Штрафи за відсутність РРО/ПРРО у 2026 році: розміри, кому загрожують і як уникнути

З 1 жовтня 2023 року держава відновила податкові перевірки щодо дотримання правил використання РРО. Які штрафи за відсутність РРО може отримати підприємець? Яких правил потрібно дотримуватися, щоб їх уникнути? Розповімо про це у статті.

З 1 серпня 2025 року діють повні штрафи без пом’якшень:

• 100% вартості товарів/послуг — за перше порушення
• 150% — за кожне наступне
• Штраф нараховується за кожну окрему операцію

Податкова виписує штраф за невикористання РРО лише після перевірки. Щодо застосування РРО податківці проводять документальні та фактичні перевірки. Тож першочергове завдання для підприємця — не допустити їх.

Для цього потрібно уникати типових помилок, на які звертає увагу податкова. Розповімо про головні з них.

Розміри штрафів для ФОП за відсутність касового апарату в 2026 році

На які порушення накладається штраф у 2026 році?

⚠️ Штраф за відсутність РРО або його неправильне невикористання

Найчастіше податкова починає перевірку після того, як виявить, що підприємець не використовує РРО або програмний реєстратор (ПРРО). Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі — Закон про РРО) визначає, які групи підприємців обов’язково повинні використовувати фіскальні каси.

Згідно з Законом про РРО, можуть не використовувати реєстратори розрахункових операцій:

• ФОПи 1 групи;
• підприємці, які отримують перекази на реквізити IBAN;
• підприємці, які приймають післяплату, користуючись послугами «Укрпошти» (за використання послуг Нової Пошти РРО потрібен);
• фахівці, які приймають оплату за послуги лише дистанційно;
• платники єдиного податку, чий бізнес зареєстрований у селах. Однак такі підприємці повинні вести книгу обліку розрахункових операцій та розрахункову книгу (по суті — теж видавати чеки). Часто вони теж використовують ПРРО, щоб спростити фіскалізацію.

Тож, якщо підприємець за законом повинен використовувати РРО, йому потрібно зареєструвати касу, перш ніж продавати товари чи надавати послуги. Фіскалізувати продажі заднім числом не можна. Тому через будь-які затримки з оформленням РРО підприємець може отримати штраф за роботу без РРО.

⚠️ Невидавання фіскального чеку покупцю

Видавати чек потрібно після кожної оплати — навіть якщо покупець від нього відмовляється. Якщо продавець працює онлайн і після оплати надсилає товар покупцю, він повинен вкласти фіскальний чек у посилку.

Для бізнесу, який продає товари післяплатою через Нову пошту, найзручніший спосіб фіскалізації — програмний РРО. Продавець надсилає електронні чеки в месенджерах, електронною поштою або в інший зручний спосіб.

⚠️ Видача чеку за оплату готівкою понад 50 000 грн для фізичних осіб або понад 10 000 для юридичних осіб

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148 (далі — Положення № 148) обмежує готівкові розрахунки. Продавець отримує штраф, якщо видає чек за оплату готівкою понад 50 000 гривень фізичним особам і понад 10 000 гривень — юридичним.

Покупець у таких випадках може розрахуватись комбіновано готівковими коштами та із застосуванням електронного платіжного засобу. При цьому сума готівкових коштів не повинна перевищувати 50000 грн.

⚠️ Неправильні реквізити в чеку

Неправильні реквізити в чеку або їхня відсутність — одна з найпоширеніших помилок, які призводять до податкових перевірок і штрафів. Перелік реквізитів зазначений у Положенні про форму та зміст розрахункових документів (далі — Положення № 13).

Якщо підприємець продає підакцизні товари, на чеку додатково повинен бути зазначений штрих-код і код УКТ ЗЕД.

Податкова служба прирівнює чеки з неправильними реквізитами до невиданих. Відповідно, й розмір штрафу за неправильні реквізити такий же, як і для штрафів за невикористання РРО.

Сучасні провайдери РРО слідкують за всіма змінами в законодавстві. Фіскальні чеки автоматично формуються із зазначенням усіх необхідних реквізитів.

⚠️ Недотримання нової форми чеку

Починаючи з 1 березня 2025 року, бізнес, що продовжить видавати клієнтам фіскальні чеки за застарілою формою, може отримати штраф за неправильне використання РРО. Якщо у фіскальному документі буде відсутній хоча б один обов’язковий реквізит, вважатиметься, що чек клієнтові не було видано.

