Результати впровадження ЕДО
Електронні цифрові ключі як перший крок
Масштаби виробництва набирали обертів, кількість зовнішніх контрагентів зростала і, відповідно, шаленими темпами збільшувалася кількість документообігу. Швидко та якісно обробляти документи в папері ставало неможливо. Тому ми мали пристосовуватися до нових реалій та шукати шляхи ефективної взаємодії із зовнішнім світом.
Перші наші кроки до цифровізації — це використання електронних цифрових підписів. Так нам вдалося значно пришвидшити підписання договорів із зовнішніми контрагентами.
Окрім того, перед нами стояла задача вивільнити нашого менеджера від великої кількості зайвих бізнес-процесів. Окрім того, серйозними викликами були:
- Адміністрування великої кількості паперового матеріалу;
- Нераціональна витрата робочого часу відповідального персоналу;
- Паперове архівування — мабуть, найбільший страх наших менеджерів;
- Постійний контроль за наявністю підписів.
Сьогодні ми активно співпрацюємо із більш ніж 3 000 зовнішніх контрагентів, забезпечуючи надійність і високу якість у кожній угоді. За 2023 рік підписали за допомогою ЕЦП понад 35 000 документів, що становить 85% всього зовнішнього документообігу компанії.
Цифровізація внутрішнього документообігу
Згодом ми взялися за цифровізацію наших внутрішніх документів. Розпочали з підписання ЕЦП окремих кадрових документів та документів з бухгалтерського обліку:
- Заяв та наказів про надання відпусток
- Внутрішніх управлінських документів
- Документів первинного бухгалтерського обліку
- Документів, дотичних до нарахування заробітної плати
ІТ-відділ нашої компанії самостійно розробив мобільний застосунок для співробітників, у який вся необхідна інформація підтягувалася автоматично з CRM-системи. Однак це рішення не закривало потребу в швидкому оформленні співробітників, які приходили на сезонні роботи виробництва.
Перехід на кадровий ЕДО
Так, в 2023 році в «папері» залишився лише один напрям — Трудова діяльність. Насправді ми чекали законодавчих роз’яснень по цьому напрямку і таки дочекалися їх.
А згодом знайшли надійних партнерів — «Вчасно», та були приємно здивовані, що команда з легкістю погодилася виконати наш непростий запит: налагодити і пришвидшити процес кадрового документообігу, інтегрувавши нашу CRM, сервіс «Вчасно» та Viber.
Ми не хотіли, аби задум суперечив нормам чинного законодавства. Тому перед технічною реалізацією ми зосередилися на вивченні шаблонів усіх договорів і документації, а також внесли необхідні правки:
- у трудові угоди;
- заяви, накази на прийом;
- додатки до трудових угод.
Працювати з ЕДО удвічі швидше, ніж з паперами
У найбільш активний сезон прийому до нас щодня приходило понад 25 кандидатів і процес працевлаштування одного кандидата займав в інспектора з кадрів близько 14 хвилин, в той час як з ЕДО цей час скоротився вдвічі.
Як відбувалося впровадження ЕДО?
Коли всі юридичні моменти було вивчено та погоджено, ми з командою «Вчасно» взялися за реалізацію.
Інтеграція CRM-системи із «Вчасно». Налаштували інтеграцію «Вчасно» з нашою CRM-системою та перевірили як все працює;
Тестування. Далі — вибудували процес підписання документу для співробітників, який виглядає наступним чином:
- У CRM-системі формується документ, наприклад, заява на прийом на роботу.
- Цей документ автоматично надходить інспектору з кадрів у «Вчасно» для підпису.
- Після цього документ надходить на підпис генеральному директору.
- Далі — документ приходить співробітнику на Viber, де його можна відкрити і підписати ключем без реєстрації.
За результатами тестування разом із командою «Вчасно» також розробили інструкцію-пам’ятку, яка полегшувала кандидатам процес працевлаштування в нашу компанію.
Труднощі, з якими зіткнулися у процесі автоматизації
Автоматизація процесу працевлаштування є складним і багатогранним завданням, яке відкриває значні можливості для оптимізації роботи, скорочення витрат часу та ресурсів. Проте без певних складнощів не обійшлося:
Отримання ЕЦП кандидатами.
Щоб влаштуватися на роботу до нас в компанію, кандидату потрібно мати діючий електронний ключ. Не всі кандидати мали ЕЦП чи електронну пошту.
Аби полегшити процес видачі КЕПів, «Вчасно» розробили процес, за яким кандидати могли ввести заздалегідь створену пошту, яка надходила їм на Viber, і на основі цього отримати КЕП. Використовуючи безкоштовні ключі «Вчасно.КЕП» ми зекономили більше 90 000 грн.
Особливості налаштувань різних гаджетів (моделей смартфонів),
а саме місця зберігання файлу з ЕЦП.
Додаткове адміністрування та супровід кандидата на етапі «до працевлаштування».
Велика кількість кандидатів не мали жодного досвіду роботи з цифровими підписами, тому ми розповідали, що таке ЕЦП, як його отримати і навіть допомагали в отриманні цифрового підпису.
У разі будь-яких труднощів команда «Вчасно» та технічна підтримка завжди були на зв’язку, оперативно реагували на запити й надавали необхідну допомогу.
Переваги кадрового ЕДО у «Вчасно» для компанії «Радехівський цукор»
Оптимізація робочого часу відділу кадрів. Завдяки автоматизації рутинних процесів працівники кадрового відділу отримують можливість значно скоротити час на обробку документів, заповнення обов’язкових даних та погодження формальностей.
Спрощення життя кандидатові. Для кандидата процес працевлаштування стає максимально комфортним і прозорим. Вони більше не витрачають час на паперову тяганину й отримують позитивний досвід взаємодії з нашою компанією ще на етапі працевлаштування.
Автоматичне архівування документів у хмарному сховищі «Вчасно», доступ до якого мають лише уповноважені особи. Це виключає ризики втрати важливих даних, спрощує пошук потрібної інформації та забезпечує відповідність законодавчим вимогам збереження документації.
Контроль наявності усіх підписів на документах. Завдяки автоматичному моніторингу система гарантує, що всі необхідні підписи будуть отримані своєчасно. Це значно скорочує кількість помилок та затримок, а також підвищує довіру до внутрішніх процесів і зовнішніх взаємодій.
Діджиталізація дуже позитивно впливає на управлінські бізнес-процеси нашої компанії і, відповідно, це масштабується на виробничі показники. У нашій структурі немає меж досконалості, саме тому ми цифровізуємося.
Що плануємо покращити найближчим часом
Наша компанія не зупиняється на досягнутому та продовжує впроваджувати нові технології для підвищення ефективності бізнес-процесів і зручності співробітників.
Найближчим часом плануємо впровадити Дія.Шеринг — це можливість отримувати цифрові копії у систему компанії.
Також для зручності плануємо видавати ключі для фізичних осіб за скан-копіями документів дистанційно.
Як підвищити ефективність кадрових процесів у вашій компанії?
Дізнайтеся більше про сервіс «Вчасно», щоб оптимізувати бізнес-процеси під час найму нових працівників
