Результати впровадження ЕДО
Раніше альтернатив ЕДО не існувало
Ми роками працювали з паперовими документами від партнерів, оскільки альтернатив не було. Кожні три місяці вивозили документи в архів і коридори були завалені мішками з паперами.
Через те, що наші магазини є в райцентрах і селах, логістика документів — це великий виклик. Тож з 2019 року ми наважилися на впровадження ЕДО.
Які труднощі виникали під час впровадження ЕДО?
Ми почали впровадження ЕДО з двох департаментів: адміністративного та маркетингового. А з початком пандемії працювати у «Вчасно» погодилися всі. Нам пощастило, бо ми вже були готові до віддаленої роботи і мали налаштовані архіви.
Спершу деякі співробітники та партнери сприйняли нововведення без особливого ентузіазму і не хотіли відмовлятися від паперу. Однак і COVID-19, і повномасштабне вторгнення показали, що отримувати гроші та послуги можна швидше, а співпрацювати з партнерами — легше і з будь-якої локації.
Зараз у папері залишилися лише документи з тими контрагентами, яким поки складно впровадити ЕДО — комунальні підприємства та ЖЕКи. Наприклад, у невеликих містечках та селах.
Переваги користування ЕДО
-
1Простіші перевіркиМи велика компанія, тож зобов’язані щороку проходити аудит. Тепер за документами для перевірки не треба їздити в архів. Всі документи надаємо в електронному вигляді, що набагато швидше та простіше.
-
2ШвидкістьПочасти підписання договору затримує початок партнерства. Тепер візування та підписання паперового договору замість тижня займає 1 день.
-
3Збереження інформаціїВ умовах війни, а разом з тим систематичних атак і обстрілів, папір — це ненадійне джерело зберігання документів. З ЕДО перейматися через це не потрібно.
-
4Мінімізація помилокПомилка в цифрах чи неправильне формулювання у договорі може дорого обійтися бізнесу. В електронному документі такі помилки робляться рідше, оскільки людський фактор зводиться до мінімуму: є автовиправлення, можливість внести правки чи оперативно перезавантажити документ.
Читайте також: Як пройти податкову перевірку з електронними документами?
Подальші плани щодо автоматизації бізнес-процесів
Звісно, ми будемо автоматизовувати і цифровізувати процеси й надалі. До кінця 2024 року плануємо зробити понад 2000 активних КЕПів для наших співробітників. Наразі в електронний формат переведена більшість касових документів, а далі запровадимо електронні накладні та ТТН.
Попри 73% оцифрованих документів ми не зупинимося і продовжимо рухатися в цьому напрямку. Цифровізація дозволяє бізнесу рухатися вперед і працювати ефективніше, а отже — заробляти більше.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
