Діджиталізація вже давно є трендом у бізнесі. Однак у багатьох компаніях документообіг досі відбувається в паперовій формі. Це уповільнює бізнес-процеси і збільшує витрати компанії на пересилання документів. Перехід на електронний документообіг і використання кваліфікованих електронних підписів (КЕП) дозволяє уникнути цих проблем.
Навіть із переходом на КЕП компанії використовують їх обмежено. Неправильно, коли електронні підписи інших працівників зберігаються у головного бухгалтера (особливо — підпис директора).
КЕП дає бізнесу беззаперечні переваги. Це значно розширює можливості його використання в бізнесі. Зокрема:
- Коли працівник накладає електронний підпис, він може контролювати цілісність документа. Якщо контрагент вносить зміни в підписаний документ, КЕП стає недійсним.
- КЕП гарантує компанії захист від підробки документів.
- Підписант не може заперечити факт накладення КЕП. В ньому використовується хмарний ключ, доступ до якого є лише у власника КЕП. Таким чином, довести авторство електронного підпису дуже легко.
- КЕП фіксує дату і час, коли саме було підписано документ.
Кваліфікований електронний підпис — це незамінна річ для організації електронного документообігу на підприємстві. Його використовують для:
- подання звітності в державні органи контролю;
- підписання внутрішніх документів, в тому числі кадрові документи;
- зовнішнього документообігу компанії з контрагентами.
Іншими словами, електронний підпис можна накладати на будь-які юридично значущі документи в компанії, окрім документів тривалого зберігання.
Тож, якщо компанія вирішила перейти на електронний формат документів — чи то у внутрішньому, чи в зовнішньому документообігу — КЕП їй необхідний. Однак досі виникає багато дискусій стосовно того, яким працівникам він потрібен. Розглянемо детальніше, які посади в компаніях отримують користь від використання КЕП.
Хто в компаніях використовує КЕП?
Електронний цифровий підпис юридичної особи потрібен усім працівникам, які за посадовими обов’язками підписують документи в компанії. А тому його використовують практично в усіх відділах і підрозділах:
Управління підприємством
|
Облік
|
Продажі
|
Логістика
|
Кадровий облік
|
Інші відділи компанії
для повного переходу на внутрішній і зовнішній ЕДО. |
Повний перелік посад, які використовують КЕП в своїй роботі, залежить від масштабів електронного документообігу в компанії та бізнес-процесів, для супроводу яких використовуються електронні документи.
Державні ініціативи стосовно цифровізації бізнесу також зумовлюють ширше використання КЕП у компаніях. Зокрема, із обов’язковим впровадженням еТТН в Україні електронні підписи онлайн будуть використовувати працівники сфери логістики — завідувачі складів, комірники, водії тощо. Після того, як еТТН стануть обов’язковими, всі учасники перевезень вантажів (відправники, перевізники, отримувачі) повинні будуть підписувати їх КЕПом.
За законом, водії можуть підписувати еТТН і електронним підписом фізичних осіб. Однак на практиці зробити це буває технічно складно. У випадку накладання на еТТН «Дія.Підпису» онлайн водії не завжди погоджуються надавати персональні дані.
Оптимальним рішенням для підписання електронних документів у компаніях є спеціальні рішення від кваліфікованих надавачів електронних послуг. Таким, зокрема, є сервіс «Вчасно.КЕП» від акредитованого центру сертифікації ключів «Вчасно». З його допомогою працівники підписують документи у кілька кліків у мобільному застосунку.
Миттєво підписуйте документи в 1 клік у смартфоні
«Вчасно.КЕП» для бізнесу
Сервіс «Вчасно.КЕП» створений спеціально для того, щоб спростити компаніям перехід на електронний документообіг. Він повністю сумісний з іншими сервісами «Вчасно» («Вчасно.ЕДО», «Вчасно.EDI», «Вчасно.Каса»), а тому може застосовуватися в різних галузях бізнесу. Крім того, він інтегрується через АРІ і з будь-якими обліковими системами.
Зручною для бізнесу є функція адміністрування ключів КЕП. Замовляючи масово ключі для співробітників, відповідальний працівник компанії отримує можливість керувати доступами до електронних підписів. А саме:
- створювати попередні заявки на отримання КЕП новими працівниками;
- блокувати КЕПи працівників, які звільнилися або змінили посаду.
Як отримати «Вчасно.КЕП»?
«Вчасно» дає можливість отримати КЕП онлайн. Для цього використовують «Дія.Підпис», КЕП фізичної особи або співробітника компанії від будь-якого КНЕДП.
Процедура отримання КЕП займає не більше 10 хвилин. Для цього потрібно:
- зареєструватися в сервісі «Вчасно.КЕП»;
- створити заявку на отримання КЕП;
- заповнити необхідні дані по компанії або особі;
- обрати тип носія і тип ключа (підпис чи печатка)
- обрати тип особи для майбутнього КЕП (фізична або юридична), строк дії ключа, а також заповнити дані, які автоматично не підтягнулися.
У «Вчасно» КЕП отримати можна швидко і зручно. Активація ключа відбувається впродовж одного робочого дня.
КЕП прискорює бізнес-процеси в багатьох напрямках діяльності компаній. Тому він потрібен широкому колу працівників. «Вчасно.КЕП» пропонує зручне рішення для компаній, що працюють у різних галузях.
Отримайте свій «Вчасно.КЕП»!
Замовляйте захищені хмарні електронні ключі від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг «Вчасно Сервіс»
Дізнатись більше та замовити електронний підпис «Вчасно.КЕП» можна за посиланням:
