Чому почали використовувати електронні документи
Електронні документи зі студентами почали підписувати влітку 2020 року. За декілька місяців карантину всі вже звикли до необхідності дистанціюватися та мінімізувати контакти. Це був логічний та очікуваний крок.
При подачі документів відразу пропонуємо абітурієнтам обмінюватися ними в електронному вигляді. Мова йде про договори, додаткові угоди, рахунки, акти виконаних робіт.
Пояснюємо всі переваги та показуємо, як розпочати користуватися сервісом електронного документообігу. Ми працюємо зі «Вчасно». Для обміну цифровими документами достатньо мати комп’ютер або смартфон, інтернет та цифровий підпис. 99% студентів погоджуються, адже всім цікаво спробувати щось нове. Для них це новий етап в житті, новий університет, нові знайомства.
Також зустрічаються студенти, які вже працюють або працювали з електронними паперами.
Решта 1% студентів — це ті, хто не можуть використовувати свій цифровий підпис не в робочих цілях. Зазвичай це працівники державних або банківських структур. В таких випадках ми залишаємо паперові документи.
Наразі щодня ми підписуємо близько 12–15 документів не тільки зі студентами, а також з нашими партнерами, працівниками та підрядниками.
Під час віддаленої роботи та навчання електронний документообіг — особливо корисний інструмент. Студенти, які платять за навчання по семестрах або курсах, повинні після закінчення кожного періоду підписувати акт виконаних робіт. Раніше їм потрібно було приїхати до нас в офіс або надіслати документи поштою. Зараз робимо це в електронному вигляді. Ми економимо кошти за пересилку та друк документів на папері, а студенти — час та кошти на дорогу.
З чого розпочалась діджиталізація
Ми розпочали діджиталізацію у 2018 році. Перш за все перевели в електронний формат тендерні закупівлі компанії — почали працювати на електронному майданчику Zakupki.Prom.ua. Там же мені і порадили спробувати сервіс електронного документообігу «Вчасно».
Визначальними факторами при виборі сервісу для нас були зручність та простота. Ми розуміли, що якщо нашим студентам або партнерам доведеться докладати багато зусиль, щоб розібратися, як підписати та відправити документи, то папірців ми так і не позбавимося.
Ще один важливий фактор — ми група компаній (окрім освітньої, ми ще займаємося аналітичною, дослідницькою та консультаційною діяльністю), тому нам необхідно було мати можливість поєднати всі наші документи в одну екосистему, налаштувати як внутрішній, так і зовнішній обмін документами.
До того моменту Київська школа економіки ніколи не мала досвіду роботи з подібними сервісами. Я почав вивчати, як це працює і на якій законодавчій базі ґрунтується. Керівництво довго переконувати не довелося, оскільки всі розуміли необхідність діджиталізації.
Розпочали з однієї компанії і за допомоги консультантів сервісу поступово налаштували систему під себе. Спочатку налаштували обмін електронними документами з найближчими партнерами. З часом залучали до сервісу все більше підрядників та колег.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Працювати з електронними документами виявилося значно швидше і дешевше, ніж з паперовими. А головне — бухгалтерія позбулася головного болю: не треба місяцями чекати на паперові документи від підрядників.
Після такого успішного тесту на одній із наших компаній, підключили всю групу до системи електронного документообігу.
Налаштування та тестування системи в першій компанії зайняло орієнтовно три місяці, ще два місяці — підключення та налаштування роботи решти компаній. В цілому, за п’ять місяців нам успішно вдалося впровадити систему електронного документообігу на всю групу компаній.
Завдяки інструментам сервісу автоматизували різні процеси при роботі з документами. Наприклад, для кожного типу документів ми зробили свій сценарій, тобто шлях, який документ проходить автоматично перед тим, як потрапити до контрагента.
Це виглядає так: бухгалтер завантажує в систему договір, після цього він автоматично направляється на погодження в юридичний та фінансовий відділ, після погодження — на підпис до директора і тільки після того, як всі погодять, а директор підпише — договір відправляється клієнту.
Запорука успіху в даному випадку — правильно налаштувати алгоритм роботи з кожним типом документів, а далі система все виконує самостійно.
Як переконували колег
Першопрохідцями були працівники першої компанії. А масовою діджиталізацію ми зробили завдяки інформаційному дайджесту. У нас є розсилка внутрішніх новин. В ці розсилки ми почали додавати новини про впровадження електронного документообігу, як це вже успішно працює в одній з компаній і як покращує життя всім причетним.
На загальних зустрічах я регулярно проводив презентацією сервісу, розповідав про переваги та демонстрував, як приклад, досвід колег, які вже перейшли на електронний документообіг. Дуже допомагали ті самі першопрохідці, коли під час спілкування з іншими колегами ділились позитивними враженнями від роботи з електронними документами. Таким чином нам вдалося легко перевести всіх працівників на електронний документообіг.
Як оцінюємо результат
Ми не рахували скільки заощаджуємо грошей та часу від використання електронних документів. Нам важливіше розуміти, що наші працівники отримують задоволення від роботи з електронними документами.
Раніше, коли йшлося про те, що потрібно дістати якісь документи, всі відразу важко зітхали з відчуттям приреченості на нудну роботу. А зараз, якщо виникає питання про отримання якогось документу, це вирішується буквально за 5–10 хвилин, одним листом або дзвінком. Ось це для нас найкращий показник.
З якими труднощами зіткнулися
Юристи висловлювали свої побоювання, оскільки на момент впровадження системи ще не було судової практики розгляду справ із електронними документами. Вони непокоїлися, що буде в разі перевірки: чи застосують до нас штрафні санкції, якщо ми покажемо не паперові документи, чи ні.
Нам вдалося переконати юристів, що рано чи пізно такі практики з’являться, адже електронний документообіг був законодавчо врегульований вже не перший рік. Станом на сьогодні вже є достатньо випадків використання електронних документів у суді та при проходженні податкових перевірок.
Долали певний спротив і з боку бухгалтерії. Дуже важко було їм відмовитися від паперових документів. Ми пояснили всі плюси нововведення і запропонували наступний розвиток подій: починаємо працювати з електронними документами, а якщо не вийде чи не сподобається — офіс-менеджер буде друкувати паперові документи з системи. На такий крок бухгалтерія погодилася і зараз успішно працює з електронними документами.
Страх змін є у всіх і це нормально. Але інколи потрібно ризикувати і пробувати щось нове. Ви можете втратити щось хороше, але обов’язково здобудете щось краще.
