Як Capgemini разом із TG Consulting інтегрували SAP Business One із «Вчасно» для обробки 1000 документів на місяць

Capgemini Україна працює як частина глобальної структури, де кожен локальний процес має відповідати міжнародним стандартам групи. Йдеться не лише про операційну ефективність, а й про:

• внутрішній фінансовий контроль,
• політики безпеки та доступів,
• регулярні внутрішні й зовнішні аудити,
• прозорість взаєморозрахунків.

Будь-яка неточність у документообігу — це не просто технічна помилка, а потенційний ризик для звітності, перевірок і репутації компанії.

За останні кілька років компанія активно масштабувалася саме в правовому режимі Diia.City. Якщо на старті переходу в новий правовий режим в 2024 році це була команда близько 100 гіг-спеціалістів, то вже у кінці 2025 та початок 2026 року компанія налічувала понад 1000 співробітників і гіг-контрактерів. Таке розширення штату кратно збільшило кількість документів, які потребують підписання.

Щомісячно компанія опрацьовує:

• акти виконаних робіт з кожним гіг-контрактером;
• договори;
• додаткові угоди;
• супровідні фінансові документи.

У підсумку — понад 1000 документів щомісяця лише в одному операційному напрямку.

SAP уже використовувався в компанії як основна система обліку та управління процесами. Проте електронний документообіг із сервісом «Вчасно» не був інтегрований безпосередньо в систему.

Фактично процес до інтеграції з «Вчасно.ЕДО» виглядав так:

1. У SAP формувався документ.
2. Його експортували в PDF.
3. Файл зберігали локально.
4. Переміщували між робочими папками.
5. Завантажували вручну в кабінет «Вчасно».
6. Обирали контрагента.
7. Підписували.
8. Надсилали.
9. Окремо відстежували статус підписання.

Тобто SAP і «Вчасно» працювали як дві окремі системи, між якими не було автоматичного обміну даними. При невеликому обсязі документів така модель є керованою. Але коли кількість перевищує 1000 документів на місяць, ручні дії починають створювати системне навантаження.

Основні ризики були такими:

• значні витрати часу на повторювані операції;
• залежність від людського фактора (помилки у файлах, назвах, виборі контрагента);
• складність централізованого контролю статусів;
• затримки підписання через ручні переходи між системами;
• зростання навантаження на бухгалтерський відділ.

Окрім того, щоб перевірити статус документа, потрібно було заходити в іншу систему та звіряти інформацію вручну. У пікові періоди повний цикл підписання займав 1–2 робочі дні на один документ.

На етапі вибору моделі інтеграції до проєкту долучилася компанія TG Consulting — інтегратор, який взяв на себе повний цикл реалізації рішення «під ключ»: від бізнес-аналізу до архітектури та впровадження.

🔎 Глибокий аналіз бізнес-процесів

Проєкт стартував не з технічної реалізації, а з детального дослідження процесів компанії Capgemini. Завданням було не просто інтегрувати SAP із сервісом електронного документообігу, а забезпечити відповідність реальним робочим сценаріям компанії.

Команда TG Consulting провела серію інтерв’ю з бухгалтерією, менеджментом та іншими фахівцями, які щоденно працюють із документами.

У фокусі були конкретні операційні сценарії:

• які типи документів і сценарії підписання використовуються;
• які статуси є критично важливими для контролю процесу;
• як обробляються відхилення та повторні погодження;
• які вимоги до збереження історії дій над документами;
• чи потрібні масові операції (пакетна обробка);
• які обмеження накладає SAP та внутрішні політики безпеки.

Саме на цьому етапі був сформований «скелет» майбутньої інтеграції — бізнес-логіка, що визначила правила маршрутизації документів, модель ролей і сценарії взаємодії між системами.

Це дозволило уникнути типового ризику інтеграційних проєктів — коли технічне рішення не відповідає реальним операційним процесам.

🏗️ Архітектурне проєктування та технічна модель

Після збору та аналізу бізнес-вимог TG Consulting перейшли до архітектурного етапу:

• Систематизували та пріоритезували вимоги;
• Детально проаналізували API сервісу «Вчасно»;
• Спроєктували сценарії винятків та обробки помилок;
• Сформували моделі ролей і прав доступу;
• Визначили механізм синхронізації статусів;
• Розробили логіку збереження історії дій;

Архітектура узгоджувалася з командою Capgemini в кілька ітерацій — із перевіркою відповідності внутрішнім стандартам та вимогам глобальної структури компанії.

Будь-яка інтеграція, що охоплює понад 1000 документів і декілька ролей погодження, потребує ретельної підготовки та поетапного запуску. У випадку Capgemini йшлося не лише про технічну інтеграцію, а про перебудову звичного процесу роботи з документами. Серед ключових викликів:

Налаштування тестових середовищ і ключів

Потрібно було синхронізувати тестові контури SAP і «Вчасно», коректно налаштувати синхронізацію ключів доступу та перевірити безпечний обмін даними відповідно до корпоративних політик.

Відпрацювання масових сценаріїв

Обробка одиничного документа і пакета з сотень — це різні рівні навантаження. Команда окремо тестувала сценарії масового формування, підписання та повернення документів, щоб виключити затримки або збої.

Логіка підписів і прав доступу

Було важливо врахувати різні ролі підписантів, багаторівневе погодження, обмеження доступу до фінансових документів. Права на перегляд, редагування й підписання налаштували відповідно до ролі кожного користувача.

Обробка помилкових або відхилених документів

Інтеграція мала передбачати сценарії повторного погодження, виправлення помилок і коректне оновлення статусів у двох системах без втрати історії.

Відповідність політикам безпеки та аудиту

Capgemini як міжнародна компанія має високі вимоги до контролю доступу, журналювання дій та збереження даних. Рішення повинно було повністю відповідати цим стандартам.

Інтеграція SAP із сервісом «Вчасно» вплинула не лише на швидкість документообігу, а й на якість внутрішніх процесів, контроль та фінансову ефективність компанії.

• Скорочення часу погодження: було – 2 дні, стало – 3-5 годин.
• Мінімізація ручних операцій, що потенційно можуть привести до виникнення помилок.
• Прозорий контроль процесів: статуси доступні в SAP без ручної перевірки.
• Готовність до аудитів: структуроване зберігання + історія дій.
• Зручність у користуванні як зі сторони компанії, так і контрактерів.

Окрім прямих витрат, електронний документообіг через «Вчасно» дозволив суттєво скоротити витрати робочого часу команди на:

• підписання,
• погодження,
• коментування,
• супровідні дії з документами.

Історія Capgemini демонструє, що масштабування бізнесу неможливе без системної цифровізації внутрішніх процесів. Інтеграція SAP із сервісом «Вчасно» дозволила компанії:

• прискорити погодження документів у рази;
• зменшити операційне навантаження;
• забезпечити повну прозорість статусів;
• відповідати міжнародним стандартам контролю та аудиту.

Головне — документообіг перестав бути ручною адміністративною функцією й перетворився на керований цифровий процес, який підтримує зростання бізнесу замість того, щоб його стримувати.