Перепідписання документів: чим загрожує компаніям і як цього уникнути

Працівники компаній, які працюють із документами, часто змушені вносити в них зміни. В практиці бізнесу поширені ситуації, коли доводиться відкликати, виправляти і заново підписувати документи, які вже були підписані раніше. Це відбувається через помилки, невідповідності у документах або зміни умов.

Перепідписання документів — одна з найменш очевидних, але найпоширеніших проблем у щоденній діяльності компаній. За даними «Вчасно.ЕДО», з квітня 2024 по травень 2025 року документ для підписання відхиляли 57 762 користувачів, серед них — майже 20 тисяч бухгалтерів.

«Вчасно» спільно з YouControl проаналізували галузі бізнесу, в яких найчастіше відбувається перепідписання електронних документів. Найчастіше це відбувається в оптовій торгівлі (14,6%), у сфері транспорту і логістики (7,8%) та сільського господарства (7,4%).

Формально перепідписання — це лише виправлення неточностей чи помилок у документі. Але на практиці це затримка, що призводить до повторного залучення кількох фахівців, втрати часу та зниження ефективності бізнес-процесів.

Які загрози може нести перепідписання документів для компаній? Як цього уникнути? Розповімо у статті.

Чим загрожує перепідписання документів

Відкликання і повторне підписання документів може мати ряд негативних наслідків для різних відділів компаній. Розглянемо їх детальніше.

📉 Ризики для комерційного відділу

Комерційний директор відповідає за доходи та відносини з клієнтами. Будь-яка затримка чи помилка в документах для нього — це пряма загроза виконанню плану продажів.

• Зрив угод та затягування продажів. Процес перепідписання уповільнює закриття угоди. Клієнт, який вже був готовий підписати договір, може почати сумніватися або отримати за цей час більш вигідну пропозицію від конкурентів.
• Втрата довіри клієнтів. Прохання перепідписати документ підриває імідж компанії як надійного та організованого партнера. Клієнт може задуматись: якщо компанія не може правильно оформити договір, чи зможе вона якісно надати послугу чи поставити товар?
• Погіршення умов угоди. Поки партнери з’ясовують, яка версія документа правильна, початкові домовленості можуть втратити актуальність. Клієнт може використати цю ситуацію, щоб отримати додаткову знижку або змінити невигідні для себе пункти.

💸 Ризики для бухгалтерії

Найбільше ризиків, пов’язаних із перепідписанням, пов’язані з бухгалтерським обліком у компанії. Саме бухгалтери працюють із первинними документами, на підставі яких формується податкова звітність.

• Штрафи від податкової. Неправильно оформлений первинний документ (акт, видаткова накладна) є підставою для ДПС не визнати господарську операцію. Це загрожує зняттям податкового кредиту з ПДВ, донарахуванням податку на прибуток та значними штрафними санкціями під час перевірки.
• Ризик подвійної оплати. Якщо в бухгалтерію потрапляють дві версії рахунку чи акту, і відсутній чіткий контроль, існує висока ймовірність, що оплата буде проведена двічі.
• Хаос у первинних документах. Плутанина з версіями створює безлад в архіві та обліковій системі. Під час аудиту чи податкової перевірки знайти правильний, юридично чинний документ стає вкрай складно, що саме по собі викликає підозри у контролюючих органів.

💼 Ризики для юридичного відділу

Юристи відповідають за правову безпеку компанії. Існування кількох версій підписаного документа для них створює такі загрози.

• Ризик визнання договору недійсним. Якщо існують дві чи більше підписані версії договору з різними умовами, це створює ризик судових позовів. Як наслідок, суд може визнати договір недійсним.
• Збільшення навантаження. Замість того, щоб займатися стратегічними завданнями, юристи змушені витрачати час на повторну вичитку, погодження та аналіз ризиків документів, які вже мали бути в архіві.
• Відповідальність за збитки. Якщо компанія зазнає фінансових втрат через те, що виконувала зобов’язання за неправильною версією договору, відповідальність (принаймні внутрішня) може лягти на юридичний відділ, який мав забезпечити коректність фінального документа.

🛒 Ризики для відділу закупівель

Для закупівельників головне — вчасно та на вигідних умовах забезпечити компанію необхідними товарами чи послугами. Перепідписання руйнує цей процес.

• Зрив постачання. Поки договір із постачальником перепідписується, товар не буде відвантажено, а послуга не надаватиметься. Це призводить до простою виробництва, затримки у виконанні проєктів та невиконання зобов’язань перед клієнтами.
• Втрата вигідних умов. Постачальник, зафіксувавши ціну в першій версії договору, може відмовитись від неї під час перепідписання, посилаючись на зміну курсу валют, зростання цін на сировину тощо. Компанія ризикує втратити вигідну пропозицію.
• Отримання невідповідного товару. Якщо помилка була в специфікації (артикул, модель, кількість), а закупівля вже почала діяти за неправильною версією, компанія ризикує отримати не той товар, що потрібен. Це призводить до додаткових витрат на повернення, зберігання та замовлення нової партії.

