Цифровізація відпусток у великій компанії: досвід BAYADERA GROUP і «Вчасно.Кадри»

Першим і найбільш відчутним результатом впровадження електронного кадрового документообігу «Вчасно.Кадри» стала економія робочого часу кадрової команди.

За розрахунками компанії, перехід на електронний формат дозволив зекономити:

• 962 людино-години на рік, що еквівалентно приблизно 120 робочим дням HR-команди;
• або в середньому близько 120 людино-годин за один квартал.

Йдеться не про скорочення обсягу роботи, а про усунення ручних дій, які раніше супроводжували паперовий процес: пошук і передавання документів, формування заяв і наказів, збір підписів, контроль статусів і роботу з паперовим архівом.

Розрахунок проводився за один календарний робочий рік і стосується виключно часу, який кадрова команда витрачала на документообіг до впровадження «Вчасно.Кадри». Для компанії з кількома тисячами співробітників навіть оптимізація одного масового процесу дає вимірюваний і відчутний ефект.

Але якщо перекласти простою мовою, то це так: є 962 людино-години на рік.
Середньорічний робочий фонд 1 людини зазвичай близько 2000 годин (плюс-мінус, залежно від відпусток, лікарняних, свят і графіків).

Особливо показовими є дані за грудень — найскладніший місяць у процесі відпусток. Саме в цей період кількість запитів зростає в рази, а будь-які затримки одразу масштабуються на всю компанію.

За результатами грудня середній час повного оформлення відпустки — від створення заявки в застосунку до підписання всіма сторонами — склав 8 годин 16 хвилин.

Для великої компанії з розгалуженою структурою це означає, що навіть у піковий період процес не «розтягується» на дні й не потребує ручного втручання з боку HR.

На перший погляд, процес виглядав зрозумілим. Але в реальності він створював системне навантаження:

• співробітники витрачали дуже багато робочого часу на дії, не пов’язані з їхніми основними обов’язками;
• кадрові фахівці працювали в режимі постійного контролю: де документ, на якому етапі, хто ще не підписав;
• керівники не завжди могли оперативно підписати документи через відрядження, щільний графік або фізичну відсутність.

У компанії з 27 філіями ці затримки не залишалися поодинокими випадками. Вони накопичувалися і створювали постійний «кадровий фон», який відволікав від управління бізнесом.

Для BAYADERA GROUP було принципово не просто «оцифрувати документи», а прибрати системні збої в одному з наймасовіших кадрових процесів — відпустках. Тому під час вибору рішення команда дивилася не на універсальні ЕДО, а на сервіс, який закриває саме кадрові сценарії.

Ключовими критеріями стали:

• готова логіка роботи з кадровими документами, а не конструктор «з нуля»;
• відповідність вимогам законодавства без ручних доопрацювань;
• стабільність і безпека даних у великій розподіленій структурі;
• інтерфейс, зрозумілий для співробітників без окремого навчання;
• жива підтримка, яка супроводжує впровадження, а не просто «вмикає доступ».

«Вчасно.Кадри» дозволили почати цифровізацію з конкретного болю — відпусток — і одразу зняти ключові проблеми паперового процесу: втрату часу, затримки на підписах і постійний ручний контроль.

BAYADERA GROUP не починала з різкого переходу на всю компанію. Спочатку обрали пілотну групу співробітників і протестували процес у реальних умовах, як він працює щодня, а не на презентації.

Перший тиждень був присвячений не технічним налаштуванням, а роботі з людьми. Команда детально проговорювала кожен крок процесу: як подати заявку на відпустку, що відбувається далі, хто і коли погоджує, де з’являється підпис. Для цього проводили індивідуальні зідзвони, показували сценарії на прикладах і відповідали на запитання одразу, а не після того, як з’явилися проблеми.

Окремо перевіряли практичні речі:

• чи зрозуміло співробітникам, як зареєструватися і подати заявку;
• чи коректно працюють маршрути погодження;
• де процес може «сповільнюватися» або викликати сумніви.

Такий підхід дозволив побачити слабкі місця ще до масштабування і прибрати їх на старті. У результаті, коли процес почали поширювати на більшу кількість співробітників, він уже працював стабільно й не потребував ручного втручання з боку HR.

