Результати впровадження електронних товарно-транспортних накладних (еТТН)
Що спонукало перейти на еТТН?
Окрім постачання техніки клієнтам, компанія «Цеппелін Україна ТОВ» проводить ремонт і обслуговування у власних сервісних центрах та в польових умовах. Для доставки техніки і запчастин клієнтам компанія оформлювала велику кількість паперових товарно-транспортних накладних.
Як виглядав процес роботи з паперовими ТТН?
Шлях ТТН у паперовій формі складався з таких кроків:
- Менеджер із логістики оформлював заявку на відвантаження.
- Бухгалтер або спеціаліст з логістики оформлював ТТН у ERP-системі і відправляв працівнику складу.
- Працівник складу роздруковував 4 примірники ТТН: один залишався на складі, два — для перевізника, один — для отримувача вантажу.
- Після розвантаження перевізник надсилав один підписаний примірник ТТН у центральний офіс компанії для оформлення акту виконаних робіт.
Які труднощі виникали під час роботи з паперовими ТТН?
Робота з паперовими ТТН створювала для компанії ряд труднощів:
- водії губили ТТН — менеджерам компанії доводилося підписували їх повторно з усіма учасниками перевезення;
- працівники центрального офісу отримували ТТН без підпису. Вони змушені були надсилати документи Новою поштою на допідписання;
- якщо відвантаження відбувалося в полі (наприклад, на виставках сільськогосподарської техніки) неможливо було роздрукувати ТТН. Менеджер друкував їх у найближчому населеному пункті і повертався, щоб передати водію.
В кожному з цих випадків компанія витрачала додаткові кошти і час на оформлення і підписання товарно-транспортні накладних. У виконанні замовлень часто виникали затримки.
Чому обрали еТТН?
Щоб вирішити проблеми з паперовими ТТН і спростити документообіг під час вантажних перевезень, компанія розпочала впровадження електронних ТТН. Також цей проєкт став етапом підготовки до обов’язкового впровадження еТТН в Україні.
Для співробітників «Цеппелін Україна ТОВ», які оформлюють документи на перевезення вантажів, перехід на еТТН — це економія часу, прозорість і контроль за рухом вантажів на кожному етапі. Всі учасники перевезення (відправник, перевізник, отримувач) бачать процес у реальному часі та відстежують і можуть опперативно реагувати на всі можливі затримки.
Проєкт еТТН із сервісом «Вчасно.ТТН» був розроблений для того, щоб зробити логістичні операції більш зручними, швидкими, ефективними та сучасними.
Команда впровадження еТТН: ролі та завдання
Проєкт із впровадження еТТН у компанії «Цеппелін Україна ТОВ» розпочався в листопаді 2024 року. До команди впровадження увійшли фахівці з різних відділів:
- фахівці відділу логістики — сформулювали вимоги до процесу оформлення і підписання еТТН, взяли участь у тестуванні;
- IT-фахівці — інтегрували сервіс «Вчасно.ТТН» із обліковою системою, налаштували і проводили технічну підтримку системи;
- фахівець систем електронного документообігу — координував роботу команди, проводив тестування;
- перевізник — долучився до пілотного етапу і підписував еТТН у тестовому режимі;
- фахівці «Вчасно» — консультували співробітників, проводили технічну підтримку та навчання.
Як проходив перехід на електронні ТТН: етапи впровадження
Перехід на електронні ТТН складався з таких етапів:
1. Підготовчий етап (листопад 2024)
Фахівці з впровадження «Вчасно.ТТН» спільно зі співробітниками компанії проаналізували процеси перевезення вантажів і виокремили ланки, в яких найчастіше виникають затримки та помилки.
2. Технічна реалізація (листопад – грудень 2024)
Для оформлення товарно-транспортних накладних компанія використовує облікову систему 1С. Технічні фахівці інтегрували її через API із сервісом «Вчасно.ТТН», щоб автоматизувати оформлення документів.
3. Тестування та пілотний запуск (грудень 2024 – лютий 2025)
Провели навчання для співробітників, які працюють із еТТН. Учасники тестували функціонал, підписували документи разом із перевізником, перевіряли процеси в реальних умовах.
Перший результат
В лютому 2025 року компанія успішно підписала першу електронну ТТН.
Які труднощі виникли в процесі впровадження
Проблема з тегами при завантаженні документів
Фахівці «Вчасно» швидко навчили команду впровадження і користуватися сервісом «Вчасно.ТТН». На початковому етапі під час завантаження документів у сервіс виникли труднощі з налаштуванням даних для тегів. Однак команда техпідтримки «Вчасно» швидко налаштувала інтеграцію з обліковою системою і спростила цей процес.
Відсутність електронного підпису у водіїв
Під час тестування сервісу команда впровадження виявила, що більшість водіїв та експедиторів не мають електронного підпису. Для вирішення цього питання команда «Вчасно» запропонувала хмарний електронний підпис «Вчасно.КЕП». Він належить до екосистеми сервісів «Вчасно». За його допомогою водії та експедитори можуть підписати електронну ТТН у застосунку «Вчасно.ТТН» протягом 20 секунд. Ймовірність технічних помилок зведена до мінімуму.
Результати впровадження еТТН
Після тестування компанія «Цеппелін Україна ТОВ» виокремила такі переваги роботи в сервісі «Вчасно.ТТН»:
-
1Швидкість обміну данимиЗавдяки «Вчасно.КЕП» або підписам від інших провайдерів, електронну ТТН можна підписати протягом 20 секунд. Це значно пришвидшує обробку документів.
-
2Надійність збереження інформаціїЕТТН не губляться й завжди залишаються під рукою в електронному вигляді . Це мінімізує ризики затримок, штрафів і невдоволення клієнтів.
-
3Прозорість і контроль процесу перевезенняМенеджери компанії можуть відстежувати всі етапи перевезення в реальному часі та оперативно реагувати на будь-які затримки — незалежно від місця перебування.
-
4Цифровізація логістикиАвтоматизоване оформлення еТТН в сервісі «Вчасно.ТТН» дозволяє уникати помилок під час оформлення документів на вантажі, спрощує роботу з документами.
Що змінилося на практиці?
Раніше паперові ТТН могли чекати підпису до місяця.
Зараз — всі підписи накладаються в день розвантаження, що суттєво пришвидшує документообіг і підвищує клієнтський сервіс.
Готовність до майбутнього
Використання «Вчасно.ТТН» дозволяє компанії не лише відповідати українським стандартам, а й підготуватись до міжнародних перевезень із використанням e-CMR.
Перехід на еТТН — це не просто оптимізація і автоматизація. Це стратегічний крок до роботи за європейськими правилами та розширення бізнес-можливостей.
Хочете впровадити еТТН у своїй компанії?
Дізнайтеся більше про «Вчасно.ТТН» — сервіс для швидкого й зручного переходу на електронні товарно-транспортні накладні.
