Результати впровадження ЕДО
Майже 97% усього документообороту в компанії підписується у «Вчасно» — навіть інструктажі з питань охорони праці, цивільного захисту, пожежної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях.
Так, Hillel IT School позбавила паперової бюрократії понад 600 своїх викладачів і співробітників, а також партнерів. Натомість усі отримують швидку, зручну та результативну комунікацію, відповідно пришвидшуються усі процеси — від надання послуг до отримання коштів.
5 хв замість 4 днів на підписання документу Х 450+ документів на місяць.
Проста математика свідчить про чимале заощадження часу для усіх учасників процесу.
~500 тисяч гривень за рік — заощаджені кошти, які витрачали до того на друк та кур’єрську доставку. Проте найголовніше — звільнення команди від рутини та розкриття потенціалу для творчої роботи.
Цифровізували пожежну безпеку та заразом мінімізували кількість «папірців», які могли б загорітися
Один із кейсів цифровізації в Hillel IT School — у 2023 році ми першими в Одесі перевели в електронний вид усі журнали з пожежної безпеки та охорони праці.
Ми звернулися до компанії, котра займається питаннями пожежної безпеки, пояснили принципи роботи у «Вчасно» та обговорили всі нюанси: як наші співробітники будуть ознайомлюватися з інструкціями, підписувати документи за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).
Цей досвід був новим для обох сторін — жодна із компаній-замовників Одеси не мала такого кейсу. Проте електронний формат швидко завоював прихильність простотою та швидкістю усіх процесів. До того ж, подібна практика не суперечить законодавству, тож цілком реальна.
Цифровізація в Hillel IT School — перші кроки та як працює ЕДО станом на 2024
В Hillel IT School ЕДО почали впроваджувати ще у 2021 році. З тих пір ми пройшли такі етапи:
- Ми повністю відмовилися від паперових чеків і почали використовувати електронні каси.
- Розробили чіткий план з переведення на ЕДО: розпочали із замовників, далі — постачальників, після цього — співробітників та викладачів компанії.
- Наступний етап — інтеграція сервісу «Вчасно» із нашою внутрішньою системою.
Завдяки інтеграції вдалося суттєво зменшити час на підготовку документів — тепер замість 2-3 годин на день витрачаємо на це до 5 хвилин.
Щоб спростити впровадження, для своїх співробітників ми розробили спеціальні інструкції. А також ґайд для нових працівників. Так, щоб укласти трудовий договір з Hillel IT School, потрібні лише телефон та ноутбук: людина самостійно реєструється у сервісі, надсилає диплом, паспорт та код. Ми створюємо трудовий договір та підписуємо його із новим працівником онлайн.
За таким же принципом працюють й інші кадрові документи: накази, відпустки, відрядження.
Читайте також: Автоматизація кадрового документообігу. Практичний досвід компанії EVO
Вирішення проблем впровадження ЕДО — зменшили кількість «паперових» контрагентів до 3%
Документообіг з постачальниками
Проблема, з якою стикається більшість компаній при переході на електронний документообіг, — небажання деяких партнерів чи постачальників розпрощатися з друкованими папірцями.
Та з урахуванням сьогодення в Україні й відповідних складнощів, які унеможливлюють оперативну передачу друкованих матеріалів, ЕДО — оптимальне рішення, яке дозволяє повноцінно продовжувати роботу. Наразі у нас залишилося лише близько 3% постачальників та бухгалтерів, які не хочуть працювати в цифровому форматі. Але переконана, що вони скоро відкриють для себе усі переваги саме електронного документообороту.
Внутрішній документообіг з працівниками компанії
Натомість жодних проблем не виникло усередині компанії. Щоб не пропустити важливі документи на підпис, ми додатково налаштували сповіщення на електронну пошту. Так, не доводиться постійно відстежувати нові документи у сервісі.
Працівники Hillel IT School сприйняли електронний документообіг як можливість спростити собі життя та працювати віддалено.
Підписання документів із замовниками
Виникали затримки із підписанням документів зі сторони замовників. Проте цю проблему ми теж вирішили та автоматизували. Створили реєстр замовників за місяцями, за яким зручно відслідковувати статус документа: якщо він не підписаний, на пошту замовнику надсилається автоматичний лист із нагадуванням.
Перші результати впровадження ЕДО
-
1Швидкість підписання договорів зросла вдесятероСкоротили процес підписання договору із мінімум 4 днів до буквально кількох хвилин. Економія часу очевидна і показова, що зараз важливо для будь-якого бізнесу.
-
2Звільнення від монотонних та енергозатратних задачЛюдині більше не потрібно витрачати час на однотипні механічні завдання. Їх миттєво виконує сервіс. Тому завдяки ЕДО наші працівники мають більше часу на вирішення креативних задач та розвиток у професії.
-
3Економія коштів — понад 500 тисяч гривень на рікКомпанія Hillel IT School суттєво зменшила прямі витрати на папір, друкування (заразом і обслуговування техніки для друку) та кур'єрську доставку.
Переконана, що це далеко не усі результати використання електронного документообороту, яких можна досягти в компанії. Тож ми плануємо продовжувати автоматизувати усі наші процеси.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
