Чи можна оформлювати довіреності онлайн у період воєнного стану?

З початком повномасштабної війни у українців, які перебувають за кордоном часто виникає потреба оформлювати довіреності і доручати іншим особам розпоряджатися авто, нерухомістю, представляти інтереси в судах або банківських установах. Чи можна під час воєнного стану оформлювати довіреності онлайн? Розповідаємо у статті.

Що таке довіреність

Згідно зі ст. 244 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ), довіреність — це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

Ст. 247 ЦКУ визначає, що строк довіреності встановлюється в самій довіреності. Якщо строк не встановлений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії.

Законодавство висуває до довіреності такі вимоги:

• повинна бути оформлена письмово (ч. 3 ст. 244 ЦКУ);
• повинна містити дату складання (ч. 3 ст. 247 ЦКУ);
• повинна бути підписана довірителем (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 296/5 від 22.02.2012).

Які існують види довіреностей

В юридичній практиці склалося кілька видів довіреностей, які використовуються для різних цілей. Розглянемо детальніше основні види.

📝 Разова довіреність

Найпростіша форма довіреності. Вона використовується для виконання однієї юридичної дії і після цього втрачає свою силу.

В компаніях разові довіреності використовуються в наступних випадках:

1. Підписання договору з конкретним контрагентом.
   Менеджер з продажів їде на зустріч із клієнтом, щоб укласти угоду. Він отримує разову довіреність на право підписання саме цього договору з конкретним контрагентом. Це гарантує, що він не укладе жодних інших угод від імені компанії.
2. Отримання певної партії товару.
   Експедитор або завідувач складу отримує довіреність на отримання партії товару за конкретною видатковою накладною. В довіреності чітко вказується перелік, кількість товару та реквізити документа, на підставі якого відбувається відвантаження.
3. Подання документів до державного органу.
   Юрист компанії отримує разову довіреність для подання конкретного пакету документів у відповідний державний орган.

Особливості разової довіреності:

• в документі вказується точна дата, обсяг, місце та назва товару.
• не потребує нотаріального засвідчення.
• найчастіше використовується всередині компанії.

🏛️ Спеціальна довіреність

Дає представнику право на вчинення однорідних юридичних дій протягом певного періоду. Найчастіше її видають співробітникам, чиї посадові обов’язки передбачають регулярне виконання однотипних функцій. Наприклад:

1. Представництво в судах.
   Адвокату видається спеціальна довіреність на представництво інтересів компанії в усіх судових інстанціях (господарських, адміністративних, загальних). Це дозволяє йому подавати позови, знайомитися з матеріалами справ, брати участь у засіданнях без отримання окремого дозволу на кожну дію.
2. Регулярне отримання партій товарів.
   Якщо компанія має постійного постачальника, експедитору або менеджеру з постачання можна видати спеціальну довіреність на отримання товарів від цього постачальника протягом року.
3. Взаємодія з банком.
   Бухгалтер може отримати спеціальну довіреність на підписання первинних документів або подання документів до ДПС України.

Особливості спеціальної довіреності:

• має визначений термін дії (зазвичай — до 1 року);
• найчастіше використовується у відділах постачання та бухгалтерії компаній.

🧑‍⚖️ Генеральна довіреність

Дає представнику право вчиняти найширше коло юридичних дій від імені компанії. В українському законодавстві поняття «генеральна довіреність» прямо не закріплене, але на практиці під ним розуміють довіреність із максимально широким переліком повноважень.

В компаніях генеральна довіреність використовується для таких цілей:

1. Управління підрозділом компанії.
   Керівнику філії або відокремленого підрозділу видається генеральна довіреність. На її підставі він представляє інтереси філії або відокремленого підрозділу перед третіми особами: укладає договори (оренди, поставки, надання послуг), приймає та звільняє співробітників, відкриває рахунки в банках, представляє інтереси головної компанії на місцевому рівні.
2. Тимчасове виконання обов’язків директора.
   На час тривалої відсутності генерального директора (наприклад, через відрядження, відпустку або хворобу) його повноваження на підставі генеральної довіреності можуть бути передані заступнику або фінансовому директору.
3. Управління корпоративними правами.
   Власник бізнесу може видати генеральну довіреність довіреній особі (наприклад, юристу) на управління його часткою в статутному капіталі товариства. Це включає право брати участь у загальних зборах, голосувати з усіх питань порядку денного та здійснювати інші права учасника.

Особливості генеральної довіреності:

• дає повіреному широкий спектр повноважень: управління та розпорядження майном, укладання будь-яких угод, представництво в усіх без винятку органах та установах;
• зазвичай видається особам, які займають у компанії ключові управлінські посади;
• неправильне оформлення або використання генеральної довіреності може призвести до значних фінансових та юридичних втрат для компанії.

Як оформити довіреність

Згідно зі ст. 245 ЦКУ, форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин. Це означає, що якщо закон вимагає нотаріального посвідчення правочину, то і довіреність на його вчинення також повинна бути нотаріально посвідчена.

Законодавство України встановлює різні способи оформлення довіреності залежно від її призначення та юридичних вимог.

1. Нотаріальне посвідчення.
   Ця форма є обов’язковою для укладення правочинів, що за законом вимагають нотаріальної форми. Для оформлення довіритель повинен особисто звернутися до нотаріуса, надавши паспорт та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). У тексті довіреності має бути чітко визначений перелік повноважень, які делегуються представнику.
2. Посвідчення уповноваженими особами.
   Ст. 245 ЦКУ визначає коло посадових осіб, чиї довіреності за юридичною силою прирівнюються до нотаріально посвідчених.
3. Довіреність від юридичної особи.
   Такий документ видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це установчими документами компанії, та скріплюється печаткою (за наявності).

