Збереження документів — актуальне питання в умовах війни для держави і бізнесу. З 2023 року відбулись зміни в українському законодавстві.
Зокрема, 10 лютого 2024 року вступив у силу Наказ Міністерства юстиції № 40/5, який встановлює терміни зберігання документів для ФОПів. Наказ зобов’язує ФОПів зберігати документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, 3 роки. Також Мін’юст збільшив строки зберігання окремих документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності.
Держава не лише змінює вимоги до зберігання документів для бізнесу, а й забезпечує для цього зручні умови. Один із напрямів такої роботи — цифровізація архівів. Вона дає можливість компаніям і організаціям зберігати документи в електронній формі.
Яких змін щодо цифровізації архівів слід чекати у 2024 та як це позначиться на українському бізнесі — розповідаємо у статті.
Для чого державі електронні архіви?
Державні електронні архіви — один з етапів переходу України в режим paperless. З їх появою громадяни зможуть отримувати довідки в електронній формі — це спростить бюрократичні процедури, і українці зможуть швидше отримувати державні послуги.
З початком повномасштабної війни стало зрозуміло, що оцифрування — найбільш ефективний та безпечний спосіб зберігати архівні документи: так, вони не будуть втрачені через пожежі, затоплення чи навмисне знищені під час окупації тощо.
Система державних архівів України щорічно опрацьовує до 500 000 запитів. З них 70% — це запити громадян щодо трудового стажу, заробітної плати та іншої інформації, необхідної для отримання пенсій, соціальних виплат і пільг.
Надійне зберігання документів важливе і для бізнесу. З початку повномасштабного вторгнення 7820 українських бізнесів змінили регіон своєї реєстрації (за даними аналітичного сервісу Опендатабот). При евакуації компаній із зон бойових дій завжди є ризик втратити або пошкодити архіви документів. Щоб не зашкодити власному бізнесу, на часі внутрішні електронні архіви компаній і можливість передавати е-документи в держархіви.
Державний електронний архів: перші результати
В 2023 році Державна архівна служба України в партнерстві з Міністерством юстиції реалізувала пілотний проєкт «е-Архів». Для постійного зберігання е-документів Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів.
В електронному архіві автоматизовано процеси прийому, обліку та зберігання документів, які були створені в електронній формі — так звані born digital documents. Так, документи у безпеці і можна знайти потрібний в архіві за кілька кліків.
е-Архів дозволить органам влади архівувати електронні документи. В подальших планах — масштабування проєкту і створення в Україні мережі галузевих електронних архівів. Для зберігання всіх електронних документів держава планує створити єдиний дата-центр.
Архівування електронних документів у банківській галузі
Національний банк України реалізує проєкт цифрового архіву в фінансовій галузі. З 2021 року він впроваджує інформаційну систему «Електронний архів НБУ» для автоматизації роботи з архівом і оцифрування архівних документів. У 2024 році Нацбанк планує розробити модулі, завдяки яким можна буде обмінюватися електронними документами з архівом через особистий кабінет.
Для початку, в е-архіві зберігатимуть документи НБУ. Згодом до системи долучать банки і небанківські фінансові установи (страхові, фінансові компанії, кредитні спілки та ін.).
Щоб організувати систему зберігання, потрібно виробити спільні правила і закріпити їх у нормативно-правових актах. Наразі перелік банківських документів і строки їхнього зберігання в архівах визначені Постановою НБУ №130. В 2024 році вступить у дію нова редакція постанови. Вона міститиме вимоги і для небанківських установ.
Як підготуватися бізнесу?
Олександр Лашко зазначив, що програмне забезпечення НБУ не буде розповсюджуватись на банки та інші фінансові установи. Тож для обміну документами з електронним архівом НБУ потрібно буде використовувати власні програмні рішення або користуватися послугами провайдерів.
Банки та інші фінансові установи будуть взаємодіяти з архівом через API. В наказі Мін’юсту №1886/5 зазначені вимоги до форматів електронних документів, структури архівів, найменування файлів та інші технічні вимоги до документів, що передаються на зберігання в НБУ. Ці норми слід врахувати і установам, які вже використовують внутрішній електронний архів.
Тож до моменту, коли в Україні запрацюють галузеві електронні архіви, компаніям варто обрати програмне рішення, що дозволить систематизувати документи перед передаванням їх на архівне зберігання.
Сучасні сервіси ЕДО забезпечують надійне і зручне зберігання електронних документів із дотриманням вимог законодавства. Зокрема, ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:
- доступність інформації в документах для подальшого використання;
- можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- можливість встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Компанії, що зберігають електронні документи в сервісах ЕДО, отримують додаткові переваги. Зокрема, сервіс «Вчасно.ЕДО» забезпечує такі можливості:
Безпека зберігання. Дані клієнтів «Вчасно» знаходяться у захищеному хмарному сховищі на серверах Amazon Web Service. Перед збереженням в архіві всі документи шифруються із використанням нових протоколів.
Зручність пошуку документів. За допомогою фільтрів знайти потрібний документ в архіві можна за 30 секунд.
Широкі можливості інтеграції. «Вчасно.ЕДО» інтегрується з іншими системами через відкритий API. Вже налаштовано понад 3500 інтеграцій різного рівня складності — клієнти працюють у сервісі із власних облікових систем, особистого кабінету сайту тощо.
Поява електронних державних архівів стане новим етапом у цифровізації бізнесу. Можливість зберігати документи в електронній формі дозволяє компаніям економити ресурси і робить їх стійкішими перед сучасними загрозами.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.
