Топ-6 питань про електронні первинні документи

Бухгалтери все частіше використовують в роботі сервіси електронного документообігу (сервіси ЕДО). Цьому сприяє як державна політика цифровізації, так і потреби бізнесу в швидкому обміні документами.

Як врегульований обіг електронних первинних документів? Відповідаємо на поширені питання.

1. Що відноситься до первинних документів?

Первинні документи — це документи в паперовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції.

В чинному законодавстві немає повного переліку первинних документів. Однак у практиці бухгалтерського обліку найчастіше використовуються такі:

• видаткова накладна — підтверджує факт одержання або передачі товарів чи послуг;
• товарно-транспортна накладна –– фіксує акт перевезення продукції від постачальника до замовника.
• рахунок-фактура (інвойс) — інформує контрагента про товар або послугу, яку йому пропонується оплатити;
• акт приймання виконаних робіт — фіксує завершення робіт чи послуг та приймання їх стороною замовника за якістю та кількістю;
• касовий ордер (прибутковий та видатковий) — застосовується для оформлення надходження та видачі коштів до каси та ін.

Якщо в документі немає інформації про здійснену господарську операцію або вона неповна, в бухгалтерському обліку такий документ не може вважатися первинним.

2. Які є вимоги до первинних документів в електронній формі?

В ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік» зазначено, що для первинних документів в електронній формі обов’язковим є накладання електронного підпису чи печатки уповноваженої особи.

В цій же статті Закону є перелік обов’язкових реквізитів первинного документа — як електронного, так і паперового. Вони надають документу юридичної чинності. Крім цього, документ може містити й додаткові реквізити, вказані в Положенні № 88.

3. Які строки зберігання первинних документів в електронній формі?

Згідно зі ст. 44 Податкового кодексу України, строк зберігання е-документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Тобто не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням).

Ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює такі вимоги до зберігання електронних документів:

• інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
• має бути забезпечено можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;
• за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи отримання.

4. Як відбувається обмін первинними документами в електронному вигляді?

Перш ніж надсилати електронні первинні документи, слід узгодити юридичні питання. Зокрема, варто підписати з контрагентом додаткову угоду про те, що ви будете обмінюватися електронними документами.

Працівник компанії створює електронний документ в сервісі ЕДО, підписує його електронним підписом (КЕПом) і надсилає контрагенту, який теж накладає КЕП. Після підписання всіма сторонами документ зберігається в хмарному архіві.

Компанії з великим документообігом, які створюють первинні документи в облікових системах, можуть інтегрувати ці системи з сервісом ЕДО. Зокрема, функція такої інтеграції є в сервісі «Вчасно».

Детальніше про те, як обмінюватись електронними документами в сервісі «Вчасно», читайте в інструкції.

5. Хто має право підпису первинних документів?

Відповідно до ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік», відповідальність за забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства.

П. 2.12. Положення № 88 дозволяє керівнику затверджувати перелік відповідальних осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій. Такі повноваження закріплюються наказом на право підпису первинних документів по підприємству.

Сервіси ЕДО, що використовуються для обміну електронними первинними документами між контрагентами, зазвичай спрощують процедуру підписання. Наприклад, в сервісі «Вчасно.КЕП» є функція адміністрування підписів. Відповідальний працівник може надавати в сервісі право підпису, відкликати його після припинення повноважень тощо.

6. Як надавати електронні первинні документи на податкову перевірку?

Порядок надання документів визначений у наказі Мінфіну № 1393. Передавати електронні документи разом з їхнім описом можна на флешці або інших електронних носіях, а також надсилати електронною поштою. Формати електронних документів для податкових перевірок визначені ст. 85 ПКУ.

Після отримання документів податкова інспекція розшифровує їх і звіряє вміст архіву з описом. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки цілісності КЕП (ст. 12 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Після цього податкова надсилає платнику податків лист про отримання електронних документів і опрацьовує їх.

Податковий інспектор може надати запит на паперову копію первинного документа згідно з п. 6 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік». Він робить це не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати завершення перевірки (п. 85.4 ст. 85 ПКУ).

В такому випадку слід роздрукувати електронний документ і засвідчити паперову копію:

• поставити позначки «Паперова копія електронного документа» і «Згідно з оригіналом» (без лапок);
• зазначити посаду, ім’я та прізвище особи, що засвідчує документ, дату;
• підписати копію особистим підписом.

Практика свідчить, що останнім часом все більше компаній успішно проходять податкові перевірки з електронними документами. Для податкових інспекторів важлива не форма документа, а юридично правильне оформлення господарських операцій та наявність у документі всіх необхідних реквізитів.

Читайте також: Успішна податкова перевірка з електронними документами. Досвід Zakupki.Prom.ua