Чому компанії перепідписують документи

Повторне підписання документів — це сигнал про глибші процеси в організації бізнесу: від рівня внутрішнього контролю до якості комунікації між підрозділами. Усвідомлення цих закономірностей — перший крок до зменшення помилок, зниження витрат і підвищення ефективності роботи бухгалтерів.

Найчастіше компанії повторно підписують документи з таких причин:

• Людський чинник. Найпоширеніша причина, яка призводить до перепідписання — неуважність. Наприклад, менеджер може вказати невірну кількість товару, бухгалтер — помилитися в реквізитах, юрист — не помітити застарілий пункт у договорі.
• Паперовий документообіг. Коли різні версії документів зберігаються на комп’ютерах, стає важко зрозуміти, яка з версій — фінальна. Як наслідок, працівники часто відправляють на підпис чернетку замість узгодженого варіанту.
• Некоректна інтеграція систем. Іноді компанії використовують кілька програм для створення, погодження та зберігання документів. Якщо ці системи погано взаємодіють між собою, дані можуть губитися або спотворюватися під час перенесення.

Скільки коштують компаніям помилки

Кожне відхилення — це повернення документа на доопрацювання, що потребує повторного залучення відповідального спеціаліста. А це — додаткові витрати часу та ресурсів.

У паперовому форматі перепідписання може затягнутися на дні або навіть тижні. В електронному — достатньо кількох кліків. І при великих обсягах документообігу ця різниця має критичне значення.

Середня вартість підписання одного паперового документа може сягати до 300 гривень. Сюди входить друк, логістика, і робочий час відповідального фахівця. З кожним перепідписанням ці витрати зростають. Для компаній, які щомісяця відправляють сотні або тисячі документів, це перетворюється на десятки тисяч гривень додаткових витрат.

Для порівняння: вартість електронного підписання одного документа в сервісі «Вчасно.ЕДО» становить 7,2 гривні. Але головна перевага — не в ціні. Це швидкість, контроль і зручність. Погодити, підписати чи надіслати електронний документ можна будь-де й будь-коли.

Обсяги економії, який компанія отримує завдяки переходу на електронний документообіг, залежить від структури компанії та кількості документів. Калькулятор витрат допоможе точно розрахувати суму заощаджень.

Як уникнути перепідписання документів за допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО»

Електронний документообіг вирішує проблему повторного підписання документів. Процеси погодження і підписання документів у сервісах ЕДО автоматизовані. Система дозволяє в реальному часі бачити статус документа, історію змін, дії контрагента.
Помилку можна виправити онлайн, не друкуючи документ знову. Це — час, який бухгалтер може заощадити й витратити на інші задачі, а не на рутину з паперами.

Спрощення щоденної рутини — один із вагомих ефектів цифровізації. Там, де раніше бухгалтери витрачали 2–3 години на підготовку документів, тепер достатньо 5–10 хвилин.

Сервіс «Вчасно.ЕДО» забезпечує компаніям прозорий, контрольований та безпечний документообіг. Він мінімізує ризики, пов’язані з перепідписанням документів, завдяки таким можливостям:

• Реєстрація всіх підписів у системі. Кожен електронний підпис, накладений на документ, фіксується із зазначенням точного часу. Ви завжди знаєте, хто і коли підписав документ.
• Контроль статусу документів. В сервісі ви бачите поточний статус кожного документа («надіслано», «підписано», «потребує підпису», «відхилено»).
• Автоматичне блокування змін. Після того, як усі сторони підписали документ, він набуває юридичної сили. Внести в нього зміни неможливо. Це гарантує цілісність та незмінність фінальної версії.
• Юридична сила електронного підпису та відповідність законодавству. Документи, підписані у «Вчасно.ЕДО» за допомогою КЕП, є оригіналами, мають повну юридичну силу відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». Їх приймає податкова служба, суди та інші державні органи.

Перепідписання документів — це дорогий і ризикований процес, який є прямим наслідком застарілого паперового документообігу. Кожна помилка коштує компанії реальних грошей, підриває довіру партнерів та створює хаос у внутрішніх процесах.
Перехід на електронний документообіг із «Вчасно.ЕДО» захищає вашу компанію від юридичних, фінансових та репутаційних ризиків. Ви отримуєте повний контроль над документами і мінімізуєте випадки, коли документ потрібно підписати заново.