Результати впровадження ЕДО
Швидкість роботи благодійного фонду часто залежить від того, наскільки оперативно готуються та підписуються документи. Налагодити документообіг стає складніше в умовах війни, коли постійно вимикають електроенергію, а співробітники знаходяться у різних точках світу.
Про те, як ЕДО допомагає автоматизувати процеси у сфері благодійності і які основні переваги сервісу «Вчасно» виділила для себе організація, розповідає Сергій Лукашов, директор МБО «БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна.
Що спонукало компанію перейти на ЕДО?
Від початку повномасштабного вторгнення співробітники нашої організації роз’їхалися по всій Україні: до Миколаївської, Харківської областей, хтось — у Києві й інших містах на заході України.
А благодійна організація «СОС Дитячі Містечка» значно розширила свою діяльність і відкрила нові локації та проєкти.
Тендерні закупівлі — це регулярне завдання, яке потребує постійної участі багатьох колег, а також підписання великої кількості документів по результатах. Всі папери потрібно було відправляти поштою, а у разі будь-яких змін — весь процес починався спочатку.
Ці проблеми підштовхнули нас до пошуку рішення.
Читайте також: Як страхова компанія «VUSO» завдяки цифровізації заощадила 2,5 мільйони гривень та цінний час працівників
Як підготували співробітників та постачальників?
Для наших співробітників ми зробили предметну презентацію про те, як працювати з ЕДО, аби у них були всі необхідні знання. Наша команда завжди підтримує оптимізацію, інновації і пошук сучасних рішень.
Особливо, коли ці рішення зручніші, ніж обмін паперовими документами, і полегшують рутинну роботу.
Загалом ми перевели у сервіс цифрових рішень для бізнесу «Вчасно» тендерні документи, договори з постачальниками, угоди, акти виконаних робіт та інші документи.
З постачальниками все відбувається по-іншому, оскільки далеко не всі працюють в ЕДО. Ми не наполягаємо, аби підписання документів відбувалося в електронному форматі, але завжди пропонуємо таку альтернативу. Розповідаємо про зручність і ефективність. Багато хто приймає цю пропозицію.
Які труднощі виникали під час впровадження ЕДО?
Загалом значних труднощів під час впровадження електронного документообігу не виникало. Звісно, були нюанси, з якими ми зіткнулися на початку впровадження сервісу. Було дещо проблематично одразу зареєструвати велику кількість наших співробітників, але ми впоралися з цим.
Також деякі не оперативно реагували на нові документи, які направлялися їм на підпис, бо для них було незвично працювати в електронному сервісі. Однак, і над цим ми працюємо.
Які результати отримала організація після впровадження електронного документообігу?
Наша організація старається рухатися в ногу з часом. Зараз майже всі наші документи в електронному архіві, хоча ще 5 років тому все було у папері. Електронний документообіг для нас має кілька основних переваг.
-
1Одночасний перегляд документівВсі залучені фахівці відділів можуть одночасно переглядати необхідні їм документи, а також затверджувати і підписувати їх.
-
2Економія робочого часуПозитивний момент, який зазначають колеги — паперова рутина тепер зведена до мінімуму і наші фахівці більше часу на можуть виділити на допомогу.
-
3Швидше підписання документівРаніше процес підписання та відправки документів займав до 3 діб, а зі «Вчасно» — всього у декілька кліків.
-
4Оптимізація процесівВсі процеси в компанії оптимізувалися і пришвидшилися.
-
5Простіші аудиторські перевіркиАудиторські перевірки ми проходимо швидше, просто подаючи електронні документи.
Завдяки цифровізації благодійні фонди працюють ефективніше, що в умовах війни критично важливо, адже допомога повинна надаватися швидко і без зволікань.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
