РРО в кишені: як перетворити смартфон на касовий апарат?

Видавати чеки зі смартфону, безперебійно працювати під час нестабільного інтернету, відключень електроенергії, не витрачатися на дороге обладнання — потреба для українських підприємців.

Згідно з даними YouControl.Market тільки за перше півріччя 2024 року українці відкрили понад 148 тисяч ФОПів, що на 10,8% більше, ніж за аналогічний період 2023 року.

Про те, які суттєві відмінності між традиційним і програмним РРО (ПРРО), і як почати використовувати мобільний телефон як касовий апарат — розповідаємо у покроковій інструкції.

Що таке касовий апарат у телефоні?

Касовий апарат у телефоні (мобільний ПРРО) — це мобільний застосунок, завдяки якому підприємці можуть використовувати смартфон чи планшет як касовий апарат і здійснювати розрахункові операції та видавати чеки.

Таке рішення може повністю замінити традиційні касові апарати і стати зручним доповненням програмного РРО, наприклад, якщо підприємець не працює за комп’ютером чи не буває в офісі.

ПРРО в телефоні — це рішення, яке підійде підприємцям, котрі не мають великої мережі торгових точок і раніше не використовували касові апарати у роботі. Це те бюджетне рішення, яке у будь-який момент можна покращити чи змінити, орієнтуючись на потреби бізнесу.

Як працює касовий апарат у телефоні?

Для початку потрібно зареєструватися у сервісі ПРРО і налаштувати торгову точку і касу через вебкабінет з комп’ютера.

Вебкабінет синхронізується із застосунком, тому як тільки користувач зайде під своїм логіном і паролем, то побачить вже готову до роботи касу. Щоб видавати чеки з касового апарату в телефоні достатньо мобільного інтернету.

Які форми оплати приймає мобільний ПРРО?

Мобільний ПРРО, як і його вебверсія, дозволяє приймати різні форми оплати: готівкові, безготівкові (банківськими картками), онлайн-платіжні системи чи QR-коди.

Як почати використовувати телефон як термінал?

Термінал в телефоні або мобільний термінал — це технологія еквайрингу, що використовується для приймання безготівкових платежів за допомогою смартфону чи планшету із функцією NFC.

Найбільш зручними способами приймати оплату для підприємців, котрі часто працюють на виїзді, — це технологія Tap to Phone i оплата по QR-коду.

Як приймати оплату з технологією Tap To Phone?

Tap To Phone — це технологія безконтактного платежу, яка дозволяє використовувати смартфон як POS-термінал. Дані для оплати передаються через надійну платіжну мережу, яка шифрує дані банківської карти, щоб транзакція була безпечною.

Все що потрібно — це смартфон, який підтримує функцію NFC і застосунок «Термінал».

Як приймати оплату по QR-коду?

Оплата по QR-коду — це ще одна зручна альтернатива звичайному терміналу.
Продавцю потрібно лише створити у програмі QR-код на товар (наприклад, через RozetkaPay) і показати його клієнтові. Після відсканування клієнт переходить на сторінку оплати, вводить дані банківської картки або сплачує через Apple Pay чи Google Pay.

Коли на екрані з’явиться сповіщення «Оплата пройшла успішно», чек автоматично відправиться у податкову і його можна буде роздрукувати чи надіслати покупцю на електронну пошту чи в месенджер.

Як видавати електронні та паперові чеки?

Мобільний ПРРО формує електронні чеки, які можна надіслати клієнту будь-яким зручним способом: через месенджери (Viber, Telegram, WhatsApp) чи на електронну пошту.

Для видачі паперових чеків ПРРО потрібно підключити до термічного принтера чеків через Bluetooth або WIFI.

Як сканувати штрих-коди?

Підприємці, котрі мають касовий апарат в телефоні, можуть не витрачати кошти на сканер штрих-кодів, адже товари можна сканувати камерою смартфону.

Камеру можна відкрити через мобільний застосунок, навести її на штрих-код товару і програма автоматично розпізнає товар та додасть його до чеку.

Якому бізнесу підійде касовий апарат у смартфоні?

Касовий апарат у смартфоні підійде малому бізнесу, який продає товари або надає послуги і прагне мобільності, гнучкості, а також економії на обладнанні.

До прикладу, кур’єри кафе чи ресторанів швидкого харчування можуть використовувати ПРРО у телефоні для швидкого оформлення замовлень і прийому оплат.

Малі і середні роздрібні магазини, котрі не мають великого обсягу продажів, зможуть уникнути додаткових витрат на покупку та обслуговування традиційних касових апаратів.

А ті бізнеси, у яких клієнти зазвичай розраховуються карткою, зможуть швидко приймати безготівкові платежі та видавати електронні чеки.