Що змінилось із впровадженням воєнного стану

Через воєнний стан багато українців, які перебувають за кордоном, стикаються з необхідністю вирішувати справи в Україні. Для цього вони можуть оформити довіреність, щоб довірена особа могла від їхнього імені розпоряджатися банківським рахунком, отримати документи тощо.

Є два способи оформлення довіреності за кордоном:

• В українському консульстві. Для цього потрібно заздалегідь записатися на прийом. Це можна зробити онлайн на сайті порталу «е-Консул». Заздалегідь потрібно підготувати проєкт довіреності в електронній формі. В день посвідчення його треба буде відправити на електронну адресу, вказану співробітником консульства.
• У місцевого нотаріуса. У цьому випадку слід враховувати вартість послуг та подальшу необхідність легалізувати документ (ставити апостиль), щоб він був дійсним в Україні.

Чи можна зробити довіреність онлайн: що говорить законодавство

В період воєнного стану часто виникає потреба оформити довіреність онлайн — зокрема, у внутрішньо переміщених осіб, військовослужбовців тощо.

Наразі в українському законодавстві не визначений механізм оформлення нотаріального посвідчення довіреності онлайн. Зокрема, обмеження щодо оформлення нотаріального посвідчення довіреностей онлайн містяться в чинній редакції Закону України «Про нотаріат». Він встановлює правила для вчинення нотаріальних дій, в тому числі й посвідчення довіреності. А саме:

• нотаріальні дії вчиняються на робочому місці нотаріуса (крім випадків, коли особа не може самостійно з’явитися до нотаріуса, наприклад, внаслідок важкої хвороби, відбування покарання тощо — в такому випадку нотаріус виїжджає до особи);
• нотаріальні дії вчиняються лише в присутності їх учасників або їх уповноважених представників;
• нотаріальні дії вчиняються після встановлення особи, яка за ними звернулася;
• нотаріальні дії вчиняються після того, як нотаріус перевірить чи може конкретна особа звертатися за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, 14-річна особа навіть маючи паспорт громадянина України не має права продати належну їй квартиру) та чи усвідомлює значення своїх дій;
• нотаріальні дії реєструються в Реєстрі вчинення нотаріальних дій з проставленням особистого підпису особи, яка звернулася за вчиненням такої дії.

Однак у період воєнного стану держава створює додаткові можливості для оформлення довіреностей онлайн. Зокрема, юридичні особи можуть оформлювати довіреності в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі (ЄСІТС), щоб надати юристам право на вчинення процесуальних дій в електронному суді.

Щоб оформити електронну довіреність в ЄСІТС, довіритель повинен:

• авторизуватись в електронному кабінеті та перейти в розділ «Довіреності»;
• натиснути кнопку «Створити довіреність»;
• вказати РНОКПП представника (який також має бути зареєстрований в системі);
• обрати обсяг повноважень: лише перегляд справи, редагування документів або повне право на подання заяв та документів до суду.

Довіритель підписує сформований електронний документ своїм кваліфікованим електронним підписом (КЕП), і довіреність стає активною в кабінеті представника.

Держава робить кроки і щодо цифровізації нотаріату. З 30 грудня 2023 року вступила в силу постанова Кабінету Міністрів України №1406. Вона впровадила Єдину державну електронну систему е-нотаріату, яка має на меті об’єднати ключові реєстри:

• електронний архів;
• реєстр нотаріальних дій;
• спадковий реєстр;
• реєстр довіреностей і нотаріусів;
• реєстр спеціальних бланків.

Система e-нотаріату дасть можливість проводити нотаріальні дії онлайн. Зокрема, нотаріуси зможуть формувати нотаріально посвідчені документи (в тому числі й довіреності) з QR-кодом, який дасть змогу однозначно ідентифікувати нотаріальний документ у реєстрах.

Процедура посвідчення відбуватиметься в форматі відеоконференції в режимі реального часу. Це дозволить нотаріусам встановлювати особи учасників нотаріальної дії

Система електронного нотаріату розширює можливості для компаній, які оформлюють довіреності для забезпечення власних бізнес-процесів. Довірені особи зможуть отримувати не лише традиційний паперовий бланк довіреності, але і її електронний аналог, засвідчений електронним підписом нотаріуса.

За допомогою цифрових сервісів (таких як «Вчасно.ЕДО») можна підписати довіреність від юридичної особи і уповноважити співробітника на укладання договорів або на інші юридичні дії. В архіві «Вчасно.ЕДО» зберігається як електронна довіреність, так і підписані за нею договори чи інші документи.

В сервісі «Вчасно.ЕДО» можна миттєво надсилати документи довіреним особам. Так компанії можуть оперативно вирішувати бізнес-завдання в різних регіонах країни без необхідності передавати паперовий оригінал.

Працюючи з електронними довіреностями у сервісі «Вчасно.ЕДО», юрист компанії може краще контролювати правильність заповнення форми, термін дії тощо. Якщо компанія оформлює велику кількість довіреностей, потрібний документ можна знайти за кілька секунд в електронному архіві.

Сервіси «Вчасно» вирішують будь-які задачі щодо електронного документообігу. Для роботи з електронними довіреностями працівники можуть оформити електронний підпис «Вчасно.КЕП», а самі документи надсилати і зберігати в сервісі «Вчасно.ЕДО». Екосистема «Вчасно» допомагає компаніям адаптуватися до сучасних умов і ефективно вести бізнес, незалежно від галузі.