З укладання договорів (контрактингу) починається співпраця в будь-якому бізнесі. І якщо компанії витрачають занадто багато часу на укладання договору, то і передбачений ним проєкт не приносить бажаного результату. За даними асоціації World Commerce & Contracting, компанії втрачають від 12% до 40% доходу від договору через погано налагоджений процес контрактингу.
Як налагодити укладання договорів? Як у цьому допомагають сервіси електронного документообігу (ЕДО)? Розповімо у статті.
Сервіси ЕДО — від доставки документів до керування контрактингом
Сучасний бізнес широко використовує сервіси ЕДО для швидкого обміну документами. Завдяки ним можна миттєво підписувати документи з будь-якої точки світу. За законом електронні документи мають повну юридичну силу, тому все більше компаній переходять на електронний документообіг.
Компанія «Вчасно» створила сервіс, який забезпечує не лише обмін документами з партнерами, а й повний цикл управління контрактингом.
Сервіс автоматизує кожен з етапів укладання договору і заощаджує компаніям час. Завдяки цьому бізнес-партнери швидше починають співпрацю й отримують прибуток.
Розглянемо детальніше, як «Вчасно.ЕДО» автоматизує етапи контрактингу.
Створення договору і узгодження версій
Контрагентам важливо відстежувати всі оновлення документа і працювати з актуальною версією договору. Працівники, які не користуються сервісами ЕДО зазвичай надсилають контрагентам версії договорів електронною поштою. При цьому вони часто припускаються помилок і тим самим наражають компанію на фінансові ризики.
В сервісі «Вчасно.ЕДО» зберігаються всі версії договору. Співробітники компанії можуть обрати актуальну версію, щоб надіслати її контрагенту, або повернутися до старої, якщо умови договору змінюються.
Редагування
Працюючи в сервісі «Вчасно.ЕДО», компанії заощаджують час на етапі редагування. Співробітники редагують актуальну версію договору в сервісі, бачать усі правки і можуть їх погоджувати або відхиляти в один клік.
Погодження
Щоб надіслати договір контрагенту, його потрібно погодити всередині компанії. Для цього співробітники повинні знати, хто і в якій послідовності погоджує документи за внутрішніми інструкціями компанії.
В 40% компаній працівники, які погоджують договори, не знають, хто наступний після них у ланцюжку погодження.
В сервісі «Вчасно.ЕДО» можна налаштувати маршрутизацію погодження і підписання. Система автоматично визначає, хто і в якій послідовності погоджує договір. Співробітник, відповідальний за підписання договору, бачить, на якому етапі погодження виникають затримки, і допомагає їх усунути.
Підписання
Як свідчить бізнес-практика, укладання договору часто затримується через те, що керівник компанії перебуває у відрядженні, відпустці або на лікарняному. У сервісі «Вчасно.ЕДО» підписувати договори можна з будь-якої точки світу. Для цього використовують електронні підписи.
Найкращий клієнтський досвід дає використання підпису «Вчасно.КЕП». Він входить до екосистеми сервісів «Вчасно», а тому виникнення технічних проблем у процесі підписання документів онлайн зведене до мінімуму. Накласти підпис на електронний договір можна в кілька кліків.
Можливості сервісу «Вчасно.ЕДО» дозволяють компаніям проходити шлях від переговорів до підписання договору за 1 день.
Зберігання
Коли договір набуває чинності, важливо, щоб усі сторони мали до нього доступ. Так контрагенти відстежують дотримання умов, термін дії тощо. Якщо компанія підписує і зберігає багато паперових договорів, працівники витрачають багато часу, щоб знайти потрібний документ. Через помилки під час архівування частина договорів втрачається.
У 90% працівників, які працюють із договорами, виникають труднощі з пошуком документів.
У воєнний час перед українськими компаніями постає проблема безпечного зберігання документів. Паперові архіви не захищені від ушкоджень чи знищення. Компанії можуть втрачати документи під час релокації або евакуації архівів із зони бойових дій.
З 2022 року майже 8000 українських компаній були переміщені.
У «Вчасно.ЕДО» весь архів зберігається у хмарному сховищі на серверах Amazon, розташованих на території країн Європейського Союзу. Керівники компаній можуть налаштовувати доступ до архіву для окремих працівників, надавати або відкликати право перегляду, скачування або видалення документів.
Для швидкого пошуку документів застосовуються різноманітні фільтри: за типом документа, датою створення або підписання, назвою або реквізитами контрагента тощо.
Автоматизуйте роботу з договорами
Все, що потрібно для безпечної роботи з документами.
Погоджуйте, підписуйте, обмінюйтеся та зберігайте документи онлайн
Ефективний контрактинг: досвід клієнтів «Вчасно»
Мережа мультимаркетів «Аврора» почала впровадження ЕДО з переходу на електронний контрактинг. Щоб забезпечити роботу мережі, яка складається з понад 1500 магазинів, компанія підписує договори з постачальниками, перевізниками, орендодавцями.
Після переходу на ЕДО компанія «Аврора» укладає понад 1000 електронних договорів на рік і економить на цьому близько 1000 людино-годин.
Перехід на ЕДО дозволив компанії «Аврора» автоматизувати погодження договорів. Завдяки цьому значно скоротився час роботи юристів. Зокрема, менеджери транспортного відділу почали погоджувати типові договори на перевезення товарів навіть без їхньої участі. Це дозволило компанії не розширювати юридичний департамент під час масштабування мережі.
Читайте також: Як масштабувати електронні документи на всю компанію? Досвід юридичного відділу мережі мультимаркетів «Аврора»
Електронний контрактинг дозволяє контролювати весь процес укладання договору — від створення до підписання, уникати помилок, заощаджувати час і кошти. Завдяки цьому компанії швидко укладають договори і запускають бізнес-проєкти.
Оптимізуйте процес роботи з договорами у вашій компанії
За детальною консультацією, як налагодити роботу з договорами у вашій компанії за допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО», звертайтеся до наших фахівців
