Як працювати без офісу і підписувати понад 3000 документів на рік: досвід компанії «Лифт Юкрейн»

«Лифт Юкрейн» — це філіал американської IT-компанії, котрий у 2021-му році відкрився в Україні.

Спочатку компанія не мала офісу, і понад 150 співробітників зі всієї країни працювали віддалено. Проте після повномасштабного вторгнення ситуація ускладнилася.

Відправка документів поштою стала проблематичною, до того ж велика кількість партнерів компанії перебували за кордоном. Потрібно було знайти оптимальне рішення якнайшвидше, щоб адаптуватися до змін.

Про те, як підписувати 3 000 документів на рік без офісу та легко мотивувати працівників використовувати ЕДО — розповіла Юліанна Чорна, адміністративна директорка «Лифт Юкрейн».

Юліанна Чорна

адміністративна директорка

Результати впровадження ЕДО

підписуємо понад 3500 електронних документів у рік

перевели в онлайн ~95% документів

зекономили ~1 мільйон гривень

х10 разів швидше генеруємо шаблони документів

З якими труднощами зіткнулися під час впровадження ЕДО?

Впровадження ЕДО ми розпочали з підписування кадрових документів. Зробити за короткий термін електронні цифрові підписи всім співробітникам компанії було для нас неабияким викликом.

Також не всім було легко адаптуватися до нових бізнес-процесів у роботі з документами. Проте, ключі «Вчасно.КЕП» допомогли впоратися із цими проблемами.

Як легко впровадити електронні підписи співробітникам?

1

Пояснили співробітникам законодавчу базу електронних підписів, а також розповіли про всі переваги. До слова, всі наші контрагенти на той момент користувалися саме електронними ключами.
2

Підготували детальні інструкції з реєстрації і користування КЕПами.
3

Служба підтримки «Вчасно» допомагала на всіх етапах, а зручний інтерфейс сервісу дозволив швидко у всьому розібратися.
4

Про необхідність поставити підпис у документі нагадує чат-бот, який ми створили на базі Slack.
5

Вже менш ніж за місяць всі співробітники отримали та користувалися електронними ключами.

Попри нелегкий старт, всі швидко звикли до того, що більше не треба друкувати паперові документи і носити їх на пошту.

Зараз весь кадровий документообіг компанії «Лифт Юкрейн» — електронний.

Яких результатів досягли?

Ефективність. Ми перевели в ЕДО 95% документів, а за рік підписуємо понад 3500 екземплярів.
Також завдяки значному скороченню витрат на розхідні матеріали (папір, відправки поштою тощо), а також економії часу співробітників зекономили близько 1 млн гривень.

Економія часу. Наші співробітники більше не витрачають час на підготовку, друк і відправку документів. Ми використовуємо спеціальні сценарії у сервісі «Вчасно», а шаблони генеруються автоматично. Тому процес роботи з документами пришвидшився вдесятеро. Завдяки цьому команди можуть зосередитися на креативних завданнях, замість рутини.

Без привʼязки до офісу. З ЕДО наші співробітники і партнери працюють з різних куточків України та світу, адже все що потрібно їм для роботи — це інтернет.

Мінімум помилок. Бізнес-процеси з документами автоматизовані, а людський фактор — мінімальний.

Хоч план щодо діджиталізації і впровадження ЕДО в Україні виконано, ми не збираємося зупинятися.

Читайте також: Впровадження електронного документообігу на підприємстві: з чого почати?

«Лифт» — це компанія, яка завжди використовує сучасні технології і штучний інтелект, щоб працювати ефективніше. Тому, в планах надалі автоматизовувати бізнес-процеси і отримувати максимум результату від сервісу.

Дізнайтесь більше про «Вчасно»

Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.

Дізнатись більше про EDO

Було корисно? Поділіться статтею