Електронний підпис, печатка, ключ ПРРО: що обрати для магазину?

З цифровізацією бізнесу все ширше застосовуються електронні підписи і печатки. За даними Міністерства цифрової трансформації, в Україні станом на початок 2025 року діє понад 25 600 000 сертифікатів електронних підписів і понад 580 000 електронних печаток.

Використовують їх, зокрема, і в роздрібній торгівлі. Яке рішення — підпис чи печатка — найкраще підходить для магазинів, розповімо у статті.

Види електронних підписів для бізнесу в Україні

Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155-VIII) дозволяє застосовувати як електронні підписи, так і електронні печатки для засвідчення цифрових документів. Розглянемо детальніше особливості кожного з них.

Електронні підписи

Електронні підписи поділяються на кваліфіковані (КЕП) і удосконалені (УЕП). Кваліфіковані електронні підписи мають максимальний ступінь захисту і базуються на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Закон № 2155-VIII прирівнює його до власноручного підпису.

Удосконалений електронний підпис має вигляд файлу, записаного на електронний носій. Він має менший рівень захисту, ніж КЕП.

Принципи використання УЕП і КЕП ідентичні. Але, оскільки КЕП має більший рівень захисту, сфера його застосування в бізнесі значно ширша. В торгівлі КЕП використовують для:

• подання податкової звітності;
• підписання електронних документів з контрагентами;
• розрахунків з використанням банкінгу;
• доступу до державних сервісів;
• роботи в ПРРО.

Електронні печатки

Електронна печатка — це електронні дані, що додаються до інших електронних даних і застосовуються для:

• забезпечення достовірності походження пов’язаних електронних даних;
• засвідчення електронних підписів на електронних документах;
• засвідчення відповідності копій документів оригіналам;
  виявлення порушення цілісності.

Як і електронні підписи, за рівнем захисту електронні печатки поділяються на кваліфіковані й удосконалені. В електронному документообігу їх застосовують у таких же випадках, що і звичайні печатки на паперових документах.

Отримати КЕП або електронну печатку можна у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який є в довірчому списку Центрального засвідчувального органу.

В заяві на отримання КЕП є розділ про формування електронної печатки для програмного РРО. Тож підприємець може самостійно обрати, що використовувати в роботі з ПРРО — КЕП чи електронну печатку.

Що обрати для магазину?

Обираючи між КЕП і електронною печаткою для роботи з ПРРО, підприємець повинен врахувати особливості торгівлі — зокрема, кількість програмних кас і співробітників, які з ними працюють.

Інтернет-магазини

ФОП, який відкриває інтернет-магазин, зазвичай отримує один ПРРО і працює з ним самостійно. Для цього він може використовувати свій КЕП фізичної особи-підприємця.

Якщо ФОП наймає касира для роботи в інтернет-магазині, він не може передавати йому свій КЕП. Інакше електронний підпис вважатиметься скомпрометованим (ст. 34. Закону № 2155-VIII), і через це податкова служба може скасувати реєстрацію ПРРО (п. 2 розд. 3 Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, далі — Порядок № 317).

Така ж вимога діє і у випадках, якщо підприємець використовує електронну печатку:

Використання у програмному РРО кваліфікованої або удосконаленої електронної печатки можливе за умови доступу до особистого ключа печатки лише створювача (або уповноваженого представника створювача) електронної печатки та захисту ключа від несанкціонованого доступу інших осіб.

п. 2 розд. 4 Порядку №317

Іншими словами, якщо з касою працює інша особа, потрібно зареєструвати окремий КЕП на її ім’я. Найманий касир використовує свій КЕП у роботі з програмною касою і не передає його колегам після закінчення зміни.

Кіоски і невеликі магазини

Для невеликих магазинів, у яких працюють один або два продавці, оптимальним рішенням є КЕП. Якщо касу обслуговує сам власник магазину, він може використовувати власний КЕП фізичної особи-підприємця.

