Результати впровадження ЕДО
Через воєнні дії обмін документами став неможливий
Повномасштабне вторгнення рф спонукало Epiroc цифровізувати бізнес. Коли почалися воєнні дії, обмін документами став неможливий. Адже у нас є офіси в Києві, Кривому Розі, Коростені, Горішніх Плавнях. Ми чекали на документи з різних міст більше, ніж 2-3 тижні. Тож електронний документообіг в цьому випадку був нашим рятівним жилетом.
Читайте також: Як ЕДО допомагає збирати мільйони для ЗСУ? Досвід Фонду Сергія Притули
Як зробити ЕДО зручним та зрозумілим для всіх?
Звісно, спочатку були деякі проблеми, адже не всі усвідомлювали важливість цього процесу. Ми також спершу не розуміли, як зробити ЕДО зручним та зрозумілим для всіх співробітників. І одразу було багато запитань щодо використання сервісу, але із цим допомагала служба турботи. Тож зараз такої проблеми вже немає.
А от із партнерами було складніше. Ми переконували їх запровадити ЕДО, писали усім листи. Це був довгий шлях: переписки, уточнення, пояснення. Але зараз ми навіть не розглядаємо укладання нового контракту, якщо компанія не працює у «Вчасно». На жаль, ще не всі постачальники готові відмовитися від паперу. Але за рік третина контрагентів повністю перейшли на ЕДО, і ми продовжуємо спілкування у цьому напрямку.
Epiroc перевели в електронний внутрішні та первинні бухгалтерські документи. Потім виникла ідея взагалі інформатизувати, цифрувати авансові звіти. Тепер працівники можуть бути і в Україні, і за кордоном, але оперативно все підписувати. Також ми видали КЕПи нашим колегам, які працюють з документами.
Тепер у «Вчасно» ми підписуємо авансові звіти за 2-3 дні, а раніше на це міг піти цілий місяць.
Кілька секунд — і все відправляється: переваги цифровізації
Цифровізація значно підвищує ефективність бізнесу, з переходом на ЕДО ми помітили чимало плюсів.
-
1ТочністьЕДО систематизує дані, що особливо зручно для точного аналізу. А завдяки ярликам та сценаріям документів знайти потрібний та проаналізувати дані можна ще швидше — як всередині компанії та у зовнішніх документах.
-
2ШвидкістьНасамперед, ЕДО пришвидшує виконання всіх зобов'язань між контрагентами. Тобто, робиться замовлення і одразу ми бачимо рахунок. Це дуже швидко, зручно, екологічно і своєчасно. У нас часто бували ситуації, коли рахунки оплачені, а самих документів немає. Тепер це робиться у кілька кліків.
-
3Економія часуТепер ми підписуємо авансові звіти за 2-3 дні, а раніше на це міг піти цілий місяць. Аналогічно — з перевірками. До впровадження ЕДО ми могли довго шукати паперові документи, потім сканувати їх та надсилати. А тепер все це скачується за кілька секунд і відправляється аудиторам. До цього такі перевірки тривали місяцями.
-
4Мінімізація витратРаніше у нас було дуже багато офісних витрат: на папір, принтери, пересилання документів операторами поштового зв«язку. І зараз вони зменшилися на 50% завдяки електронному документообігу.
-
5МобільністьТепер є можливість підписувати документи де завгодно: у відрядженні, відпустці, з будь-якої точки світу. Головне — мати ноутбук та інтернет. Навіть у бомбосховищах не припиняємо працювати. Ми, українці, знайдемо вихід з будь-якої ситуації, — у підсумку створили такий зручний сервіс.
Інформаційні технології не стоять на місці, тому вкрай важливе завдання — встигнути за ними. Слід постійно покращувати як ефективність свого бізнесу, так і оптимізувати всі процеси. Тобто робити все можливе, щоб їх пришвидшити, покращити, зробити прозорими, налаштувати під кожну особистість і спростити. А ще завдяки цифровізації — мінімізувати помилки та людський фактор.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