Згідно з підпунктом 1 статті 17 Закону України про РРО, підприємець повинен заплатити:

• штраф у розмірі 100% від вартості реалізованих товарів або наданих послуг — за перше порушення.
• 150% від вартості реалізованого — за кожне наступне порушення.

⚠️ Немає POS-термінала в точці продажу

Постанова Кабміну № 894 зобов’язує всіх підприємців, які продають товари в населених пунктах із населенням від 5 000 осіб використовувати POS-термінали. Із 1 січня 2026 року ця вимога поширюється також на торговців – фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку першої групи, торговців, які здійснюють торгівлю з використанням торгових автоматів, виїзну торгівлю, продаж власноручно вирощеної або відгодованої продукції.

За порушення цієї вимоги передбачена адміністративна відповідальність за ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

POS-термінал не видає фіскальні чеки, а лише квитанції платіжного терміналу. Тому його потрібно використовувати разом із РРО або ПРРО. POS-терміналів повинно бути не менше, ніж 50% від кількості РРО.

⚠️ Неправильне відкриття чи закриття зміни

Продавець не повинен відкривати зміну на РРО, якщо продажів немає. Нульовий z-звіт (звіт за всі продажі протягом зміни) може привернути увагу податківців і спричинити перевірку.

Правила касової дисципліни вимагають, щоб продавець своєчасно закривав зміни — не пізніше ніж через 24 години з моменту відкриття. Якщо податкова перевірка виявить таке порушення, штраф чекає як підприємця, так і касира.

Сучасні провайдери пропонують ПРРО з автоматичним закриттям зміни. Наприклад, у «Вчасно.Каса» програма намагається закрити зміну в межах певного часового діапазону. Крім цього, продавець отримує сповіщення на пошту.

⚠️ Прострочений термін дії РРО

Термін дії РРО визначає виробник. Він гарантує, що протягом визначеного періоду фіскальна каса працюватиме правильно та зберігатиме інформацію про проведені операції.

Податкова розцінює роботу з простроченим РРО як його відсутність у точці продажу. Після виявленого порушення продавець отримує такий же штраф, як і за роботу без РРО. Додатково мають сплатити адміністративний штраф:

• касир, який видавав чеки за допомогою простроченого РРО (від 34 до 85 грн за перше порушення, від 85 до 170 — за наступні);
• підприємець (від 85 до 170 грн за перше порушення, від 170 до 340 — за наступні).

Програмні РРО оновлюються автоматично. Працюючи з ними, підприємці не ризикують отримати штраф за прострочену фіскальну касу.

⚠️ Порушення правил внесення/видачі готівки

В роботі з РРО/ПРРО важливо правильно оформлювати операції, не пов’язані з розрахунками. Зокрема:

• службове внесення — реєстрацію суми готівки, яка зберігається в касі на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після z-звіту;
• службова видача — реєстрацію суми готівки, яку касир вилучає з каси.

Правила проведення таких операцій визначає Порядок реєстрації розрахункових операцій № 547.

Помилки у внесенні і видачі готівки призводять до того, що виникає невідповідність між сумою готівки в касі і в z-звіті. Податківці можуть накласти штраф, якщо вони виявлять таке порушення протягом календарного року і розбіжність між сумами становитиме понад 10% від мінімальної заробітної плати.

Щоб убезпечити себе від ризиків, правильно обирайте провайдера РРО/ПРРО. Сучасні провайдери регулярно оновлюють програми і автоматизують процеси роботи з касою (фіксують тривалість зміни, наявність готівки в касі, формують z-звіти). В роботі з такими фіскальними касами ризики, пов’язані з людським чинником, зведені до мінімуму.

Кому загрожують штрафи РРО/ПРРО у 2026 році

Штрафи за порушення правил використання РРО або ПРРО загрожують не всім підприємцям, а лише тим суб’єктам господарювання, які зобов’язані проводити розрахункові операції через фіскалізований реєстратор та не виконують ці вимоги.

Штрафи загрожують, якщо ви:

• зобов’язані застосовувати РРО/ПРРО, але проводите розрахунки без нього;
• проводите розрахункову операцію не на повну суму;
• не видаєте фіскальний чек;
• видаєте чек із порушенням обов’язкових вимог;
• працюєте з РРО/ПРРО з порушенням встановленого порядку.

