Як оновити електронний підпис (КЕП)?

Уявіть ситуацію: потрібно терміново подати звіт у податкову або підписати важливий договір — і раптом система видає помилку. Електронний підпис КЕП недійсний. Термін дії завершився, а оновити його вже запізно. Як оновити КЕП, де взяти новий, скільки це займе часу? Щоб не потрапити в таку ситуацію, після оформлення цифрового підпису (КЕП/УЕП) важливо стежити за строком його дії і вчасно його оновлювати.

У цій статті розповідаємо: як дізнатися, коли закінчується термін дії вашого електронного підпису, що буде, якщо проґавити термін, як оновити КЕП завчасно і які варіанти онлайн-подовження ключа існують.

Чому важливо оновлювати КЕП вчасно?

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має обмежений термін дії — зазвичай один або два роки. Тому, КЕП потрібно вчасно оновлювати для того, щоб і надалі безперешкодно користуватися електронними сервісами:

• Для підписання документів. Якщо термін дії КЕП закінчився, ним не можна підписувати документи, надсилати звітність чи авторизуватися в системах, де потрібен електронний підпис.
• Для подачі звітів у податкову. З актуальним КЕПом і сервісом «Вчасно.Звіт» підприємець може зручно та безпечно надсилати податкові звіти онлайн.
• Для безперебійної роботи з державними чи бізнес-сервісами. Більшість онлайн-платформ автоматично перевіряють дійсність КЕП і не приймають документи з протермінованим підписом.
• Для безпеки даних. Дійсний КЕП гарантує, що документи підписані не сторонньою особою.

Порада. Щоб уникнути зупинки бізнес-процесів, рекомендуємо перевіряти строк дії КЕП щомісяця та оновлювати його заздалегідь — орієнтовно за 10–15 днів до завершення терміну.

Як перевірити строк дії електронного підпису?

Перевірити строк дії КЕП можна за кілька хвилин та кількома способами:

1. Через державний сайт Центрального засвідчувального органу (ЦЗО)
Все, що потрібно:

1. Перейти на сайт ЦЗО.
2. Завантажити файл з електронним підписом (зазвичай має розширення .dat, .p7s або .zs2).
3. Перетягнути його у форму перевірки на сайті.
4. Після перевірки на сайті відобразиться: ПІБ підписанта, орган, який видав сертифікат і строк дії КЕП (дата початку та закінчення).

2. У кабінетах кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП), наприклад, у сервісі «Вчасно.КЕП»
У кабінеті користувача «Вчасно.КЕП» перевірити термін дії ключів можна в розділах «Всі» або «Активні». У відповідному стовпчику навпроти кожного ключа відображається дата початку та завершення його дії. Крім того, сервіс автоматично нагадає вам за 60 днів до завершення терміну дії ключа.

3. Через файл сертифіката ключа на комп’ютері
Відкрити на комп’ютері файл сертифікату (.cer). У його властивостях буде вказано дата початку дії та завершення дії сертифіката.

Умови для оновлення електронного підпису

Оновлення КЕП можливе за таких умов:

• якщо термін дії КЕП ще не закінчився;
• у реєстраційних даних не відбулося жодних змін — ані в ПІБ, ані в адресі, ані в реквізитах підприємства (назва, код ЄДРПОУ тощо);
• є доступ до актуального секретного ключа та ви пам’ятаєте пароль до нього, адже відновити пін-код чи пароль неможливо.

Як оновити електронний підпис онлайн

Оновлювати електронний підпис (КЕП/УЕП) потрібно в того ж кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КНЕДП), де ви його створювали. Це пов’язано з тим, що дані вже зареєстровані в системі цього КНЕДП, що значно спрощує процедуру ідентифікації та генерації нового ключа. Нижче — найпоширеніші способи оновлення:

📌 Спосіб 1: Через веб-сайт КНЕДП ДПС

Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державної податкової служби України (КНЕДП ДПС) надає зручну можливість онлайн-продовження терміну дії ключа.

На сайті КНЕДП ДПС є сервіс «Повторне формування сертифікатів за електронним запитом», який дозволяє користувачам самостійно сформувати нові сертифікати. Ця опція доступна за 1-2 дні до закінчення терміну дії старих сертифікатів, за умови, що реєстраційні дані не змінилися, і ви пам’ятаєте пароль до дійсного ключа.

📌 Спосіб 2: Через онлайн-банкінг

Деякі банки, які також є кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг (КНЕДП), дозволяють своїм клієнтам оновити електронний ключ безпосередньо через систему онлайн-банкінгу.

Зазвичай для цього потрібно зайти в особистий кабінет у системі онлайн-банкінгу, знайти розділ, присвячений електронному підпису або цифровим послугам, і вибрати опцію «Оновити ключ» або «Продовжити термін дії». Система автоматично сформує новий ключ на основі наявних даних.

📌 Спосіб 3: Через застосунок «Дія»

Якщо ви користуєтеся хмарним КЕП «Дія.Підпис», оновлення може відбуватися автоматично або з мінімальною кількістю дій через застосунок.

Для оновлення «Дія.Підпису» достатньо зайти в додаток «Дія», перейти до меню «Дія.Підпис», і якщо термін дії спливає, система запропонує його перевипустити, пройшовши фотоідентифікацію.

📌 Спосіб 4: Через сервіс, який видав електронний підпис

Наприклад, в кабінеті «Вчасно.КЕП» легко отримати чи поновити КЕП онлайн.

Порада: Запам’ятайте або запишіть цей PIN-код, адже його неможливо відновити чи змінити.

Як безпечно зберігати електронний підпис та захистити доступ до нього

Правильне зберігання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) — запорука безпеки документів і стабільної роботи бізнесу. Якщо КЕП буде втрачено чи пошкоджено, це може призвести до фінансових та юридичних ризиків. Щоб уникнути втрат і зловживань, дотримуйтеся кількох простих правил:

Не передавайте КЕП третім особам. КЕП прирівнюється до особистого підпису. Його передача іншим людям — це серйозне порушення безпеки. Втрата контролю над ключем може призвести до підписання документів без вашого відома.

Не записуйте пароль у відкритих або спільних файлах. Збережений у незахищених нотатках на комп’ютері чи в браузері пароль — це ризик. Використовуйте менеджери паролів або фізичні носії. Надійний і конфіденційно збережений пароль — це перший і найважливіший бар’єр для захисту вашого електронного підпису.

Обирайте хмарне зберігання. Це зручно, безпечно та зменшує ризик втрати фізичного носія (флешки, токена).

Дотримуючись цих простих правил, ви зменшуєте ризик несанкціонованого доступу та забезпечуєте стабільну роботу з підписами щодня.

Висновок: оновлюйте електронний підпис завчасно

Електронний підпис — це ключ до безперебійної роботи з документами, податковою звітністю, державними й бізнес-сервісами. Якщо термін дії підпису завершився, ви не зможете ним скористатися саме тоді, коли це найнеобхідніше. Перевірте свій підпис уже сьогодні — і будьте впевнені, що зможете підписати важливі документи вчасно.