Після підписання документів важливим етапом в організації документообігу в компаніях є безпечне і юридично правильне зберігання документів в архіві. Як зберігати документи компаніям, які використовують сервіси електронного документообігу (ЕДО)? Поговоримо про це у статті.
Які є вимоги законодавства до зберігання документів?
Норми зберігання документів на підприємствах викладені в таких законодавчих актах:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
- Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014 р. № 1886/5;
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;
- Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.
Скільки зберігаються електронні документи в архіві?
За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» строки зберігання електронних документів повинні бути не меншими, ніж ті, що встановлені для відповідних паперових документів.
При цьому працівник компанії повинен спиратися на строки зберігання документів, вказані в Переліку №578/5. В ньому виділяють документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
Окремі документи (первинні бухгалтерські документи, фінансова звітність та інші документи, пов’язані зі сплатою податків) зберігаються навіть після того, як строк їхнього зберігання минув. Вони можуть бути потрібні в разі податкових перевірок. Зокрема, в примітці до ст. 336 Переліку № 578 зазначено, що термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки. І вони можуть бути знищені після закінчення 3 років за умови, що податкові органи завершили їх перевірку. Додаткові строки зберігання документів, важливих з точки зору податкових перевірок, вказані в п. 44.3 Податкового кодексу України.
Перелік типових документів визначає мінімальні строки їхнього зберігання. Однак за потреби компанія може їх продовжити і відобразити це у внутрішніх наказах.
Як зберігати електронні документи?
Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання затверджений наказом Міністерства юстиції № 1886/5. Він застосовується на підприємствах і в установах будь-яких форм власності. Його вимоги єдині для паперових і електронних документів.
Підприємство може саме визначати та затверджувати правила документообігу (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Зберігаючи документи в електронній формі, підприємство повинно забезпечити відповідність таким вимогам, вказаним у Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг»:
- інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Компанії, що використовують системи електронного документообігу СЕД, сервіси електронного документообігу ЕДО, також повинні враховувати п. 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами — створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в електронній і паперовій формах.
Зберігання електронних документів у сервісі «Вчасно.ЕДО»
Система керування електронними документами «Вчасно.ЕДО» забезпечує дотримання всіх вимог держави. Всі документи зберігаються в хмарному архіві. Відповідальні працівники компанії, що використовують «Вчасно.ЕДО», можуть налаштовувати його під власні потреби:
- надавати працівникам права доступу до документів;
- сортувати документи за різними показниками для подальшого зручного пошуку;
- додавати і вилучати документи з архіву в разі необхідності;
- завантажувати документи для роздруку або зберігання на локальних носіях.
Строк зберігання документів у хмарному архіві необмежений. Навіть після закінчення дії тарифу архів документів не видаляється з хмарного сховища. Після поновлення тарифу клієнт може додавати до архіву нові документи, обмінюватись ними з контрагентами, налаштовувати пошук по архіву та користуватись усіма іншими функціями сервісу.
Безпека зберігання документів
Важливим питанням під час зберігання документів є дотримання не лише юридичних вимог, а й мір безпеки, попередження будь-якого стороннього доступу до архіву.
Сервіс «Вчасно.ЕДО» зберігає весь архів документів на серверах Amazon S3, розташованих у країнах Європейського Союзу. Архів документів захищений від стороннього доступу. Для первинної реєстрації акаунта клієнт повинен обов’язково використати КЕП або УЕП. Для безпеки під час кожного входу в акаунт можна налаштувати двофакторну аутентифікацію.
Сервіс «Вчасно.ЕДО» забезпечує конфіденційність даних. Співробітники компанії «Вчасно» не мають доступу до документів, що належать клієнтам. Відповідальні працівники компанії-клієнта можуть розмежовувати права доступу до архіву між своїми співробітниками і обмежувати права доступу до архіву за IP адресою.
Додаткові способи зберігання документів
Якщо підприємство не може гарантувати збереження документів на електронних носіях протягом усього визначеного строку, воно зобов’язане продублювати їх на додаткові носії або зберегти паперові копії (ст. 13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Кожна компанія обирає альтернативні способи зберігання документів відповідно до власних потреб і процесів. Клієнти сервісу «Вчасно.ЕДО» поділилися кейсами додаткового зберігання документів на локальних носіях.
На внутрішніх серверах компанії зберігаються документи тривалого зберігання (наприклад, ті, які стосуються нарахування зарплати, сплати податків тощо), а також кадрові документи.
Компанія використовує два канали архівування. Всі документи зберігаються у форматі .pdf на локальному диску, до якого мають доступ усі працівники. Однак такі візуалізації документів не можуть вважатися оригіналами з юридичної точки зору, тому вони використовуються лише для роботи всередині компанії. Окремо зберігаються архіви документів із файлами електронних підписів. Вони є повноправними електронними документами і збережені на випадок податкових перевірок.
Всі документи, підписані у «Вчасно», дублюються у внутрішній обліковій системі. Документи, що містяться в ній, зберігаються в хмарному сховищі.
Зберігання документів в електронній формі — це зручно і безпечно. В сервісі «Вчасно.ЕДО» враховані всі вимоги держави щодо цього. Високі технічні стандарти захисту інформації захищають документи від стороннього доступу.
