Укладання договорів — складний процес. На кожному його етапі працівники компанії витрачають багато часу і зусиль. Практика показує, що особливо багато часу займає погодження договорів.
Наприклад, договори постачання зазвичай погоджують менеджер або керівник відділу закупівель, юрист і комерційний директор компанії, а потім підписує генеральний директор. Залежно від умов договору і структури компанії погоджувати договори можуть і інші працівники (бухгалтери, менеджери, керівники відділів тощо). Після підписання договір надсилають компанії-контрагенту, де він проходить ще один цикл погоджень.
Якщо договір укладається в паперовій формі, співробітники компанії, які його погоджують, ознайомлюються з ним по черзі. Якщо працівник компанії перебуває у відрядженні або на лікарняному, це затримує погодження. На практиці поширеними є випадки, коли відповідальний співробітник вносить правки в документ, і цикл погодження починається заново.
Крім цього, документ може загубитися між відділами. Все це значно збільшує строки укладання договору. Щоб спростити процес погодження, компанії все частіше укладають договори в електронній формі. Розглянемо детальніше, які переваги це дає бізнесу.
Щоб спростити процес погодження, компанії все частіше укладають договори в електронній формі. Розглянемо детальніше, які переваги це дає бізнесу.
Погодження електронних договорів: переваги для бізнесу
Сервіс «Вчасно.ЕДО» значно скорочує час на погодження договорів. Програма автоматизує обмін договорами і супровідними документами. Завдяки цьому погодження всередині компанії і з контрагентами відбувається швидше.
Автоматизація укладання і погодження договорів в електронній формі дає й інші переваги для бізнесу. Зокрема:
- Працівники контролюють процес погодження. Співробітник компанії, відповідальний за укладення договору, може бачити в сервісі статус документа, терміни погодження і працівників, задіяних у цьому процесі. Якщо на певному етапі погодження виникають труднощі, відповідальний працівник це відстежує і корегує процес.
- Зменшується негативний вплив людського чинника. В компаніях з великим документообігом працівники можуть припускатися помилок у документах, губити їх або погоджувати несвоєчасно. Автоматичне погодження договорів дозволяє уникнути цих проблем.
- Прискорюються бізнес-процеси в компанії. Завдяки економії часу на погодження договір в електронному вигляді швидше вводиться в дію. Це дозволяє компанії прискорити бізнес-процеси і швидше отримати прибуток.
Як узгодити та підписати договір у сервісі «Вчасно»?
Кожна компанія використовує різний порядок погодження договорів і задіює при цьому різну кількість працівників. Для того, щоб автоматизувати ці процеси, в сервісі «Вчасно» можна призначати документам наперед прописані сценарії підписання. Це означає, що документи (електронна форма договору), для яких призначений сценарій, надійдуть на погодження всім потрібним співробітникам у правильному порядку.
Кроки укладання договору в електронній формі
Під час погодження працівники не накладають електронний підпис на документ. Однак за допомогою налаштувань «Вчасно» можна дозволити підписувати договори лише після того, як його погодять усі призначені співробітники.
Створювати сценарій погодження і підписання договорів можуть працівники, які мають права адміністратора в сервісі «Вчасно» або право налаштовувати сценарії документів. У налаштуваннях сервісу потрібно вказати умови, за яких до документа застосовується сценарій (наприклад, для вхідних або вихідних документів, договорів з певним контрагентом тощо).
Після цього співробітник вказує, хто з працівників компанії погоджує договір. Можна застосувати почерговий порядок погодження (коли співробітники підписують договір у визначеній послідовності) або паралельний (коли черговість підписання не важлива).
Працівники можуть налаштовувати сценарії погодження і підписання як для вихідних договорів, так і для вхідних. У сервісі «Вчасно» можна призначити сценарій лише для тих документів, які ще не знаходяться на погодженні чи підписанні.
За потреби до документів, що опрацьовуються за певним сценарієм, можна додавати ярлики. Ця функція потрібна у випадках, коли працівники погоджують велику кількість договорів. Ярлики дозволяють швидко знаходити в каталозі потрібний договір і додаткові документи, що його супроводжують. Крім цього, за допомогою функції ярликів можна розподіляти права доступу працівників до документів.
Як підписати договір електронним цифровим підписом?
Після того, як сторони погодили електронний договір, відповідальні працівники (зазвичай — генеральні директори компаній) підписують його. За законом електронні підписи КЕП і УЕП прирівнюються до власноручних і надають договору юридичної чинності.
Користувачі сервісу «Вчасно.ЕДО» підписують електронні договори онлайн КЕПом за лічені хвилини. Для цього потрібно обрати потрібний договір у списку документів і відкрити його. Справа від документа розташоване меню підписання. Сервіс «Вчасно» дозволяє накладати на документи підписи фізичних осіб («Дія.Підпис» і Mobile.ID), але, щоб підтвердити повноваження у підписанні договорів, працівник повинен використати КЕП співробітника компанії. Після підписання договору працівник може надіслати його контрагенту прямо в сервісі «Вчасно».
Отже, автоматичне погодження договорів в електронній формі дає компанії очевидні переваги. Сервіси електронного документообігу допомагають уникнути помилок у документах і прискорити бізнес-процеси.
Отримати консультацію
За детальною консультацією, як налагодити роботу з договорами у вашій компанії за допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО» звертайтеся до наших фахівців
Матеріал створений у співавторстві:
Адріан Шлапак, начальник сектору впровадження ЕДО «Вчасно»
Вадим Прохневський, менеджер із впровадження ЕДО «Вчасно»
