Viber
Telegram
Ринок постачання в Україні переходить до повної цифровізації. Великі торговельні мережі сьогодні вимагають від своїх партнерів повноцінного електронного документообігу в сервісах EDI та поступово переходять на електронні товарно-транспортні накладні (еТТН).
Раніше ці дві системи працювали окремо одна від одної, створюючи розриви в ланцюжку постачання. Партнери оформлювали накладні, акти й інші документи на товар у сервісах EDI, а для перевезень використовували паперові ТТН.
У 2025 році електронна ТТН стає логічним та необхідним доповненням цифрової екосистеми. ЕТТН має ту ж юридичну силу, що й паперова накладна, але забезпечує надійність, прозорість та миттєвий обмін інформацією між усіма учасниками перевезень.
У цій статті розповімо, як еТТН інтегрується в цифрову екосистему «Вчасно», та які практичні переваги отримує постачальник від повної автоматизації процесу постачання.
Як еТТН доповнює систему EDI
EDI — це система електронного обміну комерційними документами: замовленнями (ORDER), підтвердженнями (ORDRSP), повідомленнями про відвантаження (DESADV) тощо. За її допомогою постачальник отримує замовлення мережі, підтверджує його та сповіщає про готовність відвантажити товар. Це економить час і дозволяє уникати помилок на етапі узгодження.
Тривалий час для постчальників найбільш криритиним етапом залишалося перевезення товарів і приймання їх на складі мережі. Постачальник відправляв через EDI-сервіс повідомлення про відвантаження (DESADV), вказуючи в ньому кількість товару, артикули та номер машини. Але потім, коли машина виїжджала зі складу, потрібно було вручну оформляти паперову ТТН та видаткову накладну. Це спричиняло затримки і розбіжності в даних, які потребували узгодження.
Впровадження електронної ТТН дозволило автоматизувати цей етап постачання. Цифрові сервіси електронних ТТН — такі як акредитований державою сервіс «Вчасно.ТТН» — не лише дозволяють відстежувати доставку товарів, а й допомагають перевізникам дотримуватись усіх норм транспортного законодавства. Документи формуються за чинними формами, дані в них автоматично завантажуються з облікової системи постачальника.
Як EDI і еТТН забезпечують повний цикл документообігу в постачанні товарів
Повний цикл документообігу в постачанні складається з таких послідовних етапів:
🔹Замовлення (ORDER)
Торговельна мережа формує замовлення (ORDER) в системі EDI. Замовлення потрапляє на склад постачальника, де система автоматично перевіряє наявність товару, визначає ціни та розрахункові терміни. На цьому етапі зникає потреба в телефонних переговорах або узгодженні електронною поштою — весь процес проходить чітко й прозоро.
🔹Підтвердження замовлення (ORDRSP)
Постачальник отримує замовлення, перевіряє його та відправляє підтвердження через EDI. Мережа бачить, що замовлення прийнято, і готується до прибуття товару.
🔹Повідомлення про відвантаження (DESADV)
На цьому етапі постачальник формує наскрізне повідомлення про відвантаження — DESADV. У ньому передбачена інформація про точну кількість товару, артикули, номер рейсу, дата відвантаження, номер автомобіля й водія. Усі ці дані автоматично передаються на склад мережі, де система уже готує приймальне місце та інформує менеджерів про очікуваний приїзд машини.
🔹Видаткова або прибуткова накладна
На підставі DESADV система EDI формує видаткову або прибуткову накладну (COMDOC_006) — залежно від схеми документообігу, з якою працює мережа.
Це первинний бухгалтерський документ, який підтверджує факт отримання або передачі товарів, і служить основою для обліку й податкового відображення операції.
Видаткова накладна створюється автоматично на основі даних DESADV — постачальнику не потрібно вводити інформацію вручну. Сторони підписують накладну кваліфікованим електронним підписом (КЕП) — це надає їй юридичної сили.
🔹Електронна ТТН
На основі накладної формується еТТН за формою, затвердженою Міністерством розвитку громад і територій України. ЕТТН містить відомості про:
- дату і місце складання;
- вантажовідправника;
- вантажоодержувача;
- автомобільного перевізника;
- транспортний засіб;
- пункти завантаження і розвантаження.
Електронна ТТН засвідчує факт перевезення товару за всіма вимогами транспортного законодавства. Після підписання всіма сторонами електронна ТТН автоматично реєструється в Центральній базі даних еТТН (ЦБД). Саме ЦБД є державним реєстром, який підтверджує юридичну дійсність перевезення та забезпечує можливість перевірки документа контролюючими органами.
🔹Приймання товару (RECADV)
Коли машина прибуває на склад мережі, менеджер звіряє товар із даними еТТН. Якщо розбіжностей немає — підписує еТТН. Система генерує повідомлення про прийом товару (RECADV), яке стає основою для формування рахунку й оплати.
