Як організувати зберігання електронних документів на підприємстві

Після підписання документів важливим етапом в організації документообігу в компаніях є безпечне і юридично правильне зберігання документів в архіві. Як зберігати документи компаніям, які використовують сервіси електронного документообігу (ЕДО)? Поговоримо про це у статті.

Які є вимоги законодавства до зберігання документів?

Норми і терміни зберігання документів на підприємствах викладені в таких законодавчих актах:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014 р. № 1886/5;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;
• Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

Скільки зберігаються електронні документи в архіві?

За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» строки (терміни) зберігання електронних документів повинні бути не меншими, ніж ті, що встановлені для відповідних паперових документів.

При цьому працівник компанії повинен спиратися на строки архівного зберігання документів, вказані в Переліку №578/5. За терміном зберігання документи поділяються на ті, для яких передбачене тривале (понад 10 років) і тимчасове (до 10 років) зберігання.

Окремі документи (первинні бухгалтерські документи, фінансова звітність та інші документи, пов’язані зі сплатою податків) зберігаються навіть після того, як строк їхнього зберігання минув. Вони можуть бути потрібні в разі податкових перевірок. Зокрема, в примітці до ст. 336 Переліку № 578 зазначено, що термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки. І вони можуть бути знищені після закінчення 3 років за умови, що податкові органи завершили їх перевірку. Додаткові строки зберігання документів, важливих з точки зору податкових перевірок, вказані в п. 44.3 Податкового кодексу України.

Перелік типових документів визначає мінімальні строки їхнього зберігання. Однак за потреби компанія може їх продовжити і відобразити це у внутрішніх наказах.

Як зберігати електронні документи?

Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання затверджений наказом Міністерства юстиції № 1886/5. Він застосовується на підприємствах і в установах будь-яких форм власності. Його вимоги єдині для паперових і електронних документів.

Підприємство може саме визначати та затверджувати правила документообігу (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Зберігаючи документи в електронній формі, підприємство повинно забезпечити відповідність таким вимогам, вказаним у Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
• має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Компанії, що використовують системи електронного документообігу СЕД, сервіси електронного документообігу ЕДО, також повинні враховувати п. 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами — створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання в електронній і паперовій формах.

Зберігання електронних документів в архіві сервісу «Вчасно.ЕДО»

Система керування електронними документами «Вчасно.ЕДО» забезпечує дотримання всіх вимог держави. Всі завершені документи зберігаються в хмарному архіві. Він дозволяє:

• окремо зберігати завершені документи, щоб вони не заважали працювати з новими;
• зручно переміщати документи в архів і, в разі потреби, повертати їх на доопрацювання;
• фільтрувати документи за різними показниками для зручного пошуку;
• надавати окремим працівникам права на додавання документів в архів, переміщення з архіву в загальний список, видалення з архіву.

Строк зберігання документів у хмарному архіві необмежений. Навіть після закінчення дії тарифу архів документів не видаляється з хмарного сховища. Після поновлення тарифу клієнт може додавати до архіву нові документи, обмінюватись ними з контрагентами, налаштовувати пошук по архіву та користуватись усіма іншими функціями сервісу.

Безпека зберігання документів

Важливим питанням під час зберігання документів є дотримання не лише юридичних вимог, а й мір безпеки, попередження будь-якого стороннього доступу до архіву.

Сервіс «Вчасно.ЕДО» зберігає весь архів документів на серверах Amazon S3, розташованих у країнах Європейського Союзу. Архів документів захищений від стороннього доступу. Для первинної реєстрації акаунта клієнт повинен обов’язково використати КЕП або УЕП. Для безпеки під час кожного входу в акаунт можна налаштувати двофакторну аутентифікацію.

Сервіс «Вчасно.ЕДО» забезпечує конфіденційність даних. Співробітники компанії «Вчасно» не мають доступу до документів, що належать клієнтам. Відповідальні працівники компанії-клієнта можуть розмежовувати права доступу до архіву між своїми співробітниками і обмежувати права доступу до архіву за IP адресою.

Додаткові способи зберігання документів

Якщо підприємство не може гарантувати збереження документів на електронних носіях протягом усього визначеного строку, воно зобов’язане продублювати їх на додаткові носії або зберегти паперові копії (ст. 13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Кожна компанія обирає альтернативні способи зберігання документів відповідно до власних потреб і процесів. Клієнти сервісу «Вчасно.ЕДО» поділилися кейсами додаткового зберігання документів на локальних носіях.

Зберігання документів в електронній формі — це зручно і безпечно. В сервісі «Вчасно.ЕДО» враховані всі вимоги держави щодо цього. Високі технічні стандарти захисту інформації захищають документи від стороннього доступу.