Перевірки Держпраці в 2025 році: що потрібно знати кадровикам?

Протягом воєнного стану, з прийняттям у 2022 році Постанови Кабміну № 303, в Україні було припинено проведення планових перевірок державними контролюючими органами. Водночас Державна служба України з питань праці на підприємствах може проводити позапланові перевірки. Як вони проходять і як до них підготуватися? Розповімо про це у статті.

Які види перевірок проводить Держпраці?

Закон України № 877 визначає такі види перевірок:

• планові — Держпраці проводить їх за складеним заздалегідь графіком. Періодичність планових перевірок визначається ступенем ризику діяльності підприємств;
• позапланові — на відміну від планових перевірок, їхня кількість нефіксована. Держпраці може проводити позапланові перевірки в будь-який момент, якщо стає відомо, що підприємство не дотримується законодавства про працю.

Розглянемо детальніше, як проходить кожен із видів перевірок в умовах воєнного стану.

📌 Планові перевірки Держпраці під час воєнного стану

Згідно з ч. 1 cт. 5 Закону України № 877, планові перевірки включаються до річних планів державних органів контролю. А отже, в умовах воєнного стану вони не проводяться, навіть якщо Держпраці включило підприємство до переліку суб’єктів, які підлягають перевірці.

Держпраці може відновити планові перевірки лише після припинення воєнного стану або прийняття змін у законодавстві.

📌 Позапланові перевірки Держпраці під час воєнного стану

Постанова № 303 дозволяє проводити позапланові перевірки, якщо на підприємстві існує загроза негативного впливу на права, законні інтереси, життя і здоров’я людини, забезпечення безпеки держави.

Крім цього, Держпраці може проводити позапланові перевірки на підставі ст. 16 Закону України № 2136. Зокрема, підставами для позапланових перевірок у період воєнного стану можуть бути:

• звернення щодо наявності на підприємстві неоформлених трудових відносин, незаконного припинення трудового договору;
• звернення профспілки щодо порушення законодавства про працю стосовно її членів;
• невиконання підприємством приписів про усунення порушень законодавства, виданих після 1 травня 2022 року;
• доручення Кабінету Міністрів України щодо позапланової перевірки;
• звернення Київської міської військової адміністрації або обласної військової адміністрації.

Як свідчить практика, найчастіше причиною позапланової перевірки Держпраці стає скарга працівника. Тож правильне ведення кадрової документації допоможе не лише успішно пройти перевірку, а й запобігти їй.

Причини для позапланової перевірки

Позапланові перевірки проводяться лише у випадках, прямо передбачених законодавством України. Наприклад, відповідно до пункту 2 Постанови Кабміну № 303, контролюючі органи мають право здійснювати позапланові заходи державного нагляду (контролю) на підставі рішень центральних органів виконавчої влади за наявності загрози, що має негативний вплив на:

• права, законні інтереси, життя та здоров’я людини;
• захист навколишнього природного середовища;
• забезпечення безпеки держави;
• для виконання міжнародних зобов’язань України протягом періоду воєнного стану.

Проведення перевірок органами Державної служби України з питань праці здійснюються відповідно до Закону «Про основні заходи державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» № 877-V від 05 квітня 2007 року, а у період дії воєнного стану регламентуються ст. 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX від 15 березня 2022 року.

Підставами для проведення перевірки органами Державної служби України з питань праці в період дії воєнного стану є:

• звернення працівника про порушення законодавства про працю;
• доручення Прем’єр-міністра України про перевірку суб’єктів господарювання у зв’язку з виявленими системними порушеннями та/або настанням події, що має значний негативний вплив на права, законні інтереси, життя та здоров’я людини, захист навколишнього природного середовища та забезпечення безпеки держави;
• настання аварії, пожежі, смерті потерпілого внаслідок нещасного випадку або професійного захворювання, що було пов’язано з діяльністю суб’єкта господарювання;
• рішення суду;
• звернення Київської міської військової адміністрації або обласної військової адміністрації, посадових осіб органів місцевого самоврядування про порушення суб’єктом господарювання вимог законодавства.
• у зв’язку з невиконанням суб’єктом господарювання приписів про усунення порушень вимог законодавства, виданих після 1 травня 2022 року.

Порядок проведення позапланових перевірок Держпраці

Порядок позапланової перевірки визначений у Законі України № 877.

Перед початком здійснення перевірки посадові особи Держпраці зобов’язані пред’явити такі документи:

• оригінал посвідчення (направлення) на проведення перевірки та надати його копію;
• службове посвідчення, що засвідчує посадову особу.