ПРРО у смартфоні за потреби може стати як основним інструментом роботи з касою, так і додатковим, коли працювати з комп’ютера під час відключень світла чи за відсутності Інтернету немає можливості.

Які переваги касового апарату в телефоні?

Безперебійність. Збої на серверах ДПС, відсутність інтернету чи світла — все це не впливає на роботу з касою. У будь-який момент можна зайти у смартфон та видати чек клієнтові.

Економія. Мобільний ПРРО не потребує додаткового обладнання, адже видавати чеки, сканувати штрих-коди, а також приймати платежі можна з одного смартфону.

Автономність. Мобільний застосунок можна використовувати як основний пристрій для роботи з касою і чеками, так і зробити його запасним варіантом, коли немає змоги працювати за комп’ютером.

Легкість у використанні. Дуже зручно видавати чеки зі смарфтону: відкрив застосунок на телефоні і виписав чек. Жодних зайвих рухів.

Швидке впровадження. Зареєструвати касу в ДПС та налаштувати торгову точку можна за 15 хвилин, і почати видавати чеки в той самий день.

На що слід звернути увагу, вибираючи ПРРО?

При виборі програмного РРО важливо звернути увагу на кілька ключових можливостей, які можуть вплинути на зручність використання чи відповідність сервісу вимогам законодавства.

Вартість. Державна податкова служба пропонує підприємцям безкоштовне програмне рішення. У «Вчасно.Каса» також є безоплатний тариф. В середньому вартість 1 каси на місяць не перевищує 180 грн/міс, тому підприємець може вибрати тариф, який найкраще відповідає потребам і масштабу бізнесу.

Інтеграції із CRM, системами бухгалтерського обліку тощо. Це дозволить швидко і зручно обробляти продажі, формувати чеки і звіти та зменшити кількість ручних операцій, а також підвищити ефективність бізнесу.

Безпека та зберігання даних. Важливо, щоб ПРРО забезпечував надійне зберігання даних на захищеному сервері, а також зберігав чеки якомога довше на випадок перевірок.

Оновлення. ПРРО має регулярно оновлюватися, особливо з урахуванням змін у податковому законодавстві. Підтримка автоматичних оновлень стане важливою перевагою, оскільки це дозволить бізнесу завжди відповідати вимогам законодавства без додаткових зусиль.

Розробники програмних РРО постійно розширюють можливості сервісу і стараються реалізувати всі потреби бізнесу. Так, у «Вчасно.Каса» є можливість додавати каталоги і товари, завантажувати фото з телефону, а також редагувати чи видаляти товари. Видати чек можна на передплату, післяплату, оплату карткою, готівкою, сертифікатом чи QR-кодом.

Традиційний касовий апарат і мобільний ПРРО: порівняння

Залежно від потреб свого бізнесу кожен підприємець обирає між традиційним касовим апаратом і програмним РРО, які мають суттєві відмінності мобільності, вартості, а також зручності використання:

Як встановити ПРРО на смартфон?

Після того, як визначився із провайдером програмного РРО, підприємцю потрібно:

Крок 1. Отримати КЕП (кваліфікований електронний підпис)

Перед реєстрацією ПРРО потрібно отримати КЕП. Можна використовувати КЕП фізичної чи юридичної особи або ж електронний підпис ФОП.

Крок 2. Зареєструвати точку продажів у податковій службі

Зареєструвати точку продажів можна в електронному кабінеті платника податків і подати інформацію про ті об’єкти торгівлі/надання послуг, в яких буде застосовуватися цей програмний РРО.

Крок 3. Зареєструвати ПРРО в електронному кабінеті платника податків

В електронному кабінеті платника податків потрібно подати заяву за формою 1-ПРРО (для реєстрації програмного реєстратора), а потім заповнити форму 5-ПРРО (для закріплення касирів за програмним касовим апаратом).

Простіше зареєструвати програмний РРО безпосередньо із вебкабінету сервісу. Так, у «Вчасно.Каса», ви можете зареєструвати програмний реєстратор і касира одразу в робочому кабінеті сервісу, а також налаштувати все у вебкабінеті.

Крок 4. Завантажити та встановити застосунок «Вчасно.Каса» на телефон

Після реєстрації та налаштувань каси у вебкабінеті, процес установки застосунку на телефон стандартний. Завантажте застосунок «Вчасно.Каса» із Google Play чи App Store і встановіть його. Далі — авторизуйтеся в системі, використовуючи дані, які ви отримали під час реєстрації. Вебкабінет повністю синхронізується із застосунком, тому зайшовши за допомогою логіну і паролю, ви побачите готову до роботи касу та зможете видавати чеки з телефону.