Витрати компаній на друк і надсилання документів часто залишаються поза увагою фінансових відділів. Однак такі витрати можуть бути високими. Дослідження аналітичної компанії Coopers & Lybrand показало, що працівник компанії, залучений до документообігу, щорічно роздруковує в середньому близько 20 000 документів.
Як скоротити витрати на друк документів і як у цьому можуть допомогти сервіси ЕДО — розповідаємо у статті.
З чого складаються витрати компаній на документообіг
Документообіг у компанії передбачає прямі та непрямі витрати. І якщо перші можна виміряти в грошовому еквіваленті, то другі потребують додаткового дослідження. Розглянемо детальніше, з чого складаються прямі і непрямі витрати на документообіг.
Прямі витрати
До прямих витрат належать:
- вартість паперу,
- техніки для друку,
- витрати на її обслуговування.
Якщо компанія обмінюється документами з контрагентами або з відокремленими підрозділами, вона додатково витрачає кошти на надсилання документів, кур’єрську доставку тощо.
Зокрема, за тарифами «Нової пошти» доставка одного документа адресату коштує від 65 гривень. Вартість кур’єрської доставки — від 90 до 150 гривень. Після того, як контрагент підписує документ, його потрібно повернути відправнику. Тож вартість доставки подвоюється.
Компанія витрачає додаткові кошти, коли працівники припускаються помилок у документах і змушені друкувати та надсилати їх заново.
Дослідження американської компанії Nitro показує, що 53% усіх паперових документів у компаніях передруковують через помилки або у процесі погодження. Загальний розмір таких витрат залежить від обсягу документообігу в компанії.
Непрямі витрати
Основна стаття непрямих витрат на документообіг у компанії — робочий час, який працівники витрачають на обробку паперових документів: погодження, підписання, надсилання та інші дії. Фінансові відділи компаній не враховують такі витрати у звітах, оскільки їх важко порахувати у грошовому еквіваленті. Однак світова статистика свідчить про те, що такі дії займають багато робочого часу.
Зокрема, дослідження Datapro і Gartner Group показало, що в середньому офісний працівник, який працює з паперовими документами, щотижня витрачає:
- 1 годину — на пошук документів,
- 1 годину — на надсилання і поширення в межах офісу,
- 0,5 години — на архівування.
Загалом протягом року працівник витрачає на опрацювання документів понад 400 годин робочого часу.
Загалом протягом року працівник витрачає на опрацювання документів понад 400 годин робочого часу.
Робота з паперовими документами уповільнює роботу з контрагентами: укладання договорів, угод тощо. Наприклад, кур’єрська доставка документів в обласні центри України займає 1-2 дні, а у віддалені регіони — до 5 днів. У воєнний час надсилати документи поштою або кур’єрською службою в окремі райони взагалі може бути неможливо. Як наслідок — компанія запускає бізнес-процеси зі значною затримкою і втрачає потенційну вигоду.
Як сервіси ЕДО допомагають економити кошти
Обмін документами в електронній формі допомагає компаніям скорочувати як прямі, так і непрямі витрати. Компанія витрачає кошти лише в межах тарифу провайдера ЕДО.
Сервіси ЕДО значно скорочують час на обробку документів. За даними компанії «Вчасно», економія часу на обробку одного документа складає:
- підписання документа — 10 хвилин;
- коментування документа — 7 хвилин;
- погодження документа — 5 хвилин.
Досвід клієнтів «Вчасно» показує, що розмір економії залежить від обсягу документообігу, особливостей галузі, в якій працює компанія і її власних бізнес-процесів. Розглянемо детальніше, які витрати виникають у компаній, що працюють у різних галузях, і як сервіс «Вчасно.ЕДО» допомагає їх скоротити.
Кейс 1. Твій Газзбут
Галузь: Послуги з газо- і електропостачання
Кількість електронних документів на рік: 76 000
Економія: від 675 000 до 960 000 грн на рік
«Твій Газзбут» — постачальник газу та електроенергії для бізнесу. Клієнти компанії — понад 25 000 підприємств з усієї України. З кожним із них «Твій Газзбут» підписує мінімум 2 документи на місяць: додаткову угоду про зміну умов договору і акт виконаних робіт. Сукупні витрати компанії на паперовий документообіг складали близько 2 000 000 грн на рік. З них 94% — на кур’єрську доставку документів.
В 2022 році компанія перейшла на електронний документообіг з клієнтами. Завдяки цьому протягом року вона залучила до обміну електронними документами понад 5000 нових контрагентів і заощаджує від 56 до 80 тисяч гривень щомісяця.
Кейс 2. TAS-Agro
Галузь: Аграрна промисловість
Кількість електронних документів на рік: 6000
Економія: понад 925 000 грн на рік
TAS-Agro — аграрна компанія, яка обробляє понад 80 000 гектарів земель у семи областях України. Перехід на електронний документообіг дозволив компанії швидше вирішувати організаційні питання і контролювати логістику, перевезення сільськогосподарської продукції, закупівлю і ремонт техніки.
В сервісі «Вчасно.ЕДО» компанія підписує договори, специфікації, протоколи розбіжностей, видаткові накладні, внутрішні накази. За рік роботи в сервісі TAS-Agro зекономила 925 000 грн і вдвічі скоротила час на роботу з документами.
Цифровізація документообігу в агробізнесі знижує витрати, підвищує продуктивність праці і дає можливість зосередитися на виробництві, а не на операційній діяльності.
Читайте також:
Мільйон гривень економії та звільнення 50% часу: рік впровадження ЕДО в компанії ТАS Agro
Кейс 3. VUSO
Галузь: Страхування
Кількість електронних документів на рік: 50 000
Економія: від 2 300 000 до 2 900 000 грн на рік
VUSO — одна з найбільших універсальних страхових компаній України. Впродовж року компанія підписує понад 50 000 документів: договорів страхування, договорів про співпрацю, рахунків, актів виконаних робіт.
З переходом на електронний документообіг компанія скоротила витрати на друк, папір і кур’єрську доставку. Річна економія коштів складає від 2,3 до 2,9 млн грн.
Завдяки сервісу «Вчасно.ЕДО» компанія VUSO значно скоротила час на обробку документів. Це дозволило заощадити понад 9000 робочого часу працівників за рік.
Економія часу дозволила підвищити клієнтський сервіс. У «Вчасно.ЕДО» сторони підписують страховий договір за кілька хвилин. Це дозволяє клієнтам швидше отримувати страхові виплати або починати лікування. З переходом на електронний документообіг компанія VUSO залучила понад 4000 нових клієнтів.
Читайте також:
Як страхова компанія «VUSO» завдяки цифровізації заощадила 2,5 мільйони гривень та цінний час працівників
Хочете впровадити електронний документообіг у своїй компанії?
Експерти «Вчасно» допоможуть оптимізувати роботу з документами і заощаджувати кошти.
