Повернення товарів у ритейлі: від операційного хаосу до автоматизації в EDI

Процес повернення товарів від мережі постачальнику — одна з найбільш ресурсомістких і складних операцій у ритейлі. Мережі повертають товари з багатьох причин: закінчується термін придатності, партія виявилася пошкодженою, або ж товар просто не продається так, як очікувалося.

Керувати цим процесом вручну — за допомогою електронних листів, дзвінків та Excel-таблиць — складно, довго і призводить до помилок. Тому для оптимізації повернень товарів бізнес все частіше використовує сервіси електронного документообігу (EDI).

У цій статті розповімо, як EDI автоматизує повернення товарів від мережі, які документи для цього потрібні та як цей процес влаштований у «Вчасно.EDI».

Чому мережі повертають товари постачальникам?

Причини для повернення можуть бути різними, але найчастіше вони зводяться до кількох типових ситуацій:

• Закінчення терміну придатності — необхідність повернути товар, який мережа не встигла продати.
• Управління асортиментом — повернення неліквідних товарів для оптимізації складських площ, особливо на маркетплейсах.
• Пошкодження товарів — виявлення браку вже після приймання десятків палет на склад, коли фізична перевірка кожної одиниці неможлива.
• Комерційні умови — узгодження промо-активностей, яке іноді потребує формального повернення за старою ціною та нової закупки за акційною.

Кожен із цих випадків детально регулюється в договорах про постачання. В них сторони визначають, за яких умов і в якій кількості мережа може повертати товари постачальнику, хто при цьому транспортує товари тощо.

Повернення товарів потребує ретельного документального супроводу. Кожна така операція завершується підписанням накладної на повернення. Цей документ потрібен для того, щоб мережа могла правильно розрахувати податок на додану вартість (ПДВ).

Повернення «вручну»: чому це довго і дорого

Головна проблема під час повернення товарів за допомогою Excel-документів — це великі витрати часу і операційне навантаження на працівників з обох сторін.

Якщо постачальник і мережа працюють без EDI, процес зазвичай має такий вигляд:

1. Менеджер мережі в Excel-файлі формує перелік товарів з ціною і кількістю, які він хоче повернути, і надсилає його постачальнику електронною поштою.
2. Менеджер постачальника отримує цей файл і вручну звіряє ціни та перелік товарів у своїй обліковій системі. Це забирає години. Наприклад, якщо мережа повертає партію побутової техніки, перевіряється кожен серійний номер.
3. Excel-файл передають категорійному менеджеру, той — своєму асистенту, асистент перевіряє дані і передає на склад. Зазвичай у процесі повернення задіяні від 4 осіб.

Людський чинник, різні версії файлів і ручна звірка неминуче призводять до помилок. Якщо ж товар має обмежений термін придатності, такі затримки під час узгодження повернення стають ще більш критичними і спричиняють фінансові ризики.

Автоматизація повернень: ланцюжок документів в EDI

В EDI-документообігу цей процес чітко структурований і має прозору схему:

1. Мережа створює і надсилає постачальнику повідомлення про повернення (RETANN). Воно містить перелік і кількість товарів, які мережа хоче повернути, і причини повернення.
2. У відповідь постачальник формує інструкцію про повернення (RETINS). Цим він підтверджує, що готовий прийняти товари, або вносить коригування.
3. На основі узгодженого RETINS мережа створює накладну на повернення (COMDOC_012). Це юридично значущий документ (ЮЗД), який є аналогом паперової видаткової накладної на повернення. Мережа і постачальник підписують його кваліфікованим електронним підписом.

Зразок накладної на повернення товару:Накладна на повернення є офіційною підставою для бухгалтерського та податкового обліку. За її допомогою торговельна мережа коригує свій податковий кредит з ПДВ, а постачальник — податкові зобов’язання.

Повернення не завжди обов’язково повинно бути прив’язане до одного замовлення. Для мереж це зручно, щоб вести точний облік товарів на складі і контролювати терміни придатності. Проте для мереж і маркетплейсів, які працюють із товарами тривалого зберігання, повернення товарів може бути консолідованим — тобто мережа може повертати одразу всі надлишки постачальнику однією партією.

Коли повернення товарів не потрібне: е-специфікація

За даними «Вчасно.EDI», на повернення товарів припадає до 5% всього EDI-документообігу.

Для випадків, пов’язаних суто зі зміною ціни (наприклад, для запуску промоакцій), існує більш ефективний інструмент — е-специфікація. Завдяки їй сторони можуть юридично коректно домовитися про зміну ціни, не переміщуючи фізично товари між складами. Це критично важливо для продуктів з коротким терміном придатності, де кожна година, витрачена на логістику, має значення.

В решті випадків — повернення браку, неліквідних товарів тощо — застосовують класичну схему повернення товарів.

Менеджерам не потрібно вручну перевіряти серійні номери, артикули і ціни на товари — в EDI-сервісах це відбувається автоматично і займає лічені секунди.

Як працює повернення товарів у «Вчасно.EDI»?

Сервіс «Вчасно.EDI» повністю автоматизує процес повернення товарів:

• мережа створює повідомлення про повернення (RETANN) в своїй обліковій системі;
• постачальник миттєво бачить його у «Вчасно.EDI» або у своїй системі (якщо налаштована інтеграція);
• постачальник обробляє запит і надсилає інструкцію про повернення (RETINS);
• після фізичного повернення товару мережа створює накладну на повернення (COMDOC_012), який обидві сторони підписують КЕПом.

«Вчасно.EDI» виключає ручну звірку файлів Excel, помилки в артикулах чи цінах і гарантує дотримання всіх податкових норм щодо формування накладних на повернення. Весь процес стає прозорим і контрольованим для обох сторін.
Більше про технічні аспекти обробки повернень у нашому сервісі можна дізнатися в довідці «Вчасно.EDI».

Повернення товарів постачальнику — складний процес. Якщо менеджери і логісти використовують при цьому Excel-таблиці та електронну пошту, це часто призводить до операційного хаосу і значних часових витрат. EDI-сервіси дозволяють уникнути цих ризиків.

«Вчасно.EDI» повністю автоматизує процес повернення товарів, перетворюючи його з хаотичного на чітко структурований і прозорий. Можливості сервісу дозволяють швидко обробляти запити на повернення, формувати необхідні юридично значущі документи і підписувати їх електронними підписами. Це усуває ручну звірку, мінімізує помилки в артикулах і цінах, гарантує дотримання податкових норм.

Користуйтесь сервісом «Вчасно.EDI», щоб оптимізувати логістику і бухгалтерський облік у вашій компанії.