Ви виконали проєкт, а клієнт не платить, бо «не бачив акту». Знайома ситуація? Акти виконаних робіт — ключовий документ, без якого не рухається жодна оплата.
Помилки і затримки в оформленні актів не лише уповільнюють співпрацю між партнерами, а й створюють ризик втрати прибутку. Тому все частіше підприємці оформлюють акти виконаних робіт і наданих послуг в електронній формі.
У статті ми розглянемо, чому обмін актами в електронній формі — це не просто зручність, а необхідність для будь-якого бізнесу — від ФОПів до великих компаній.
Що таке акт виконання робіт (надання послуг)
Акти виконаних робіт і наданих послуг — це первинні бухгалтерські документи, які підтверджують факт виконання робіт або надання послуг. Для замовника і виконавця вони стають підставою для взаєморозрахунків
В різних галузях бізнесу акт виконаних робіт потрібен для:
- офіційного підтвердження факту виконання робіт або надання послуг: як свідчення, що робота виконана або послуги надані в повному обсягу та відповідно до умов договору;
- фінансових розрахунків: на підставі акта замовник сплачує виконавцю кошти за виконану роботу або надані послуги;
- доведення в суді: акт має юридичну силу — у випадку виникнення судових спорів його можна використовувати як доказ.
Акт виконаних робіт і акт наданих послуг часто використовують як взаємозамінні документи. Проте вони мають деякі відмінності. Основні з них — у таблиці.
| Критерій | Акт виконаних робіт | Акт наданих послуг |
| Галузь | Будівництво, ремонт | IT, маркетинг, консалтинг |
| Форма звіту | Затверджена форма (наприклад, КБ2) | Вільна форма |
| Контроль якості | За технічною документацією | За суб’єктивною оцінкою |
Обов’язкові реквізити акту
Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає обов’язкові реквізити, які повинен містити акт виконаних робіт (наданих послуг). Зокрема:
- Назву документа – «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг».
- Дату складання.
- Назву установи, від імені якої складено акт.
- Зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції.
- Посади осіб, відповідальних за виконання господарської операції та правильність оформлення акту.
- Особистий підпис або інші дані, які дають можливість ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Навіщо переводити акти в електронний формат
Акти виконаних робіт (наданих послуг) можуть бути складені як у паперовому, так і в електронному вигляді. Сьогодні все більше компаній використовують електронні акти, щоб оптимізувати бізнес-процеси.
У великих компаніях обігом і збереженням актів виконаних робіт і наданих послуг займається окремий бухгалтер. Якщо акти оформлюють у папері, їх часто гублять або заново створюють і підписують через помилки. За таких умов для впорядкування роботи з актами потрібен окремий працівник.
Компанії-замовники робіт або послуг зазвичай доручають оформлення і надсилання актів виконавцям. Для ФОПів і невеликих компаній, які надають послуги, великий обсяг паперових актів створює значні труднощі:
- тривалий час на оформлення документів;
- витрати на роздрук і надсилання актів;
- витрати на зберігання.
Особливості роботи з актами виявляються і в окремих галузях. Наприклад, будівельні та логістичні компанії часто оформлюють і підписують акти «в полі». Виконавець передає замовнику паперові акти на будівництві, складі тощо. Після цього їх передають або надсилають поштою в бухгалтерію. На шляху до головного офісу документи часто губляться.
Оформлення актів в електронній формі дозволяє вирішити ці проблеми. Електронні акти мають ряд переваг як для замовника, так і для виконавця. Зокрема:
- Акт не потрібно роздруковувати. Це заощаджує велику кількість часу для працівників — особливо, якщо компанія регулярно оформлює багато актів.
- Акт можна підписати електронним підписом зі смартфона. Це дозволяє оформлювати акти з будь-якої точки світу. Зокрема, можна залучати до співпраці фрилансерів, як перебувають за кордоном.
- Обидві сторони можуть підписати акт одразу по завершенню роботи. Виконавець отримує оплату значно швидше.
- Електронні акти зручно зберігати. Користувачі можуть легко знайти потрібний документ в електронному архіві. Хмарне сховище доступне з будь-якої точки світу і захищене від стороннього доступу.
Чи має електронний акт таку ж юридичну силу, як паперовий?
Юридичну силу електронним актам надає Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг». Електронний акт ідентичний паперовому за умови, якщо в ньому є всі необхідні реквізити і сторони підписали його електронними підписами.
Сучасні сервіси електронного документообігу пропонують зручне підписання і надсилання електронних актів. Наприклад, у «Вчасно.ЕДО» можна підписувати документи хмарним підписом «Вчасно.КЕП» у мобільному застосунку. Накласти електронний підпис можна в кілька кліків. Обидва сервіси належать до екосистеми сервісів «Вчасно» і ймовірність технічних помилок у них зведена до мінімуму.
Як підписати і надіслати акт у «Вчасно.ЕДО»
Зручний інтерфейс сервісу «Вчасно.ЕДО» допомагає швидко формувати, підписувати і надсилати електронні акти онлайн. Для цього потрібно:
- Створити шаблон акту або завантажити з комп’ютера документ у форматі .pdf або .doc.
- Підписати акт кваліфікованим електронним підписом «Вчасно.КЕП» або КЕПом іншого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Весь процес підписання відбувається в інтерфейсі «Вчасно.ЕДО», перемикатись між програмами не потрібно.
- Надіслати акт контрагенту на підпис.
Після того, як обидві сторони підписали акт виконаних робіт (наданих послуг), він отримує в сервісі статус «Підписаний усіма». Після цього він зберігається в архіві «Вчасно.ЕДО». За потреби його можна знайти за кілька секунд.
Електронні акти у «Вчасно»: підписуйте онлайн без друку і сканування
Електронні акти виконаних робіт і наданих послуг — це вже не просто зручність, а нагальна потреба для сучасного бізнесу. Вони оптимізують бізнес-процеси, заощаджують час і кошти, прискорюють оплату, а також дозволяють уникнути ризиків втрати чи неправильного оформлення паперових документів. Бухгалтерам більше не потрібно витрачати години на паперову рутину, досить кількох кліків у сервісі електронного документообігу.
Електронні акти мають повну юридичну силу. Вони забезпечують швидкий обмін даними та надійне зберігання, що є критично важливим для будь-якого бізнесу — від ФОПів до великих корпорацій. Завдяки таким рішенням, як «Вчасно.ЕДО» ви можете забути про друк, сканування та кур’єрські послуги, зосередившись на головному — розвитку свого бізнесу.
Не гайте часу на застарілі методи! Оформлюйте акти онлайн і підписуйте їх за допомогою «Вчасно.КЕП» безкоштовно, щоб переконатися в усіх перевагах електронного документообігу.
Спробуйте оформити свій перший акт онлайн — без паперу і зайвих витрат. У «Вчасно.ЕДО» це можна зробити безкоштовно.
Почніть працювати з актами онлайн
Створіть та відправте свій перший електронний акт у «Вчасно.ЕДО» — без витрат на папір і доставку
Дізнатися більше
