Результати впровадження ЕДО
Про причини переходу на електронні договори
Для оптимізації та прискорення роботи компанія lifecell у 2018 році поступово почала переходити на електронний документообіг, обравши для цього сервіс «Вчасно». В часи прогресивних ІТ-рішень компанія lifecell, яка безпосередньо бере участь у їхньому створенні, розвитку та удосконаленні, так само прагне до оптимізації процесів. Дедалі більше послуг надається в онлайн-режимі та більше угод підписується без особистих зустрічей.
Автоматизація дозволяє впорядкувати документообіг у компанії, контролювати виконання оперативних завдань, відстежувати взаємодію співробітників, а також допомагає контрагентам швидко та безпечно обмінюватися документами онлайн. Однією із вагомих причин такого переходу є те, що наша компанія дбає про екологію.
З початком карантину у 2020 році, кількість наших працівників у системі поступово зросла до 598 співробітників, які майже кожного дня завантажують, опрацьовують, погоджують та підписують документи. На сьогодні, в компанії є два адміністратори системи «Вчасно», які реєструють колег, надають право користування ярликами та слідкують за коректністю завантажених документів до системи.
Про етапи впровадження
В lifecell перехід на ЕДО був поступовий, і він все ще триває. Ми чітко сформулювали наші потреби та «ідеальне» бачення сервісу в технічному завданні. Потім проаналізували всі пропозиції на ринку в 2018 році. Домовились із декількома компаніями про тестовий період і запропонували нашим фокус-групам оцінити роботу кожної з них. Сервіс «Вчасно» виявився максимально «user friendly» та відповідав усім важливим критеріям для нас: простота у використанні, мобільність, підтримка зовнішнього документообігу з контрагентами, доступність та безпека даних.
Весь процес переходу на ЕДО ми умовно поділили на 5 важливих кроків:
- Створили робочу групу
- Описали ідеальний процес (як ми його собі уявляємо)
- Чітко прописали ТЗ
- Обрали контрагента
- Здійснили поступову автоматизацію
Спочатку на ЕДО перенесли зовнішні документи для роботи з контрагентами (приблизно три місяці в 2018 році). Поступово ми дійшли до внутрішніх, а наразі активно працюємо над кадровими документами.
Отримані переваги
-
1Більше 60-ти видів електронних документів.Більшу частину внутрішніх документів компанії ми перевели в електронну форму (близько 60 видів документів: накази з основної діяльності, внутрішні політики, процедури, інструкції, акти, звіти, довідки тощо). Щомісяця відсоток електронних документів зростає. Ми переводимо нові процеси в електронний формат й активно долучаємо до цього процесу як своїх бізнес-партнерів, так і контрагентів.
-
2Швидкість підписання.Щомісячно у «Вчасно» підписується та надсилається близько 33 000 документів. Наприклад, за серпень 2022 року ми погодили та підписали 32 119 зовнішніх документів та 828 внутрішніх. Щомісяця ця кількість зростає. Завантаження, погодження та підписання одного електронного документу за ідеальних умов займає близько 7 хвилин. Раніше ж, співробітники могли витрачати до половини робочого дня на підписання та відправлення паперових договорів, актів і рахунків. Співробітники не відволікаються на друкування, погодження та надсилання документів. Тепер вони можуть братися за більш значущі завдання. До того ж знизилися на 33% витрати на пересилання паперових документів, а на зберіганні архівних документів ми заощадили до 45%. Коли всі перелічені процеси було перенесено в діджитал-простір, ми почали заощаджувати безліч ресурсів та часу.
-
3Економія ресурсів.Витрати на друк і доставку паперів становлять велику статтю витрат. У системі «Вчасно» це можна зробити економніше — без витрат на папір, матеріали та пересилання документів. До того ж, так як документи потрібно зберігати не менше 5 років, залежно від типу, то для зберігання паперових потрібні окремі приміщення, які займають чимало місця та потребують додаткових витрат. З електронними документами набагато простіше: вони зберігаються на серверах і отримати до них доступ можна з будь-якої точки світу. А ще буває так, що паперовий документ може бути зіпсованим, не придатним до опрацювання, втраченим кур'єром або ж недоопрацьованим адресатом. З ЕДО ці процеси контролюються безпосередньо ініціатором.
Крім того, ми особливо відокремлюємо такі переваги ЕДО для Lifecell:
– прискорення пошуку потрібних документів;
– розсилання та перенаправлення документації на пошту співробітника;
– зберігання внутрішніх документів та файлів у структурі ярликів (папок) із урахуванням прав доступу співробітників;
– можливість легко знайти листи за реквізитами, поштою або назвою;
– програма повідомляє електронною поштою про отримання документів;
– доступ до документу можна отримати з дому, не потрібно відвідувати офіс;
– можливість паралельного виконання операцій (узгодження, підписання), що дозволяє скоротити час руху документів.
Адаптація співробітників
Щодо співробітників — їм знадобився деякий час для ознайомлення з особливостями роботи в системі. Спочатку багато з них продовжували відправляти документи в паперовому вигляді. Деякі документи дублювалися, оскільки раніше були підписані у «Вчасно», а потім їх друкували та передавали в папері. Щоб цього уникнути, компанія провела низку внутрішніх вебінарів на наступні теми: «Як працювати з системою Вчасно», «Як завантажувати документи до системи Вчасно» та інші. Також ми записали відео-уроки для співробітників для полегшення роботи та швидкого ознайомлення із системою.
За результатами останніх опитувань, співробітники задоволені електронним документообігом, який значно полегшує їхню роботу. Завдяки ЕДО наші колеги не мають потреби відвідувати офіс та працюють дистанційно. Водночас звична схема роботи в компанії не змінюється. Ті співробітники, які раніше працювали з паперами, продовжують це робити, але вже в електронному форматі і з меншою витратою часу.
Бізнес-процеси під час воєнного стану
З початком введення воєнного стану в Україні, погодження та підписання документів у паперовому вигляді стало проблемою для багатьох компаній, ми не стали виключенням.
Левова частина наших працівників роз’їхалися по різним куточкам не лише України, а й усього світу. Завдяки сервісу «Вчасно» обмін електронними документами можливий з будь-якою людиною або компанією незалежно від місця перебування за лічені хвилини. Електронний документообіг також дозволяє підписувати та надсилати документи до органів державної влади, що в період воєнного стану є вкрай важливим та необхідним.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
