Електронна печатка: для чого потрібна і як оформити

З цифровізацією бізнесу підприємці почали використовувати не лише електронні підписи, а й печатки. Законодавство України легалізує електронну печатку як інструмент для ведення бізнесу. Де вона застосовується та в чому її відмінності від електронного підпису — розглянемо у статті.

Що таке електронна цифрова печатка?

За Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2801-ІХ):

Електронна печатка може бути:

• удосконаленою — зберігатися на звичайному носії — флешці, CD-диску тощо;
• кваліфікованою — формуватися на захищеному носії або в хмарному сервісі.

Кваліфікована електронна печатка виконує ті ж функції, що й електронний підпис. Вона засвідчує цілісність і достовірність походження електронних даних, що містяться в цифровому документі (ст. 18 Закону № 2801-ІХ).

Кому потрібна електронна цифрова печатка

Електронна печатка застосовується в електронному документообігу в таких же випадках, що і звичайна печатка на паперових документах. Її можуть використовувати як ФОПи, так і юридичні особи.

Електронна печатка для ФОП

Електронну печатку ФОП використовує нарівні з електронним підписом, щоб укладати договори з контрагентами, засвідчувати первинні документи і здійснювати розрахункові операції на програмному РРО.

Зокрема, в роботі з ПРРО підприємець може використовувати електронну печатку, щоб:

• реєструвати електронні чеки на сервері ДПС;
• проводити розрахунок під час відкриття і закриття змін;
• створювати чеки сторнування (скасовувати останню розрахункову операцію);
• надсилати Z-звіти;
• оформлювати повернення товару.

Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО № 317 (далі — Порядок № 317) визначає, що підприємець, який зареєстрував ПРРО, може видавати на ньому е-чеки, використовуючи електронний підпис або електронну печатку за умови дійсності відповідного сертифікату відкритого ключа.

На відміну від підпису, електронна печатка не містить персональних даних користувача. Тому її зазвичай використовують касири, які працюють позмінно. Електронними печатками також користуються магазини з великою плинністю кадрів: у таких випадках не потрібно створювати КЕП для кожного нового касира.

Державна податкова інспекція встановлює обмеження на використання електронної печатки на ПРРО. В роз’ясненні ДПС у довідковому сервісі ЗІР 109.20 зазначено, що суб’єкт господарювання має право використовувати одну печатку на всіх ПРРО, які зареєстровані на кожну окрему господарську одиницю, якщо такі ПРРО не потребують задіяння касирів (тобто, а) на касах самообслуговування; б) якщо в магазині є лише одна каса і її обслуговує сам підприємець, який отримав печатку). Якщо на касах задіяні касири, для кожного такого ПРРО потрібно створювати окрему печатку.

Електронна печатка юридичної особи

Компанії, які перейшли на електронний документообіг, можуть засвідчувати електронною печаткою зовнішні або внутрішні документи. Найчастіше її використовують уповноважені особи для оформлення договорів, бухгалтерських документів тощо.

Розділ 3 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів № 1000/5 дозволяє підприємствам використовувати електронні печатки структурних підрозділів (відділу кадрів, бухгалтерії тощо) або для окремих категорій документів. Тому компанія може отримати окрему електронну печатку, наприклад, для оформлення господарських договорів, договорів оренди тощо. В такому разі у внутрішніх положеннях компанії слід визначити випадки, коли така печатка буде застосовуватися, і уповноважену особу, яка буде її використовувати.

Електронний підпис чи печатка: що обрати?

Стаття 58 Господарського кодексу України визначає, що суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки, однак це не є обов’язковим.

Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування.

Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків (ст. 58 ГКУ).

Водночас електронний підпис (КЕП) є обов’язковим реквізитом електронних документів. Про це, зокрема, йдеться в ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

Посадовий КЕП містить більшу кількість даних, необхідних для ідентифікації підписанта. А саме: прізвище, ім’я, по батькові співробітника, його посаду і місце роботи. В електронній печатці вказана лише назва підприємства, тому лише її недостатньо, щоб встановити особу підписанта.

В окремих випадках документи одночасно підписують КЕПом і накладають на них електронну печатку. Наприклад, про це можуть домовитись бізнес-партнери, які укладають договір. Таку норму вони зазначають у тексті договору або в додатковій угоді.

Як отримати електронну печатку?

Як і кваліфікований електронний підпис, електронну печатку можна отримати у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП). Перелік провайдерів є на сайті Міністерства цифрової трансформації.

Щоб отримати електронну печатку, керівник підприємства або ФОП повинні надати такі документи:

• паспорт;
• індивідуальний податковий номер;
• наказ на призначення на посаду;
• довіреність (якщо печатку отримує довірена особа).

Електронні печатки для ПРРО

Кожен провайдер пропонує електронні печатки для різних потреб бізнесу. Наприклад, «Вчасно.КЕП» надає електронні печатки для ПРРО. Щоб отримати печатку, ФОПам потрібно:

1. Зареєструватись у сервісі «Вчасно» за посиланням.
2. Натиснути «Отримати КЕП» в особистому кабінеті.
3. Відсканувати QR-код Дія-підписом або підписати будь-яким іншим, (наприклад, підписом Приватбанку).
4. Підтвердити свій телефон.
5. Придумати PIN-код для свого «Вчасно.КЕП».

Юридичним особам для отримання електронної печатки потрібно:

1. Зареєструватись у сервісі «Вчасно».
2. Натиснути «Отримати КЕП» в особистому кабінеті.
3. Заповнити заявку.
4. Зібрати необхідні документи.
5. Пройти ідентифікацію в пункті обслуговування клієнтів.

Сертифікат електронної печатки діє 1 рік. Потім його потрібно оновити.