Вибір EDI-провайдера: чи варто постачальникам працювати з двома сервісами EDI?

По мірі зростання бізнесу у компаній-постачальників збільшується кількість партнерів, розширюється географія співпраці, ускладнюється ланцюг постачання. Через це зростають і вимоги до сервісів EDI.

Чи варто постачальникам, які масштабуються, працювати з кількома EDI-провайдерами? За яких умов таке рішення буде ефективне? Розповімо про це у статті.

Використання двох EDI-сервісів: переваги для постачальників

Сервіси EDI допомагають торговельним компаніям оптимізувати витрати і стандартизувати обмін даними. Робота з двома сервісами дає компаніям ряд переваг. Розглянемо головні з них.

Розподіл ризиків

Робота з двома провайдерами EDI дозволяє постачальникам зменшити ризики у роботі з мережами, зокрема:

1. Технічні. Якщо в роботі EDI-сервіса виникають технічні збої, компанія повільніше обробляє замовлення і доставляє товари. Це може призвести до протермінування строків постачання і фінансових втрат.
   У таких випадках альтернативний EDI-сервіс дозволяє продовжувати обмін даними з мережею без затримок. Завдяки інтеграції обох сервісів з обліковою системою компанія систематизує всі дані щодо постачання товарів: вони не дублюються.
2. Фінансові. Один EDI-провайдер може встановлювати високі тарифи на свої послуги. Повна залежність від одного провайдера може з часом стати фінансово невигідною для компанії.
   Співпраця з двома провайдерами дає можливість розподілити обсяги обміну даними в двох EDI-сервісах відповідно до їх можливостей і вартості. Конкуренція між провайдерами стимулює покращення сервісу й забезпечує альтернативу в разі потреби.

Широке покриття і сумісність сервісів

Робота з двома EDI-провайдерами дає постачальникам можливість працювати з ширшим колом торговельних мереж. Обираючи недорогі тарифи від кількох провайдерів, компанія може значно розширити покриття — за умови, що інтеграція другого EDI-сервісу не потребує значних ресурсів або має вигідні умови підключення.

Сумісні сервіси, які використовують однакові формати даних і протоколи обміну (наприклад, EDIFACT, XML, AS2), дозволяють обмінюватися даними з партнерами, які працюють у різних облікових системах. Завдяки такому підходу компанія може масштабуватися, розширювати географію постачань і швидко реагувати на зміни попиту в різних регіонах.

Конкурентні переваги

Якщо компанія розподіляє клієнтів між двома EDI-сервісами механічно, це створює ряд ризиків:

• фрагментації даних;
• подвійного адміністрування;
• різної якості обслуговування тощо.

Щоб отримати користь від співпраці з двома провайдерами, постачальники можуть використовувати переваги кожного з них для оптимізації власних бізнес-процесів. Зокрема:

• сегментувати бізнес-партнерів — в одному сервісі можна обмінюватися даними із великими мережами, які вимагають суворого дотримання EDI-стандартів. В іншому — працювати з менш структурованими локальними мережами;
• краще враховувати бізнес-процеси партнерів — в одному сервісі можна налагодити масове постачання товарів завдяки високому рівню автоматизації. В іншому — налаштовувати обмін даними під потреби партнерів.

Додатковою перевагою для компаній є наявність екосистемних рішень, таких як підписи (КЕП) для юридично значущих документів, які інтегруються в єдину платформу «Вчасно». Це дозволяє постачальникам зберігати на єдиній платформі всі документи, підписи, історію обміну й дії. Щоб підписати документ, користувачу не потрібно перемикатися між сервісами.

Недоліки співпраці з двома провайдерами EDI

Практика показує, що постачальники з великою кількістю партнерів часто переходять від використання кількох до одного EDI-сервісу. Дублювання документів і витрати на інтеграцію з обліковою системою перевищують для них очікувану вигоду.

Робота з двома EDI-провайдерами може викликати у компаній такі труднощі:

1. Збільшення витрат. Компанія оплачує послуги двох провайдерів у межах тарифів або окремо за підключення, обслуговування, технічну підтримку, оновлення систем тощо. Витрати збільшуються, якщо кожен провайдер EDI потребує окремої інтеграції.
2. Складність управління ланцюгом постачання. Якщо постачальник користується двома різними EDI-сервісами, йому доводиться розділяти обмін даними між ними: частину замовлень опрацьовувати в одному сервісі, частину — в іншому. Це ускладнює контроль постачання в реальному часі.
   Наприклад, один сервіс може підтримувати певний тип документа або формат даних, а інший — ні. В таких випадках потрібно додатково налаштовувати інтеграцію платформ або конвертувати документи вручну.
3. Складна інтеграція. У різних EDI-провайдерів можуть відрізнятися технічні стандарти, протоколи безпеки і формати даних, які потрібно адаптувати до облікових систем постачальника. Така інтеграція вимагає часу і технічних ресурсів.Як свідчить бізнес-практика, багато компаній інтегрують лише один сервіс EDI — той, який пропонує дешевшу, швидшу або гнучкішу інтеграцію з обліковою системою. Інший сервіс вони використовують для обміну даними з окремими партнерами.

Вибір EDI-провайдера: на що звернути увагу?

Обираючи між співпрацею з одним або двома EDI-провайдерами, постачальник повинен взяти до уваги розмір компанії, складність ланцюга постачання і власні бізнес-цілі.

Перш ніж почати співпрацю з додатковим провайдером, компанії варто відповісти на такі запитання:

1. Наскільки вигідно й просто EDI-сервіс інтегрується з вашою обліковою системою?
2. Чи отримує команда оперативну технічну підтримку? Як швидко провайдер реагує на запити?
3. Чи зрозуміла структура тарифів у обох провайдерів? Чи можна уникнути додаткових витрат на підключення, підтримку або інтеграцію?
4. Чи доцільно розділити клієнтів між двома сервісами: один — для великих мереж, інший — для локальних партнерів?
5. Чи дозволить другий EDI-сервіс зменшити навантаження на основну систему та уникнути зупинок у роботі?
6. Чи пропонує додатковий сервіс гнучкі сценарії обміну, адаптовані до вашого типу бізнесу?
7. Чи пропонує сервіс готові модульні рішення для інтеграції з обліковими системами?

Робота з двома провайдерами найкраще підходить для великих постачальників. Вони можуть використовувати переваги кожного сервісу в роботі з різними клієнтами. Якщо компанія співпрацює зі всеукраїнськими і регіональними торговельними мережами, технічні можливості двох сервісів допомагають їй закривати всі потреби, що виникають у процесі постачання.