З 2023 року всі ФОПи ІІ–IV груп за законом повинні використовувати касовий апарат, РРО. Сьогодні провайдери пропонують різні їх види для різних потреб бізнесу. Касові апарати фіксують оплату товарів і надсилають дані в податкову службу. Все частіше касові апарати замінюють програмними касами (ПРРО), які працюють на комп’ютерах або мобільних пристроях.
Перш ніж почати торгівлю, підприємець повинен визначити, який вид касових апаратів найкраще підійде для його бізнесу. Про особливості кожного з них розповімо у статті.
Що таке касовий апарат
Перший касовий апарат створив у ХІХ ст. американський ресторатор Джеймс Рітті. За допомогою свого винаходу він хотів досягнути, щоб бармени не привласнювали прибуток, і всі кошти від клієнтів потрапляли в касу.
В ХХ ст. касовий апарат став інструментом податкового контролю в торгівлі. В Україні система реєстраторів розрахункових операцій була впроваджена в 1995 році. В такій системі дані про всі продажі передається з касового апарата в податкову службу, а апарат видає покупцям фіскальні чеки.
Сучасний касовий апарат (РРО) — це автономний пристрій, який може працювати з обліковою системою або без неї. Він потрібен, щоб:
- фіксувати всі дані про оплату товарів або послуг;
- зберігати в пам’яті копії фіскальних чеків;
- передавати інформацію про платежі в податкову службу.
Види касових апаратів
Державний реєстр реєстраторів розрахункових операцій визначає 2 види касових апаратів: контрольно-касові апарати і фіскальні реєстратори. Кожен з них має свої технічні особливості.
Контрольно-касовий апарат
Працюючи з контрольно-касовим апаратом, касир вносить у програму дані про всі товари, що продаються в магазині. На основі цих даних апарат формує фіскальний чек.
Особливості контрольно-касових апаратів:
- можуть працювати від акумулятора за відсутності світла;
- поєднують термінал, ваги, сканер штрих-кодів;
- інформація про товари і платежі зберігається в пам’яті касового апарата.
Контрольно-касові апарати найкраще підходять для магазинів з невеликим обсягом продажів, кіосків тощо.
Фіскальний реєстратор
Це спеціальний принтер для друку фіскальних чеків. На відміну від контрольно-касових апаратів він не працює автономно: для роботи потрібен комп’ютер зі встановленою обліковою системою. Касир вводить дані про товари та їхню вартість не на пристрої, а в обліковій програмі на ПК.
Фіскальні реєстратори широко використовуються в супермаркетах, магазинах із великою кількістю покупців, кав’ярнях, ресторанах тощо.
Програмні РРО — альтернатива касовим апаратам
Законодавство дозволяє використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО) нарівні з касовими апаратами. Програмні РРО стають дедалі популярнішими в торгівлі, оскільки вони дешевші і зручніші у використання.
З розвитком цифрових технологій ПРРО отримують усе більше можливостей для використання. За даними сервісу Опендатабот, сьогодні вони становлять майже 70% з усіх зареєстрованих кас.
Особливості програмних РРО:
- працюють на комп’ютерах, планшетах, смартфонах;
- зберігають усі можливості РРО: передають дані про платежі в податкову службу, видають фіскальні чеки тощо;
- інтегруються з обліковими системами;
- видають електронні чеки, які можна надсилати покупцям у месенджерах або на e-mail. За потреби можна підключити до ПРРО принтер і роздруковувати чеки.
Технічно ПРРО може бути представлений у вигляді:
- веб-сервіса — користувач працює з програмною касою на сайті провайдера;
- мобільного застосунку для пристроїв з операційними системами iOS або Android;
- каса-менеджера — програми, яка інтегрується з обліковою системою;
- API-інтеграції — набору правил, що забезпечує обмін даними між касою та обліковою системою.
Який вид касового апарату купити для бізнесу
При виборі касового апарату важливим критерієм є вартість РРО. Провайдери розробляють касові апарати для різних галузей бізнесу, різного обсягу та додаткових потреб, а тому їхні ціни можуть відрізнятися.
Вартість ПРРО зазвичай нижча, ніж у апаратних кас. Клієнту не потрібно витрачати кошти на обслуговування, витратні матеріали тощо. Провайдери оновлюють програмне забезпечення автоматично. Для програмних РРО ціна складається лише з тарифу провайдера.
Програмні РРО «Вчасно.Каса» інтегруються з понад 70 системами, а тому може застосовуватись у різноманітних галузях бізнесу. Каси можна підключати практично до будь-яких платіжних терміналів. Працювати в ПРРО «Вчасно.Каса» можна через веб-кабінет, девайс-менеджер або мобільний застосунок.
«Вчасно.Каса» — найкраще ПРРО для старту
Видавайте чеки стабільно — навіть без електроенергії