за незастосування РРО/ПРРО не загрожують, якщо:

• ви належите до категорії, звільненої від обов’язкового застосування РРО/ПРРО;
• отримуєте оплату способом, який не є — розрахунковою операцією у розумінні Закону № 265;
• користуєтеся передбаченим законом винятком.

Як рахується штраф: конкретні приклади

Іноді помилково вважають, що штраф розраховується від загального обороту магазину або виручки за день. Насправді це не так.

Відповідно до п. 1 ст. 17 Закону №265, штраф становить 100% вартості товарів або послуг, проданих із порушенням, за перше порушення та 150% — за кожне наступне. Причому санкція застосовується до конкретної розрахункової операції, а не до всього обороту бізнесу.

Як податкова перевіряє РРО/ПРРО у 2026 році

Сьогодні контроль за застосуванням РРО та ПРРО не обмежується лише виїзними перевірками. Завдяки електронній фіскалізації ДПС отримує значну частину інформації про розрахункові операції автоматично та може виявляти потенційні порушення ще до проведення фактичної перевірки.

Податкова може виявити порушення через:

• Аналіз даних РРО/ПРРО в режимі реального часу. Усі фіскалізовані чеки передаються до ДПС, тому податківці бачать підозрілі операції, нетипові перерви в роботі каси або відсутність чеків.
• Скарги покупців. Якщо клієнту не видали чек або видали документ, який не відповідає встановленій формі, він може подати скаргу до ДПС.
• Фактичні перевірки. Податківці можуть здійснювати контрольні закупівлі та перевіряти, чи проводяться розрахункові операції через РРО або ПРРО.
• Зіставлення даних з інших джерел. ДПС може порівнювати інформацію з банківських еквайрингових систем, маркетплейсів, служб доставки та інших джерел із даними фіскалізації.
• Ризик-орієнтований моніторинг. До перевірок більшу ймовірність мають потрапити підприємства, у яких спостерігаються нетипово низькі обороти, регулярна робота в офлайн-режимі, часті скасування чеків або інші ризикові операції.

Як не отримати штраф за відсутність РРО/ПРРО: чекліст для бізнесу

Щоб мінімізувати ризик штрафів і спокійно пройти будь-яку перевірку ДПС, пройдіться по цьому короткому чеклісту.

✔️ Переконайтеся, що знаєте свої обов’язки щодо РРО/ПРРО

Якщо ви приймаєте оплату готівкою, банківською карткою через POS-термінал, QR-код або інші платіжні сервіси, у більшості випадків РРО або ПРРО є обов’язковим.

✔️ Зареєструйте РРО або ПРРО до початку роботи

Не відкладайте реєстрацію каси на потім. Використовувати РРО/ПРРО потрібно з першої розрахункової операції, якщо закон вимагає його застосування.

✔️ Фіскалізуйте кожен продаж

Усі розрахункові операції повинні проводитися через РРО або ПРРО незалежно від суми покупки.

✔️ Видавайте покупцю чек

Паперовий або електронний чек має бути наданий покупцю після кожної розрахункової операції.

✔️ Контролюйте правильність реквізитів у чеках

Перевіряйте, щоб чеки містили всі обов’язкові реквізити відповідно до чинної форми розрахункового документа. Помилки в окремих реквізитах також можуть стати підставою для штрафних санкцій.

✔️ Слідкуйте за справністю РРО або ПРРО

Перевіряйте статус каси, коректність передачі чеків до ДПС та своєчасно оновлюйте програмне забезпечення.

✔️ Не використовуйте РРО із закінченим строком експлуатації

Якщо ви працюєте з класичним касовим апаратом, контролюйте строк його служби та своєчасно замінюйте обладнання.

✔️ Регулярно перевіряйте нефіскалізовані чеки

Після технічних збоїв або роботи в офлайн-режимі переконайтеся, що всі чеки успішно передані до ДПС.

✔️ Консультуйтеся з податковим фахівцем при змінах у законодавстві

Правила застосування РРО та ПРРО регулярно оновлюються, тому варто стежити за змінами або звертатися за консультацією до профільних спеціалістів.

Законодавство щодо застосування РРО/ПРРО змінюється. Перед прийняттям рішення перевіряйте актуальні вимоги законодавства або консультуйтеся з податковим фахівцем.