Якщо менеджер виявляє розбіжності — система це фіксує, і постачальник отримує про це сповіщення.
Переваги екосистеми сервісів EDI та еТТН для бізнесу
Поєднання систем еТТН та EDI змінює всю логістику і дає переваги як постачальникам, так і мережам:
- Мінімізація помилок. Документи, що супроводжують відвантаження і перевезення товарів, повністю синхронізовані. Дані з видаткової накладної автоматично потрапляють в еТТН, а після приймання товару — в систему обліку мережі. На всіх етапах постачання дані про найменування і кількість товарів залишаються незмінними.
- Узгодження розбіжностей. Уся історія операції зберігається в єдиному середовищі з електронними підписами учасників. Якщо виникає спір про наявність товару або якість доставки, є повна прозора база даних з датами, часом, КЕП всіх сторін.
- Автоматичне порівняння даних. Коли товар прибуває на склад мережі, система миттєво звіряє кількість замовлених товарів (ORDER) з кількістю відправлених (DESADV), отриманих (RECADV), а також із кількістю товарів в еТТН.
- Прозорість логістики. На кожному етапі від замовлення до приймання всім учасникам доступна актуальна інформація. Постачальник контролює відвантаження товару, мережа — надходження на склад, а перевізник — збереження товару під час транспортування.
- Прискорення розрахунків. Миттєве підписання еТТН отримувачем (торговельною мережею) є підтвердженням факту доставки. Це дозволяє значно скоротити час відвантаження до моменту подачі документів на оплату.
Екосистема сервісів «Вчасно» для постачання товарів
Компанія «Вчасно» розробила екосистему сервісів для того, щоб забезпечити весь цикл документообігу на всіх етапах постачання товарів.
«Вчасно.EDI»
В сервісі «Вчасно.EDI» постачальник приймає замовлення від мереж, підтверджує їх та формує повідомлення про відвантаження (DESADV) з усіма деталями товару, машини й маршруту. Дані автоматично синхронізуються з обліковою системою постачальника, що дозволяє контролювати всі можливі розбіжності на ранніх етапах.
«Вчасно.ТТН»
На основі повідомлення про відвантаження (DESADV) система автоматично формує електронну ТТН. Постачальник не вводить дані вручну, вони завантажуються з системи EDI.
Після цього водій отримує сповіщення в мобільному застосунку про нову еТТН. Він не потребує технічних навичок, щоб почати користуватися застосунком. Підписати еТТН водій може в кілька кліків за допомогою КЕП або біометрії (Face ID, відбиток пальця). Коли електронну ТТН підписує отримувач вантажу (менеджер мережі), система надсилає оновлення всім учасникам.
Мобільний застосунок «Вчасно.ТТН» значно спрощує роботу водіїв та складських працівників, які часто змушені підписувати ТТН в польових умовах. Застосунок перетворює смартфон або планшет на повноцінний інструмент електронного документообігу і дає такі переваги:
| Перевага | Як працює «Вчасно.ТТН» у мобільному | Вигода для Постачальника |
| Незалежність від Wi-fi мережі | Водій може переглянути та підписати еТТН, користуючись лише мобільним інтернетом, на складі або в дорозі. | Безперервність логістичного процесу. Немає простоїв, пов’язаних із підписанням. |
| Просте підписання | Водій використовує кваліфікований підпис фізичної особи. КЕП посадової особи компанії не потрібен. | Простота і швидкість авторизації. Перевізнику не потрібно оформлювати КЕП для кожного водія. |
| Юридична прозорість | Підписана еТТН автоматично реєструється в Центральній базі даних еТТН (ЦБД) — державному реєстрі перевезень. Це гарантує юридичну силу документа та його визнання під час перевірок ДСБТ і інших контролюючих органів. | Якщо постачальник відповідальний за перевезення товарів, він убезпечений від штрафів. |
| Оперативний контроль | Водій миттєво отримує на смартфон сповіщення про нову накладну. Він може переглядати в застосунку всі деталі вантажу, маршрут та дані отримувача. | Водій швидше доставляє товари на склад мережі. |
Поєднання EDI і еТТН — це новий стандарт роботи між постачальниками, мережами й логістичними компаніями. Завдяки впровадженню EDI та еТТН постачальники можуть скоротити адміністративні витрати, підвищили надійність доставки й демонструють прозорість своєї діяльності як мережам, так і державним органам.
Чим швидше постачальники й логісти об’єднають обидві системи в єдиний ланцюжок, тим менше помилок і витрат часу буде в процесі постачання. Використовуйте екосистему сервісів «Вчасно», щоб оптимізувати логістику у вашій компанії.
Автоматизуйте процес товарного руху
«Вчасно.ЕДІ» + «Вчасно.ТТН» — єдиний цифровий ланцюжок взаємодії між постачальником, логістом і мережею.
Отримати консультацію
