Результати впровадження ЕДО
З якими труднощами зіткнулися під час впровадження ЕДО?
Впровадження ЕДО ми розпочали з підписування кадрових документів. Зробити за короткий термін електронні цифрові підписи всім співробітникам компанії було для нас неабияким викликом.
Також не всім було легко адаптуватися до нових бізнес-процесів у роботі з документами. Проте, ключі «Вчасно.КЕП» допомогли впоратися із цими проблемами.
Як легко впровадити електронні підписи співробітникам?
-
1Пояснили співробітникам законодавчу базу електронних підписів, а також розповіли про всі переваги. До слова, всі наші контрагенти на той момент користувалися саме електронними ключами.
-
2Підготували детальні інструкції з реєстрації і користування КЕПами.
-
3Служба підтримки «Вчасно» допомагала на всіх етапах, а зручний інтерфейс сервісу дозволив швидко у всьому розібратися.
-
4Про необхідність поставити підпис у документі нагадує чат-бот, який ми створили на базі Slack.
-
5Вже менш ніж за місяць всі співробітники отримали та користувалися електронними ключами.
Попри нелегкий старт, всі швидко звикли до того, що більше не треба друкувати паперові документи і носити їх на пошту.
Зараз весь кадровий документообіг компанії «Лифт Юкрейн» — електронний.
Яких результатів досягли?
Ефективність. Ми перевели в ЕДО 95% документів, а за рік підписуємо понад 3500 екземплярів.
Також завдяки значному скороченню витрат на розхідні матеріали (папір, відправки поштою тощо), а також економії часу співробітників зекономили близько 1 млн гривень.
Економія часу. Наші співробітники більше не витрачають час на підготовку, друк і відправку документів. Ми використовуємо спеціальні сценарії у сервісі «Вчасно», а шаблони генеруються автоматично. Тому процес роботи з документами пришвидшився вдесятеро. Завдяки цьому команди можуть зосередитися на креативних завданнях, замість рутини.
Без привʼязки до офісу. З ЕДО наші співробітники і партнери працюють з різних куточків України та світу, адже все що потрібно їм для роботи — це інтернет.
Мінімум помилок. Бізнес-процеси з документами автоматизовані, а людський фактор — мінімальний.
Хоч план щодо діджиталізації і впровадження ЕДО в Україні виконано, ми не збираємося зупинятися.
«Лифт» — це компанія, яка завжди використовує сучасні технології і штучний інтелект, щоб працювати ефективніше. Тому, в планах надалі автоматизовувати бізнес-процеси і отримувати максимум результату від сервісу.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
