Постачальники часто стикаються з ситуаціями, коли після підписання документів потрібно скоригувати обсяги поставок або перелік товарів. Якщо цього не зробити належним чином, це може призвести до штрафів або навіть судових позовів.
Щоб уникнути юридичних ризиків під час коригування даних у вже підписаних EDI-документах, сторони використовують акти анулювання — спеціальні документи, які скасовують чинність попередніх домовленостей. Як саме це працює — розповідаємо у статті.
Для чого використовують анулювання в EDI-обміні
У процесі електронного документообігу торговельні мережі обмінюються з постачальниками юридично значущими документами (ЮЗД) — накладними, актами виконання робіт, рахунками-фактурами тощо. Вони фіксують домовленості між партнерами. Постачальник і мережа накладають на них електронні підписи. Це надає документам юридичної сили, а тому вони можуть стати предметом податкової перевірки або доказом у суді.
В практиці ритейлу поширені випадки, коли працівники мережі знаходять неточності в накладній уже після її підписання. Такі неточності можуть виникати через нестачу або відсутність певних товарів на складі постачальника. Перевірка всіх даних у документі потребує багато часу, тож мережа підписує накладну, а в разі розбіжностей сторони домовляються телефоном про поставку в іншому обсязі. Щоб зафіксувати нові домовленості, вони створюють накладну заново з актуальними даними, а попередній документ має бути скасований.
Якщо сторони не анулюють попередній документ, у системі залишаються дві накладні з різними даними. Це дублювання створює юридичні ризики: може призвести до судового позову з боку контрагента або штрафу від податкової.
В роботі з EDI-сервісами коригування даних ускладнюється ще й тому, що з ланцюжка постачання не можна вилучити вже створене EDI-повідомлення. Якщо сторони не анулюють попередній документ, у системі залишаються дві накладні з різними даними. Це дублювання створює юридичні ризики. Щоб їх уникнути, в EDI-обміні використовують акти анулювання документів.
Захистіть свій бізнес разом із «Вчасно.EDI»
Дізнайтесь, як «Вчасно.EDI» допомагає уникнути ризиків
Дізнатись більшеЩо таке акт анулювання
Акт анулювання (COMDOC_019) — це EDI-документ, який скасовує раніше створений юридично значущий документ і позбавляє його юридичної сили. Створюючи акт анулювання, учасник EDI-обміну повинен вказати:
- номер і дату юридично значущого документа, який користувач хоче скасувати;
- причину анулювання.
Акт анулювання набуває чинності з моменту, коли його підписують обидві сторони. Якщо контрагент відхиляє акт анулювання, юридично значущий документ залишається в силі й ініціатор зобов’язаний виконувати закріплені в ньому домовленості.
Технічно акт анулювання — це XML-документ. Його можна створити через API, FTP або у веб-кабінеті EDI-сервісу. На відміну від інших EDI-документів, він не має друкованої форми. Якщо його підписують обидві сторони, на юридично значущому документі з’являється позначка «анульовано». Такий же статус присвоюється документу і в загальному списку в кабінеті EDI-сервісу. Сам акт анулювання у списку документів не відображається, але за потреби його можна завантажити з веб-кабінету.
Акт анулювання в ланцюжках постачання
Створювати акт анулювання може як постачальник, так і торговельна мережа. Зазвичай ініціатором анулювання виступає та сторона, яка створила документ із некоректними даними.
У практиці ритейлу найбільш поширені схеми документообігу, які ґрунтуються на прибутковій або видатковій накладній. Видаткову накладну створює постачальник у момент відвантаження товару і підписує мережа після звірки. Прибуткову накладну створює мережа під час приймання товару.
Оскільки видаткову накладну створює постачальник, він зацікавлений у тому, щоб анулювати її в разі помилки. Якщо видаткова накладна залишається в силі, вважається, що постачальник не виконує домовленість і несе за це юридичну відповідальність.
Створювати акт анулювання на видаткову накладну може і торговельна мережа, якщо виявляє помилки в реквізитах (наприклад, неправильний номер договору). Мережа не хоче чекати, поки постачальник заново створить видаткову накладну, щоб не уповільнювати процес постачання товарів.
В анулюванні прибуткових накладних зацікавлена торговельна мережа. Електронний підпис на накладній засвідчує, що мережа отримала товари в повному обсязі, навіть якщо це не відповідає дійсності. Тож, якщо прибуткова накладна залишається в силі, мережа зазнає збитки через неповну поставку.
Податкове законодавство зобов’язує компанії реєструвати податкові накладні на всі первинні документи протягом 30 днів з моменту створення (п. 89 підрозд. 2 розд ХХ Податкового кодексу України). Тож, щоб дотриматись норм закону, анулювати слід лише документи, створені протягом цього періоду.
Як створити акт анулювання в сервісі «Вчасно.EDI»
В сервісі «Вчасно.EDI» можна створювати акти анулювання, як і будь-які інші EDI-документи:
- в обліковій системі користувача;
- у веб-кабінеті сервісу.
Щоб створювати і анулювати документи через облікову систему (BAS, 1C, SAP та ін.), «Вчасно.EDI» пропонує користувачам інтеграцію сервісу через FTP або API. Для роботи з EDI-документами через облікову систему не потрібно встановлювати додаткові програми.
Документи, створені у веб-кабінеті «Вчасно.EDI» або надіслані в сервіс через інтеграцію з обліковою системою, зберігаються у хмарних data-центрах Amazon S3. Сервери розташовані на території Європейського Союзу й надійно захищені від будь-якого стороннього втручання. Термін зберігання документів необмежений. За потреби їх можна завантажити на комп’ютер або інший зовнішній носій.
Анулювання юридично значущих документів — критично важливий процес у співпраці постачальників і торговельних мереж. Воно дозволяє швидко виправляти помилки в EDI-документообігу, уникати дублювання, штрафів і судових позовів.
Скористайтеся можливостями сервісу «Вчасно.EDI», щоб скасовувати неактуальні документи швидко, безпечно і юридично правильно.