Крім роботи з програмною касою ФОП використовує електронний ключ КЕП для взаємодії з податковою службою або електронного документообігу з постачальниками. Електронну печатку для цього застосовувати не можна.

З одним сертифікатом КЕП можна працювати одночасно тільки на одному ПРРО. Якщо в магазині використовується дві або більше програмних каси, потрібно зареєструвати відповідну кількість касирів і кожному з них видати електронний підпис.

Реєструючи новий КЕП для працівника, підприємець вказує його дані в повідомленні за формою J/F1391104 в електронному кабінеті платника податків. Лише зареєстрований таким чином касир може працювати з ПРРО. Якщо він звільняється, підприємець також подає повідомлення за формою J/F1391104 із позначкою «припинення роботи».

Мережі магазинів

Для мережі магазинів, у якій використовується кілька ПРРО, можна обрати як КЕП, так і електронну печатку. Вибір залежить від кількості касирів і рівня автоматизації продажів.

КЕП підходить для магазинів, у яких є відповідальні співробітники (менеджери або старші касири). В електронних підписах від багатьох провайдерів (наприклад, «Вчасно.КЕП») є можливість адміністрування ключів КЕП. Менеджер керує правами доступу до електронних підписів — створює заявки на КЕП для нових касирів і блокує підписи звільнених співробітників. Це особливо зручно в роботі магазинів із великою плинністю кадрів.

Електронні печатки підходять для магазинів з касами самообслуговування. Стосовно цього державна податкова інспекція зазначає, що суб’єкт господарювання має право використовувати одну печатку на всіх ПРРО, які зареєстровані на кожну окрему господарську одиницю, якщо такі ПРРО не потребують задіяння касирів. Тобто:

• на касах самообслуговування;
• якщо в магазині є лише одна каса і її обслуговує сам підприємець, який отримав електронну печатку для ПРРО.

Якщо на касах задіяні касири, для кожного такого ПРРО потрібно створювати окрему печатку або використовувати КЕП.

Як отримати електронний підпис «Вчасно.КЕП»

Провайдери пропонують кваліфіковані електронні підписи для різних потреб бізнесу. Зокрема, електронні підписи «Вчасно.КЕП» максимально зручні для роботи з ПРРО.

Щоб отримати КЕП, ФОПам потрібно:

1. Зареєструватися у сервісі «Вчасно» за посиланням.
2. Натиснути «Отримати КЕП» в особистому кабінеті.
3. Відсканувати QR-код застосунком Дія або підписати будь-яким іншим КЕПом, (наприклад, підписом Приватбанку).
4. Підтвердити свій телефон.
5. Придумати PIN-код для свого «Вчасно.КЕП».

Юридичним особам для отримання КЕП потрібно:

1. Зареєструватися у сервісі «Вчасно».
2. Натиснути «Отримати КЕП» в особистому кабінеті.
3. Заповнити заявку.
4. Зібрати необхідні документи.
5. Пройти ідентифікацію в пункті обслуговування клієнтів.

Екосистема сервісів «Вчасно» для торгівлі

ФОПи можуть отримати «Вчасно.КЕП» безкоштовно. Його зручно використовувати разом з іншими сервісами екосистеми «Вчасно» для різних потреб роздрібної торгівлі. Зокрема:

• засвідчувати електронні чеки в ПРРО «Вчасно.Каса»;
• підписувати електронні документи в сервісі «Вчасно.ЕДО»;
• працювати з постачальниками товарів у сервісі «Вчасно.EDI»;
• підписувати електронні товарно-транспортні накладні у «Вчасно.ТТН»;
• оформлювати працівників магазинів у сервісі «Вчасно.Кадри»;
• формувати податкову звітність у сервісі «Вчасно.Звіт» та ін.

«Вчасно.КЕП» інтегрується через АРІ з обліковими системами для різних галузей бізнесу. Завдяки цьому ФОП може підписувати електронні документи у зручному для себе інтерфейсі.