Електронна видаткова накладна: правила оформлення та визначення чинності

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» дозволяє оформлювати видаткові накладні й інші первинні документи в електронній формі. В чому особливості електронних видаткових накладних та які є вимоги до їх оформлення — розповімо у статті.

Особливості оформлення видаткової накладної

Видаткова накладна — це основний первинний документ, яким постачальник засвідчує передачу товару покупцю.

Наразі не існує єдиної затвердженої форми видаткової накладної. Найчастіше компанії беруть за основу видаткової накладної зразок форми № М-11. Для роботи з електронними первинними документами можна оформлювати видаткову накладну за шаблоном облікової системи.

Обов’язкові реквізити у видатковій накладній

Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає перелік реквізитів первинного документу, до яких належить і видаткова накладна. Зокрема:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища осіб(крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України), відповідальних за здійснення                                 господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Ці реквізити обов’язкові як для паперової форми видаткової накладної, так і для електронної.

Підписання видаткової накладної у «Вчасно.EDI»

Стаття 5 Закону України «Про електронні документи і електронний документообіг» визначає електронний документ як документ у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Накладення електронного підпису завершує створення електронного документа (ч. 3 ст. 6 Закону).

Якщо працівники компаній оформлюють видаткові накладні в сервісах обміну електронними даними (EDI-сервісах), окремі реквізити в документ додаються автоматично.

У «Вчасно.EDI» посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій, завантажуються із даних електронних підписів у момент підписання накладної. Важливо, щоб електронний підпис містив дані про посади підписантів (уповноважених представників юридичних осіб). Так, компанії уникають помилок, коли у видатковій зазначена одна особа, а підписує документ інша.

Видаткова накладна

Як бачимо в прикладі, видаткова накладна містить обов’язковий реквізит – “посаду і прізвище” в блоці інформації про електронний підпис. Блок підписання містить також інформацію про код ЄДРПОУ компанії. Це дозволяє ідентифікувати осіб, які здійснили господарську операцію.

Визначення чинності електронних видаткових накладних

У визначенні чинності електронних видаткових накладних юристи керуються нормою, встановленою в ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Згідно з нею, неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що:

такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;

та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Про це свідчить і судова практика. Зокрема, постанова Верховного суду від 28.02.2018 у справі №806/1033/17 зазначає, що відсутність реквізитів первинних документів ще не означає їх дефектність; відсутність деталізації в первинних документах не є підставою для визнання нереальності господарських операцій.

Електронні накладні дозволяють легко ідентифікувати підписантів. Завдяки цьому компанії можуть уникати помилок під час заповнення, а також легко знаходити необхідну інформацію і подавати її на перевірку.