У посвідченні (направленні) на проведення заходу зазначаються:

• найменування контролюючого органу, що здійснює перевірку;
• найменування суб’єкта господарювання, якого перевіряють;
• місцезнаходження суб’єкта господарювання;
• номер і дата наказу (рішення, розпорядження), на виконання якого здійснюється перевірка;
• перелік посадових осіб, які беруть участь у здійсненні перевірки, із зазначенням їх посади, прізвища, ім’я та по батькові;
• дата початку та дата закінчення перевірки;
• тип заходу (плановий або позаплановий);
• форма заходу (перевірка, ревізія, обстеження, огляд, інспектування тощо);
• підстави для здійснення перевірки;
• предмет здійснення перевірки;
• інформація про здійснення попереднього заходу (тип заходу і строк його здійснення).

За результатами позапланової перевірки представники Держпраці складають:

• акт перевірки у двох примірниках;
• припис про усунення порушень — якщо їх виявили під час перевірки.

Припис обов’язковий для виконання. Строки усунення порушень представники Держпраці встановлюють індивідуально.

Роботодавець може оскаржити припис, якщо вважає безпідставними дії інспектора Держпраці. Це можна зробити в адміністративному порядку (подати заяву до територіального органу Держпраці, в якому працює інспектор, відповідно до п. 23, п. 26 Порядку № 823) або через суд.

Кадрові документи, які перевіряє Держпраці

Перевірки Держпраці можуть стосуватися таких кадрових питань:

• прийняття на роботу;
• надання відпусток;
• звільнення з посад.

У кожному з цих випадків інспектор може перевіряти всі документи, що стосуються предмета перевірки.

Також інспектори Держпраці можуть перевіряти і внутрішні документи, які регулюють трудовий процес на підприємстві. Зокрема:

• штатний розпис;
• табелі обліку робочого часу;
• колективний договір;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• відомості з нарахування заробітної плати;
• документи, пов’язані з цивільно-правовими договорами (зокрема, підтвердження розрахунків).

Інспектор має право вимагати лише ті документи, які стосуються предмета перевірки. Вимоги щодо надання інших документів є перевищенням повноважень і є незаконними. Працівник Держпраці не має права вилучати оригінали документів — він може отримати лише засвідчені копії або витяги.

Штрафи за порушення трудового законодавства

Під час воєнного стану діють послаблення щодо штрафів за порушення ст. 265 КЗпП. Держпраці не застосовує штраф для роботодавця, якщо він вчасно і в повному обсягу виконає припис про усунення порушень (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).

Якщо роботодавець не дотримається строків виконання припису, або виконає його частково, Держпраці накладає штраф відповідно до Порядку № 509. Однак його розмір можна зменшити, якщо сплатити 50% розміру штрафу протягом 10 днів з дня вручення постанови про накладення штрафу (зміни до ч. 5 ст. 265 КЗпП від 12.12.2019).

Роботодавець може оскаржити накладений штраф у суді (п. 10 Порядку № 509).

Як підготуватися до перевірки?

Якщо роботодавець отримав повідомлення від Держпраці про перевірку, до неї варто підготуватися. Для цього потрібно виконати кілька кроків:

• Підготовка документів. Проведіть внутрішній аудит кадрових документів. Перевірте наявність усіх документів, що стосуються предмета перевірки, і їхню відповідність законодавству.
  Окремо перегляньте бухгалтерську документацію. Якщо перевірка стосується грошових виплат працівникам, важливо, щоб усі нарахування проводилися вчасно і в належному розмірі.
• Підготовка працівників. Визначте відповідальних працівників, які будуть супроводжувати інспектора під час перевірки. Проведіть інструктаж працівників щодо їх прав та обов’язків. За потреби проведіть зустріч із юристом.

Такі заходи допоможуть мінімізувати ризики під час перевірки Держпраці.

Як «Вчасно» допомагає підготуватися до перевірки?

Сервіси електронного документообігу полегшують ведення кадрового діловодства на підприємствах і допомагають підготуватися до можливих перевірок Держпраці.

Зокрема, в сервісі «Вчасно.Кадри» можна швидко оформлювати і підписувати кадрові документи, дотримуючись усіх вимог трудового законодавства. Можливості сервісу дозволяють автоматизувати процедури, які зазвичай потребують багато часу. Зокрема:

• Оформлювати відпустки. Співробітники подають заяви на відпустку онлайн, а менеджери і керівники їх погоджують.
• Ознайомлювати працівників із внутрішніми документами. Після ознайомлення працівники накладають електронний підпис — це знімає ризики штрафів під час перевірки.
• Вести особові справи працівників. Система зберігає всі необхідні документи співробітника в захищеному електронному архіві. Це дозволяє HR-працівникам контролювати наявність усіх обов’язкових документів (паспорта, РНОКПП, військово-облікових документів).

Електронний архів надійно захищений від стороннього доступу. Під час перевірки можна миттєво знайти потрібні документи за допомогою пошуку за ключовими словами, типами документів, датами та іншими реквізитами.

У 2025 році підприємствам слід бути готовими до можливих позапланових перевірок Держпраці. Для цього потрібно ретельно перевіряти кадрову документацію та внутрішні документи. Сервіси ЕДО допоможуть контролювати кадровий документообіг і підготуватися, якщо перевірка неминуча.