Результати впровадження ЕДО
Чому перейшли на електронні документи
Особливістю нашого бізнесу є велика кількість клієнтів і ще більша кількість паперових документів, які підписуються щомісяця. Мова йде про додаткову угоду на зміну ціни і акт прийому-передачі. Раніше всі документи ми підписували у паперовому вигляді і передавали до архіву на зберігання. З часом почали цей архів навіть відцифровувати, щоб не втратити нічого у випадку настання форс-мажорних обставин.
Ці особливості бізнесу підштовхнули нас замислитися про перехід на ЕДО. Два роки COVID-19 додали впевненості, що робити це просто необхідно. А з початком повномасштабної війни ми зрозуміли, що далі немає куди відкладати ці плани і взялися за впровадження. У червні 2022 року ми почали працювати зі “Вчасно”.
Скільки часу витратили на перехід на ЕДО? Які кроки конкретно для вашої компанії він включав?
Від ідеї до реалізації проекту пройшло три місяці. Зараз наша ціль — “продати” цю послугу клієнтам, які не використовують ЕДО. Окрім того, потрібно переконати своїх менеджерів, які бояться, що через ЕДО вони “втратять” клієнта, адже у них не буде причини зайвий раз зустрічатися з ним. Це біль менеджерів здебільшого у маленьких містечках.
Про документи у паперовому вигляді
Ми багато років постачаємо природний газ та електроенергію великій кількості бізнесів. Ми підписуємо з ними у “Вчасно” первинний договір, додаткові угоди кожного місяця і акти приймання-передачі, а також отримуємо від клієнтів заяви щодо зміни обсягів постачання газу.
А от щодо електроенергії є свої особливості. Ми не можемо підписувати з клієнтом первинний договір у електронній формі, бо за нормативними вимогами він має бути виключно на папері. Але всю поточну документацію щодо електроенергії — додаткові угоди і акти — можна підписувати в ЕДО.
Переваги від електронних документів
-
1Економія часуГоловне наше надбання — це час, який вивільняється у наших менеджерів. Швидкість підписання документів зменшилась з 2 тижнів до однієї години. Тобто, близько 30% робочого часу, який раніше витрачався на роботу з документами, — тепер використовується на пошук нових клієнтів.
-
2Економія коштівНайбільша категорія витрат у нас — це витрати на пересилку документів. Ми використовуємо різних операторів — “Нову пошту”, “Міст Експрес”, курʼєрські служби. У цій категорії ми відмічаємо найбільшу економію.
Витрати на друк і транспортування на одного клієнта зараз приблизно такі:
- доставка “Нова пошта” — 45 грн/документ;
- доставка “Містекспрес” — 70 грн/документ;
- доставка кур'єрською службою — 90 грн;
- доставка документів до нашого архіву — 5 грн/документ;
- папір — 2 аркуші — 1 грн;
- картридж — 4 аркуші — 3,32 грн.
Разом економія на одного клієнта – від 100 до 145 грн (залежно від типу доставки документів), без урахування часових витрат менеджерів та відповідних служб компанії.
Враховуючи кількість клієнтів, з якими ми працюємо у “Вчасно”, та кількість підписаних документів — ми заощаджуємо від 56 до 80 тисяч гривень щомісяця.
Скільки в середньому документів на місяць в компанії, скільки часу витрачаєте на роботу з ними?
У червні ми почали працювати у “Вчасно” з 3 клієнтами, зараз — з 561. З кожним підписуємо мінімум два документи щомісяця. Але маємо амбітні плани — підключити до сервісу 6 тисяч клієнтів. Тож обсяги електронних документів зростають щомісяця.
З ЕДО постійно працюють троє: співробітник з відділу документообігу, який відповідає за підписання договорів і додаткових угод; бухгалтер, який відповідає за акти прийому-передачі; фахівець з IT, який налаштовує інтеграцію між нашими внутрішніми системами “Docs”, 1С і “Вчасно”, та усуває несправності.
Складнощі під час впровадження системи
Здебільшого і наші менеджери в регіонах, і клієнти частково опираються переходу на ЕДО. Для них це дуже незвично. Не всі хочуть перевчатися, змінювати звички. Часто менеджери “живуть” операційними питаннями — підготувати документи для клієнта, зʼїздити до нього, щоб їх підписати, а не питанням — продати більше газу чи електрики.
До того ж, у нас велика частка ФОПів серед клієнтів, а вони взагалі не дуже хочуть використовувати ЕДО, бо з них за законом не вимагаються ані акти, ані додаткові угоди.
Щодо великих підприємств, то там взагалі бувають дивні ситуації — деякі клієнти, підписуючи договори у “Вчасно”, вимагають від нас підписати і відправити їм паперовий дублікат. Вони взагалі дуже консервативно налаштовані щодо ЕДО.
Але для нас це настільки принципове питання, що ми його запроектували у KPI — перевести на ЕДО протягом року 30% нашого клієнтського портфелю. Це доволі амбітний виклик. Саме тому ми активно цікавимось досвідом інших компаній. Для виконання цього плану ми використовуємо різні методи: розсилаємо корисні інструкції про ЕДО в email-розсилках, проводимо навчання та консультації, а також регулярно говоримо про переваги електронних документів у соцмережах компанії.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Аргументи для співробітників та контрагентів
Для співробітників головний аргумент — це час, який у них вивільняється на інші питання, зокрема на продажі.
Клієнти найчастіше відзначають, що для них найбільша цінність в тому, що вони можуть підписати документи з будь-якої точки країни чи навіть світу. Для тих власників бізнесів, які змінили місце проживання чи перенесли свій офіс в інший регіон, це дуже суттєва перевага.
Щоб зацікавити співробітників переводити клієнтів, ми навіть влаштовуємо внутрішні конкурси — хто більше переведе клієнтів на ЕДО. Один був у липні, а другий — у серпні. До конкурсу залучили як менеджерів, так і лінійних керівників.
Як війна вплинула на ваші існуючі бізнес-процеси та чи допомагає вам електронний документообіг покращити їх?
ЕДО дуже спрощує роботу, особливо в тих регіонах, де ведуться бойові дії. Наприклад, наші менеджери з Харківської області, які наразі перебувають у відносно безпечних регіонах, продовжують вести своїх клієнтів, які продовжують працювати в Харкові.
Схожі ситуації в Сумах, Запоріжжі, Миколаєві, де ми змушені були закрити майже всі клієнтські відділення через постійні обстріли.
