити правильність даних перед створенням Z-звіту.

📩 Яка структура X-звіту?

У X-звіті міститься зведена інформація про касові операції, яку можна сформувати в будь-який момент протягом дня. Звіт зазвичай охоплює такі ключові блоки:

• Дата та реквізити — зазначається дата формування звіту й основні дані про підприємство.
• Продажі — скільки товарів або послуг реалізовано, на яку суму, які позиції були найпопулярнішими.
• Грошові надходження — суми, що надійшли до каси: як готівкові, так і безготівкові платежі.
• Витрати — показує, куди пішли кошти: оплата постачальникам, зарплати, інші витрати.
• Підсумки — допомагають швидко оцінити фінансовий результат за період.
• Коментарі або аналітика (за наявності) — іноді додається короткий аналіз чи примітки для кращого розуміння цифр.

Такий звіт не є фіскальним, але дозволяє підприємцю або касиру оперативно бачити фінансову ситуацію у касі.

⏳ Скільки потрібно зберігати X-звіт?

X-звіт зберігати не обов’язково, оскільки цього не вимагає податкова. Це лише поточний звіт для внутрішнього контролю, який можна формувати кілька разів на день, і він не фіксується в податковій звітності.

Що таке Z-звіт?

Z-звіт — це основний звіт, який створює касовий апарат наприкінці робочого дня, без якого зміна не вважається завершеною. Такий звіт також називають фіскальним звітним чеком.

Під час його формування відбуваються дві ключові дії:

• Дані про всі проведені операції записуються у фіскальну пам’ять залізного чи програмного РРО. Після цього змінити або видалити їх уже неможливо — без шкоди для самого пристрою.
• Оперативна пам’ять каси обнуляється — всі поточні дані за зміну стираються, адже вони вже збережені у фіскальній пам’яті.

Z-звіт необхідно формувати щодня під час закриття зміни — до 24:00.

📩 Яка структура Z-звіту?

Z-звіт має таку структуру:

• Загальні дані — вказується дата формування звіту та короткий огляд касових операцій.
• Початковий залишок — сума коштів, що була в касі на початок звітного періоду.
• Рух коштів — показано всі надходження та витрати готівки за зміну.
• Кінцевий залишок — скільки грошей залишилось у касі на кінець періоду.

⏳ Скільки потрібно зберігати Z-звіт?

Z-звіти потрібно зберігати 3 роки (1095 днів) від дати подання податкової декларації, у якій вони використовувалися. Ця вимога передбачена пунктом 44.3 Податкового кодексу України та роз’ясненнями податкової (лист № 1112) і стосується як паперових, так і електронних звітів.

Навіщо потрібні Z та Х-звіти?

Z-звіт — це ключовий елемент фіскального обліку. Саме на ньому базується податкове законодавство. Він підтверджує всі касові операції, фіксує прибуток, обґрунтовує витрати та засвідчує факт дотримання вимог розрахункових процедур.

Х-звіт — це інструмент для внутрішнього контролю. Підприємець може формувати його будь-коли протягом дня, щоб звірити суми продажів, перевірити виручку чи просто переконатися, що все йде правильно.

Особливості Z та X-звітів у ПРРО

У програмних касах звіти також формуються, але цей процес відбувається автоматично кожного дня. Користувачеві не потрібно контролювати правило «один звіт на 24 години» — за цим стежить сама програма.

Роздруковувати Z-звіт у випадку з ПРРО не обов’язково — достатньо, щоб сформований звіт був переданий на фіскальний сервер ДПС і отримано підтвердження про доставку.

Якщо робота з касою припиняється, потрібно подбати про збереження архіву — на зовнішньому носії або у вигляді копії пристрою, на якому працював ПРРО.

До прикладу, програмний РРО «Вчасно.Каса» автоматично зберігає звіти відповідно до вимог законодавства — протягом трьох років.

Як сформувати Z та X-звіти у «Вчасно.Каса»?

У розділі «Звіти» в кабінеті «Вчасно.Каса» можна швидко і зручно сформувати 8 типів звітів — буквально за кілька кліків. Щоб отримати потрібний звіт, оберіть його тип, задайте дату, торгову точку та касу, за якою хочете отримати інформацію.

Після цього натисніть кнопку «Сформувати звіт» — і система автоматично згенерує файл, який одразу завантажиться на ваш комп’ютер.

Які штрафи передбачені за відсутність Z-звіту?

Прямого штрафу лише за те, що не роздрукували Z-звіт, немає. Але проблеми можуть виникнути через інші повʼязані порушення:

Незакриття зміни може призвести до штрафу в розмірі 510 грн за перше порушення і 1020 грн за кожне наступне порушення.

Незбереження первинних документів. Штраф — 1020 грн за перше порушення і 2040 грн — якщо повторно протягом року (п. 121.1 ПКУ, лист №1112).