Електронний контрактинг: що це і для чого потрібно бізнесу

Договори — основа будь-якого бізнесу. Вони забезпечують усі зовнішні процеси в компанії. Із розвитком і масштабуванням бізнесу контрактинг стає все складнішою системою. Відповідно, керівникам бізнесу стає складніше керувати нею.

Для спрощення цього процесу сьогодні багато компаній підписують угоди в електронній формі. З’ясовуємо, які переваги дає бізнесу електронний контрактинг і хто в компаніях його використовує.

Що таке електронний контрактинг

Електронний контрактинг — це створення договорів за допомогою електронних сервісів. Такі сервіси можна використовувати на окремих етапах роботи з документами (наприклад, підписання договору за допомогою КЕП) або застосовувати комплексні цифрові рішення, що супроводжують усі етапи процесу контрактингу — від створення до підписання, і навіть далі — до ухвалення рішення про продовження або припинення дії терміну угоди.

Сьогодні електронний контрактинг використовується в багатьох напрямках роботи компаній. Ось лише декілька найбільш розповсюджених видів договорів та інших документів, які підписують в електронній формі працівники різних відділів:

Переваги електронних договорів для бізнесу

Електронні сервіси оптимізують більшість процесів у системі контрактингу. В результаті компанії скорочують витрати і пришвидшують отримання коштів.

Розглянемо детальніше основні переваги електронного контрактингу для бізнесу.

Пришвидшення періоду підписання договорів. Типова проблема, з якою стикаються працівники компаній при підписанні договорів, — довга тривалість циклу, пов’язана з узгодженням, внесенням правок і остаточним підписанням договору всіма учасниками процесу. Юридичні відділи витрачають багато часу на те, щоб узгодити правки в договорах. Цей процес ще більше уповільнюється у випадках, коли узгодження відбувається в листуванні електронною поштою, а версії договорів надсилаються у вкладеннях. Також багато часу займає перевірка підписів. Сервіси електронного контрактингу дають можливість одночасно працювати над документом кільком особам. Це значно скорочує час на узгодження і підписання.

Зменшення навантаження на співробітників. Великі компанії використовують шаблони типових договорів у роботі з невеликими контрагентами. Опція завантаження шаблонів є у сервісах електронного документообігу. В шаблонах продавець може обрати реквізити і предмет договору, а контрагенту потрібно лише внести банківські реквізити. Це спрощує роботу юридичних відділів, оскільки узгодження договорів автоматизується. У контрагента немає технічної можливості вносити зміни в шаблон, тому юристи можуть бути впевнені в правильності документа.

Контроль версій. Електронні договори зберігаються в хмарних сховищах. Всі учасники процесу контрактингу мають до них доступ і можуть пропонувати зміни та доповнення, відстежувати внесені правки, додавати супроводжувальні документи. Завдяки цьому процес створення та узгодження договорів є прозорим для всіх учасників цього процесу.

Безпека. Традиційний контрактинг пов’язаний із багатьма ризиками. Паперові договори можуть бути втрачені під час надсилання, викрадені або підроблені. Сервіси електронного документообігу забезпечують захист договорів від несанкціонованого доступу і фальсифікації.

Як сервіси ЕДО допомагають налагодити контрактинг

Не існує універсальної відповіді, як краще управляти процесом створення і підписання договорів. Однак ключовим при цьому є розуміння того, як проходить процес контрактингу. Він складається з таких етапів:

• створення і погодження договору;
• підписання;
• зберігання.

Сервіси електронного документообігу оптимізують процеси, пов’язані з укладенням договорів, на кожному етапі. Розглянемо, як це відбувається у «Вчасно».

Створення договору

Працівники компаній витрачають багато часу на узгодження деталей договору з контрагентами. Функція маршрутизації у «Вчасно.ЕДО» допомагає ефективно організувати роботу над договором. Сервіс автоматично призначає, які працівники компанії будуть погоджувати договір та в якій послідовності. Це значно пришвидшує процес погодження.

Узгодження версій

Працівникам компанії важливо відстежувати оновлення в документі, щоб надіслати контрагенту остаточну версію. В сервісах електронного контрактингу вони завантажують версії договору і погоджують їх із контрагентами до підписання.

Найближчим часом у сервісі «Вчасно.ЕДО» планується розширення функціоналу, пов’язаного з узгодженням версій. Усі процеси (пропонування змін, внесення правок і доповнень у договори) будуть відбуватися в єдиному сервісі. Співробітник компанії, відповідальний за підписання договору, зможе переглядати всі версії та додавати нові. Він матиме можливість відстежувати прогрес у роботі та дотримання дедлайнів. Завдяки налаштованій маршрутизації він зможе бачити, на якому етапі виникають труднощі, і своєчасно сприятиме їх вирішенню.

Підписання

У «Вчасно.ЕДО» сторони підписують договори за допомогою електронних підписів. В сервісі передбачено кілька способів підписання: Дія.Підпис, «Вчасно.КЕП», цифрові підписи, отримані у будь-якому КНЕДП України.

Найкращий клієнтський досвід дає використання підпису «Вчасно.КЕП». Він входить до екосистеми сервісів «Вчасно», а тому виникнення технічних проблем у процесі підписання документів онлайн зведене до мінімуму. Накладати електронний підпис у «Вчасно.ЕДО» можна з персонального комп’ютера або смартфона із будь-якої точки світу.

Зберігання

Після того, як електронний договір набуває чинності, важливо, щоб усі сторони мали до нього доступ. Так контрагенти відстежують дотримання його умов, термін дії тощо. Ключовий показник на цьому етапі — безпечне зберігання договорів. У «Вчасно.ЕДО» весь архів зберігається у хмарному сховищі на серверах Amazon, розташованих на території країн Європейського Союзу. Керівники компаній можуть налаштовувати доступ до архіву для окремих працівників, надавати або відкликати право перегляду, скачування або видалення документів.

Якщо компанія укладає велику кількість договорів, для працівників важливий швидкий пошук потрібного документа. У сервісі «Вчасно.ЕДО» для цього застосовуються різноманітні фільтри: за типом документа, датою створення або підписання, назвою або реквізитами контрагента тощо.

Переваги електронного контрактингу для бізнесу очевидні: швидке укладання договорів, надійне зберігання документів, контроль процесів узгодження і підписання тощо. Автоматизація контрактингу дозволяє компаніям заощаджувати час і кошти, а також зменшувати навантаження на працівників.