Як ефективно оптимізувати бізнес-процеси за допомогою технологій EDI: кейс «Біосфера»

У 2021 році ми звернулися до «Вчасно» із проханням оптимізувати обмін замовленнями з мережею Rozetka. Тоді інтеграція була критично важливою, адже робота через веб-платформу не підходила через великий обсяг документів.

Процес був непростим, оскільки Rozetka використовує багато типів документів. Почали з основних — замовлень (ORDER), підтверджень (ORDRSP) та повідомлень про відвантаження (DESADV), а згодом додали видаткову накладну з цифровим підписом, ланцюжок документів по поверненню товару та інші важливі звіти.

Ключовим тригером стала зміна податкового законодавства, яка збільшила термін зберігання документів із трьох до п’яти років. Це призвело до зростання витрат на логістику та зберігання, тож ми шукали рішення. Впровадження EDI у роботі з дистриб’юторами стало логічним продовженням нашого розвитку.

До впровадження автоматизації деякі процеси були частково автоматизовані, зокрема обмін і завантаження даних. Однак деякі операції все ще виконувалися вручну. Ось як виглядав процес:

1. Оператори створювали шаблони замовлень і надсилали їх дистриб’юторам через різні канали — пошту, FTP тощо.
2. Дистриб’ютор заповнював замовлення та повертав його.
3. Далі фахівці відділу клієнтського сервісу завантажували ці замовлення в ERP-систему й опрацьовували їх.

Цей процес мав свої недоліки:

• Залежність від людського фактора (відсутність працівника, помилки при заповненні тощо).
• Високе навантаження на логістичну службу, яка контролювала документообіг.

Автоматизація обміну EDI-документами через сервіс «Вчасно.EDI» значно прискорює обмін даними між компаніями, зменшує кількість ручної роботи та мінімізує ризики помилок.

Однак впровадження EDI потребує ретельної підготовки, адже кожна компанія має свої особливості бізнес-процесів та вимоги до інтеграції.

Ми впровадили модуль електронно-цифрового підпису, який дозволяє операторам підписувати документи без необхідності переходити в інші системи. Це значно спрощує та прискорює робочі процеси.

Також доопрацювали обмін даними з «Вчасно.EDI». Спочатку проаналізували наявні процеси, оптимізували передачу основних первинних документів і поступово інтегрували всі ці механізми в наш цифровий архів. Тепер у ньому зберігаються документи з усіх систем із завіреним цифровим підписом, тому бухгалтерія та контрагенти можуть легко й швидко знаходити потрібні файли.

Крім того, ми повністю інтегрували EDI-платформу з нашим архівом юридично значущих документів (ЮЗД), що забезпечує єдину точку доступу до всіх електронних документів та їхню зручну обробку.

Після аналізу всього процесу ми виокремили три основні етапи впровадження, які сформували ROADMAP інтеграції.

Перший етап — підключення дистриб’ютора до вже наявного функціоналу. Оскільки більшість партнерів працюють із різними мережами та інтегровані з EDI-провайдерами, вони вже знають, як формувати та відправляти замовлення, підтверджувати їх та надсилати повідомлення про відвантаження. На цьому етапі важливо лише синхронізувати ці процеси з нашими вимогами.

Другий етап, на якому ми зараз знаходимося, — доопрацювання процесу отримання зворотних документів від партнерів. Оскільки саме вони формують та надсилають ці документи, ми готуємо нашу ERP-систему до їх коректного оброблення. Це означає адаптацію системи до шаблонів документів, автоматизацію їхнього розбору та формування відповідних внутрішніх документів. Крім того, інтегруємо всі ці механізми у внутрішню бізнес-логіку компанії, включно з додатковими перевірками, розподіленнями та контролем.

Третій етап, до якого ми всі рухаємося, — впровадження еТТН. Це значно скоротить витрати на зберігання документів, усуне потребу в фізичних архівах і значно спростить пошук інформації, особливо за тривалий період (3-5 років). Цінуємо свої ресурси та співробітників, тому прагнемо автоматизувати всі можливі процеси, щоб мінімізувати рутинну роботу та підвищити ефективність.

Кожен проєкт у нашій компанії — це, перш за все, швидкість. Ми постійно відкриваємо нові заводи, філії, об’єкти.

Однак швидкість підключення наших партнерів до обміну документами залишається викликом. Не всі розуміють цінність автоматизації, і цей процес часто нагадує шахову партію: крок — очікування, ще крок — знову очікування.

Я впевнений, що ми досягнемо результату, але хочеться, щоб це відбувалося швидше, а партнери були більш мотивованими до змін.

Ми добре розуміємо складнощі впровадження автоматизації. Це завжди непростий процес, який вимагає ресурсів, адаптації команди та змін у звичних бізнес-процесах.

Але ми впевнені, що автоматизація дасть відчутні переваги не лише нам, а й нашим партнерам.

Зокрема, впровадження EDI дозволяє:

• Прискорити обмін документами щонайменше в 2–3 рази.
• Значно зменшити витрати на їх обробку в логістиці та департаменті клієнтського сервісу.
• Мінімізувати ризики втрати документів і спростити їх пошук.
• Оптимізувати фінансові витрати на документообіг.