Viber
Telegram
Результати впровадження
До впровадження інтеграції фонд уже активно використовував «Вчасно.ЕДО» для роботи з партнерами. За понад п’ять років роботи команда досягла таких показників:
| Результати використання «Вчасно.ЕДО» | Показник |
| Вхідний документообіг | понад 13 100 документів |
| Вихідний документообіг | понад 1 300 документів |
| Контрагенти в ЕДО | 552 |
Після запуску інтеграції SAP Business One та «Вчасно.ЕДО» у березні 2025 року фонд отримав наступні результати:
| Результати інтеграції | Показник |
| Документів автоматично завантажено в SAP | 1 529 |
| Частка автоматизованого отримання вхідних документів | ≈23% у 2026 році |
| Заощаджено робочого часу | понад 127 годин |
| Час обробки одного документа | менше 1 хвилини |
| Час технічного впровадження | 3 робочі дні |
Найцінніше для команди — не просто інтеграція, а можливість працювати з документами в єдиному середовищі без постійного ручного перенесення файлів між системами.
З моменту запуску інтеграції у березні 2025 року SAP Business One автоматично отримав уже 1 529 вхідних документів без жодної ручної дії з боку співробітників. Якщо в перший місяць через інтеграцію було оброблено лише 39 документів, то вже наприкінці 2025 року цей показник зріс більш ніж у чотири рази — до 160 документів на місяць.
Станом на 2026 рік через інтеграцію автоматично обробляється вже близько 23% усього вхідного документообігу фонду. Це дозволяє приділяти більше часу основним процесам, а не технічній роботі з документами.
Окремо команда відзначає і швидкість реалізації проєкту. Без урахування внутрішніх погоджень та підготовчих етапів технічне впровадження інтеграції між SAP Business One та «Вчасно.ЕДО» зайняло лише три робочі дні.
Яку проблему потрібно було вирішити
Зі зростанням кількості електронних документів команда фонду почала витрачати дедалі більше часу не на закупівлі чи фінансовий облік, а на технічну роботу з файлами.
Через відсутність інтеграції між SAP Business One і «Вчасно.ЕДО» кожен документ потрібно було обробляти вручну: знайти окремий файл у «Вчасно», завантажити PDF, перенести його на сервер або робочий комп’ютер і прикріпити до документа в SAP.
Окремо працівники витрачали час на перевірку: чи саме той файл було збережено, чи правильно він прикріплений і чи актуальна версія документа використовується в роботі.
Найбільше незручностей створювало постійне переключення між двома системами. У результаті команда витрачала робочий час на рутинні дії, а будь-яка помилка — неправильний файл, дублювання вкладень або неактуальна версія документа — вимагала додаткового контролю.
Яке рішення реалізували партнери
Проєкт вимагав індивідуальної інтеграції, адаптованої під внутрішні процеси фонду. Автоматизація охопила три основні типи документів, які формують більшість закупівельного документообігу: рахунки, видаткові накладні та акти наданих послуг.
Команді best-run Consulting потрібно було налаштувати передачу документів між системами, забезпечити коректну роботу доступів і реалізувати механізм, за яким співробітники могли працювати з файлами в SAP без окремої авторизації у «Вчасно».
У результаті реалізували механізм, за яким SAP автоматично отримує PDF-документ із «Вчасно» за посиланням, завантажує його всередину системи та прикріплює до потрібної закупівлі, рахунку чи іншого документа. Водночас система автоматично оновлює статуси документів, тому бухгалтерія, фінвідділ та закупівлі завжди бачать актуальну інформацію без окремого входу у сервіс електронного документообігу.
У результаті процес, який раніше складався з кількох ручних дій і постійного переключення між системами, став повністю автоматизованим.
Для нас було важливо побудувати інтеграцію таким чином, щоб співробітники фонду продовжували працювати у звичному середовищі SAP Business One. Ми не змінювали процеси клієнта — лише прибрали ручні операції між системами.
Як розподілилися ролі у проєкті
У проєкті об’єдналися три сторони, кожна з яких відповідала за власну частину цифрової трансформації.
- Фонд «Таблеточки» сформував запит на автоматизацію документообігу та централізацію роботи з документами.
- best-run Consulting реалізував інтеграцію SAP Business One та адаптував рішення під внутрішню архітектуру клієнта.
- «Вчасно.ЕДО» забезпечив електронний документообіг із контрагентами, API та готову інфраструктуру для автоматичного обміну документами.
Читайте також: Екосистема сервісів «Вчасно»: як об’єднати документообіг, підписи, логістику і HR в один керований процес
Що змінилося для команди фонду
Після інтеграції час обробки одного документа скоротився з кількох хвилин до менш ніж однієї хвилини, а процес із 5–6 ручних дій перетворився на один автоматизований сценарій роботи.
За розрахунками команди, лише за перші 16 місяців роботи інтеграція дозволила заощадити понад 127 робочих годин (тобто понад 16 повних робочих днів), які раніше витрачалися на ручне перенесення файлів, перевірку вкладень і постійне переключення між системами.
Тепер команда витрачає менше часу на технічну роботу з документами й більше — на основні процеси фонду: підтримку підопічних, взаємодію з постачальниками та організацію благодійних програм.
Головний результат проєкту
Фонд «Таблеточки» отримав не просто інтеграцію двох сервісів, а єдиний цифровий процес роботи з документами.
SAP Business One став центральною системою внутрішнього обліку. «Вчасно.ЕДО» забезпечує зовнішній документообіг із контрагентами. А best-run Consulting об’єднав обидві системи в одну автоматизовану інфраструктуру.
У результаті документи автоматично передаються між системами, а команда працює в єдиному цифровому середовищі без зайвих ручних операцій.
Як партнерство розширює можливості
Цей проєкт демонструє, що автоматизація документообігу не обов’язково потребує зміни основної ERP-системи. Якщо компанія вже працює в SAP Business One, інтеграція зі «Вчасно.ЕДО» дозволяє зберегти звичні процеси, водночас усунувши ручне перенесення документів між системами.
Саме такий підхід реалізували best-run Consulting і «Вчасно»: технології органічно інтегрувалися в наявну ІТ-інфраструктуру фонду, не змінюючи звичної логіки роботи команди, але значно скоротивши рутинні операції.
У підсумку фонд отримав не лише інтеграцію двох систем, а й понад 127 годин робочого часу, які команда тепер може спрямовувати не на ручну обробку документів, а на свою головну місію — допомогу дітям.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