Після впровадження «Вчасно.Кадри» відпустка перестала бути окремим процесом, який потрібно «вести руками». Вона стала швидкою дією, що вписується в робочий день і не потребує додаткових зусиль.

Процес виглядає так:

Співробітник відкриває мобільний застосунок, обирає період відпустки й надсилає заявку. Без пошуку шаблонів, без друку, без походів у відділ кадрів.

Керівник отримує заявку і погоджує її в зручний момент — незалежно від місця перебування. Немає потреби «ловити» шефа для підпису або відкладати процес на кілька днів.

HR-фахівець працює з типовими документами, які формуються в системі автоматично. Усі етапи видно одразу: що погоджено, що підписано, де процес завершено.

Підписання відбувається прямо в застосунку. Без додаткових кроків, передачі паперів і повернення документів «на доопрацювання».

У підсумку відпустка оформлюється в одному цифровому середовищі без розривів між ролями, без паперового архіву і без ручного контролю. Процес стає передбачуваним як для співробітників, так і для HR-команди, а прості кадрові дії більше не перетворюються на тривалі ланцюжки погоджень.

Після запуску цифрових відпусток BAYADERA GROUP почала використовувати «Вчасно.Кадри» і для інших кадрових сценаріїв — через задачу «Документ». Це запити, які не прив’язані до конкретного типу процесу, але так само потребують погодження й підписання: довідки, заяви, внутрішні кадрові документи.

На практиці ці сценарії виявилися ще простішими, ніж відпустки. За даними за грудень середній час підписання таких кадрових запитів — 22 хвилини від моменту створення задачі до підписання всіма сторонами.

Це показало важливу річ: якщо система стабільно витримує наймасовіший і найскладніший процес — відпустки в піковий період, — то інші кадрові документи автоматично переходять у швидкий і майже непомітний для HR режим.

Читайте також: Електронні кадрові документи: як законно оформлювати в 2026 році

Після запуску процес швидко увійшов у щоденну роботу. Співробітники доволі швидко почали користуватися новим форматом, бо він не вимагав нічого зайвого: кілька кліків замість паперів і походів у відділ кадрів.

• Для багатьох працівників стало приємним відкриттям, що заявку на відпустку можна подати за кілька хвилин, без походів у відділ кадрів і без паперів. Не потрібно нічого шукати, друкувати чи перевіряти — усе працює в одному місці і зрозуміло з першого разу.
• Керівники також відчули зміни дуже швидко. Погодження перестали «висіти» й накопичуватися, а підписання більше не залежить від того, де ти фізично перебуваєш. Документи можна погодити тоді, коли це зручно, без постійних нагадувань і термінових дзвінків.
• Для HR-команди це стало, мабуть, найбільшим полегшенням. Зникло відчуття постійної гонитви за підписами і контролю кожного папірця. Процес перестав триматися на ручній увазі й почав працювати сам.

У підсумку відпустки перетворилися на звичну дію. Саме це відчуття простоти й стало головним сигналом, що зміни прижилися.

До цифровізації найбільші затримки виникали на етапі збору підписів. Необхідність фізично «зловити» людину для фінального підпису була найдовшою частиною процесу. Також траплялися помилки в паперових заявах — неправильно заповнені форми або підписи не в тих місцях.

У цифровому процесі ці проблеми були мінімізовані. Після підписання документ не повертається «на допрацювання», тому кількість помилок фактично звелася до нуля.

Наступним кадровим процесом, який BAYADERA GROUP планує цифровізувати після відпусток, є прийом на роботу. Саме цей сценарій передбачає найбільшу кількість документів і залучає одразу кілька ролей, зокрема і HR, і керівників, і нових співробітників.

Команда підходить до цього етапу вже з практичним досвідом і розумінням, як будувати цифрові процеси без хаосу. Логіка, яка спрацювала з відпустками, може бути масштабована й на прийом: чіткі маршрути, типові документи, прозорий статус кожного кроку.

Зі свого боку «Вчасно.Кадри» дає можливість вибудовувати ці процеси поетапно — так, щоб цифровізація залишалася зручною для людей і корисною для бізнесу, а не перетворювалася на ще один складний проєкт. Саме такий підхід і створює основу для стабільного розвитку кадрових процесів у великій компанії.