Що таке програмний РРО, який обрати і кому потрібен?

З 1 жовтня вступив у силу законопроект № 8401. Він скасував пільгу, яка забороняла податківцям штрафувати бізнес за відсутність кас. Тож для багатьох українських підприємців знову стало актуальним питання вибору реєстраційних кас — фізичних (РРО) або програмних (ПРРО).

Практика показує, що сьогодні все більше підприємців користуються програмними РРО. За статистикою Державної податкової служби, в серпні 2023 року підприємці зареєстрували 4 700 апаратних і 19 200 програмних РРО. Як працює програмний реєстратор і в чому його перевага для бізнесу — розглянемо у статті.

ПРРО, РРО, онлайн каса — що це таке?

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — цифровий аналог касових апаратів. Програмний РРО також називають: електронний касовий апарат, електронна каса чи онлайн каса. Його встановлюють на комп’ютер, планшет або смартфон. Після цього касир створює і фіскалізує чеки за допомогою програми. Програмний РРО видає електронні чеки. Касир надсилає їх клієнтам електронною поштою, в месенджерах та іншими способами.

РРО (реєстратор розрахункових операцій) — це традиційний касовий апарат, який може функціонувати самостійно або через підключення до центральної бази даних. При використанні РРО цього типу продавець може видавати клієнтам тільки паперові чеки. Такі пристрої мають обмежений термін служби і потребують постійного технічного обслуговування та ремонту.

З юридичного погляду різниці між РРО і ПРРО немає. Електронні чеки мають юридичну силу і рівноцінні паперовим. Однак за потреби підприємець може придбати термічний принтер і роздруковувати е-чеки в місцях продажу.

Переваги програмних РРО для бізнесу

ПРРО має ряд переваг перед фізичними касовими апаратами.

1. Вартість ПРРО значно нижча, ніж ціна РРО — підприємець, котрий користується програмним РРО, сплачує лише щомісячний тариф. До вартості фізичного касового апарата додається абонентська плата, витрати на обслуговування РРО, купівлю касової стрічки тощо.
2. Реєструвати ПРРО можна в режимі онлайн — реєстрація програмного РРО займає до 1 дня. Щоб встановити РРО, потрібно подати заяву в ДПС і ЦСО. Це може зайняти до 5 днів.
3. Просте налаштування і обслуговування ПРРО. Для РРО потрібно укласти договір із ЦСО про обслуговування. ПРРО налаштовується віддалено з комп’ютера або мобільного пристрою. Для його обслуговування договір не потрібен.
4. ПРРО можна інтегрувати з обліковими системами (CRM, системами управління складом тощо). Підприємець може видавати фіскальні чеки, працюючи в звичному для себе середовищі.
5. ПРРО автоматично створює фінансову звітність. Також підприємець може отримати статистику продажів за будь-який період.
6. З ПРРО простіше працювати в режимі офлайн.
7. ПРРО, на відміну від РРО, не потребує опломбування, оновлення та сервісного обслуговування. Все це автоматично робить провайдер ПРРО.

Залізний касовий апарат vs. Касовий апарат онлайн

Як працює програмний РРО

ПРРО, встановлений на комп’ютер (касовий апарат на комп ютері) або інший електронний пристрій, формує електронні чеки і відправляє їх на сервер податкової служби. Сервер присвоює кожному чеку фіскальний номер і відправляє назад. Після цього чек можна надіслати клієнту або роздрукувати.

Якщо із сервером ДПС немає зв’язку, програмний РРО може працювати в режимі офлайн. Для цього сервер надає кожному ПРРО 2000 фіскальних номерів. Програма, що працює в режимі офлайн, присвоює їх електронним чекам, а після відновлення зв’язку передає дані на сервер. Після цього запас номерів поповнюється.

Весь процес обміну даними між ПРРО і сервером податкової служби відбувається автоматично. Касир лише оформлює продаж товару і видає чек покупцю.

Який програмний РРО обрати

Провайдери ПРРО пропонують рішення для різних потреб бізнесу. Розглянемо основні характеристики програмних РРО, на які слід звернути увагу, обираючи для себе оптимальний варіант.

Безкоштовні ПРРО. Для малого бізнесу можна використовувати ПРРО від Державної податкової служби. У період підготовки ФОП до фіскалізації окремі провайдери також пропонують клієнтам безкоштовний тариф. Зазвичай він передбачає обмежену кількість чеків або суму, на яку вони оформлюються.

Обираючи безкоштовний тариф від провайдера, зверніть увагу на додаткові умови в разі перевищення ліміту. Іноді за понаднормові чеки доводиться платити дорожче, ніж за звичайним тарифом.

ПРРО, інтегровані в облікові системи. Такі програмні рішення добре підходять для інтернет-торгівлі. Перш ніж обрати такий вид ПРРО, з’ясуйте, чи сумісний він із вашою обліковою системою, і уточніть вартість налаштування.

Універсальні пристрої, що поєднують в собі ПРРО, сервіси еквайрингу (оплати карткою), обліку товарних запасів тощо. Підприємці обирають таке рішення з огляду на специфічні потреби бізнесу. Наприклад, потреба в еквайрингу часто виникає в точках роздрібної торгівлі, а облік товарних запасів за законом обов’язковий для окремих категорій ФОП.

Враховуйте всі особливості ПРРО, щоб знайти для себе оптимальне рішення. Про технічні особливості програмних РРО, тарифи і спеціальні пропозиції для окремих видів бізнесу ви можете дізнатись у провайдера.